Die (heimlichen) Erwartungen der künftigen Anwender an das Projektergebnis bereiten Projektleitern so manche böse Überraschung. Präsentiert das Team erste Ergebnisse, heißt es plötzlich: "Das haben wir uns ganz anders vorgestellt." Die Folge sind Verzögerungen, Zusatzkosten, Akzeptanzprobleme und oft sogar der Projektabbruch. In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie Anforderungen in fünf Schritten erfassen, filtern, festhalten und den Betroffenen vermitteln bzw. präsentieren. Checklisten helfen Ihnen dabei, die richtigen Fragen zu stellen. Im Fokus steht dabei der Workshop zur Erwartungsabfrage.

Warum ein Workshop zur Erwartungsabfrage?

Einzelinterviews sind oft ungeeignet, um sich Klarheit über die unterschiedlichen Anforderungen zu verschaffen. Denn jeder Befragte geht nach dem Interview davon aus, dass das Produkt genau seinen Erwartungen entsprechen wird. Später ist die Enttäuschung ist groß: "Warum fragen die mich erst, wenn sie es doch ganz anders machen?"

Bereiten Sie statt dessen einen Workshop zur Erwartungsabfrage vor. Sein Vorteil: Jeder Teilnehmer erfährt aus erster Hand, was andere vom Produkt erwarten. Er entwickelt Verständnis dafür, dass Kompromisse und Verzicht auf eigene Vorstellungen notwendig sind.

1. Anforderungen erfassen: Workshop

Beispiel Software-Branche: Ein Software-Hersteller entwickelt ein Tool zur Auftragsbearbeitung für die Sachbearbeiter einer Versicherung. Doch die haben höchst unterschiedliche Vorstellungen vom Produkt. Welche sollen nun umgesetzt werden?

Laden Sie eine repräsentative Auswahl Projektbetroffener zu Ihrem Workshop ein. Dabei sein sollten zumindest

• die künftigen Anwender
• der Projektauftraggeber (z.B. Manager der Versicherung)
• Vertreter des Entwicklungsteams

Die Entwickler erhalten auf diese Weise Gelegenheit, Erwartungen und Befürchtungen der Nutzer ("zu komplizierte Anwendung"), des Auftraggebers ("zu hohe Kosten") und anderer Projektbetroffener (z.B. Betriebsrat) zu erforschen.

Mit Kreativmethoden wie Mind Mapping oder Kartenabfrage erhalten Sie maximalen Input.

2. Anforderungen filtern: Analyse mit dem Team

Die Ergebnisse des Workshops analysieren Sie anschließend mit Ihrem Team nach folgenden Kriterien:

1. Wer hat welche Erwartungen und Bedenken?
2. Nach welchen Kriterien messen Auftraggeber und Betroffene unseren Erfolg?
3. Wie können wir diese Erwartungen erfüllen?
4. Gibt es technische Einschränkungen?
5. Welche Kosten und Aufwände fallen an?
6. Welche Ressourcen sind nötig?
7. Welche Risiken existieren?
8. Welche Vermeidungs- und Gegenmaßnahmen für Risiken gibt es?

Arbeiten Sie mit Ihrem Team einen Vorschlag für eine Zielvereinbarung mit dem Auftraggeber aus. Dieser Vorschlag sollte enthalten:

1. Mögliche Projektergebnisse (plus Alternativen)
2. Mögliche Vorgehensweisen (plus Alternativen)
3. Kosten und Aufwände
4. Nötige Ressourcen
5. Bewertung der Alternativen
6. Erläutern der favorisierten Alternative: Vorgehen, Ergebnis
7. Anforderungen an die Mitwirkung des Auftraggebers

3. Anforderungen festhalten: Zielvereinbarung und Pflichtenheft

Nun handeln Sie eine endgültige Zielvereinbarung mit dem Auftraggeber aus. Hier fällt das Gros der nicht realisierbaren Anforderungen durch das Raster.