Stapeln sich bei Ihnen an manchen Tagen auch so viele dringliche Aufgaben, dass Sie an mehreren gleichzeitig arbeiten? Im privaten Alltag mag das noch mehr oder weniger gut funktionieren (zumindest für mich als Frau), z.B. telefonieren, während man Zeitung liest und gleichzeitig Essen vorbereitet. Im Job führt Multitasking allerdings in der Regel zu deutlich schlechteren Ergebnissen – was eine aktuelle Studie der vistem GmbH & Co. KG gemeinsam mit Prof. Dr. Ayelt Komus auf breiter Datenbasis belegt.

Die Studienautoren haben über 400 Unternehmen in Deutschland mit Multiprojektumgebungen befragt, wie sich Multitasking auf die Projektarbeit auswirkt. Eine der zentralen Aussagen: Je stärker Multitasking in einem Unternehmen verbreitet ist, desto höher schätzen die Teilnehmer das Einspar-Potential für Aufwände ein; auch Projektdurchlaufzeiten ließen sich deutlich verkürzen, sind die Teilnehmer überzeugt.

Insgesamt gaben nur 2% der Befragten an, kein Multitasking zu betreiben. Die größte Gruppe (42%) ist die mit parallel vier oder fünf Aufgaben betraute. Untersucht wurde dabei das "schädliche" Multitasking, bei denen Experten an der Arbeit an einem Arbeitspaket unterbrochen werden, wegen anderer dringlicher Arbeitspakete oder durch das Tagesgeschäft.

Dabei entscheiden 79% der Teilnehmer selbstständig und situativ, welche Aufgaben sie höher priorisieren. Lediglich in 21% der Fälle bestimmt ein Gesamtportfolio mit objektiven Kriterien die Priorisierung der einzelnen Projekte und Aufgaben. Deshalb können Aufgaben in 90% der Unternehmen nicht ohne Unterbrechung, inklusive Wartezeiten, fertiggestellt werden.

Konflikte sind vorprogrammiert

Fehlt ein Projektportfolio, scheinen Turbulenzen und Konflikte innerhalb der einzelnen Projekte vorprogrammiert zu sein. Aber warum weisen viele Unternehmen hier immer noch Nachholbedarf auf? Ist das Bewusstsein über die Notwendigkeit eines Portfolios nicht stark genug ausgeprägt?

Unsere zweiteilige Artikelserie "Projektportfoliomanagement in der Praxis" unterstreicht die Wichtigkeit eines PPM: Ein Projektportfoliomanagement macht u.a. Lessons Learned aus einem abgeschlossenen Projekt für andere Projekte nutzbar und identifiziert gemeinsame, sich verstärkende Risiken der einzelnen Projekte. So kann sich ein Unternehmen stetig weiterentwickeln und bleibt konkurrenzfähig.

Die Studie enthüllt weitere Missstände: Nicht einmal jeder dritte Projektplan berücksichtigt, dass ein Projektmitarbeiter nicht zwei Aufgaben gleichzeitig bearbeiten kann. Multitasking vorbeugen funktioniert anders.

Und es kommt noch dicker: 79% der Befragten geben an, dass Projekte in ihren Unternehmen unvorbereitet starten. Ohne eine sorgfältige Planung geraten Mitarbeiter häufiger in die Situation, mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten zu müssen.

In Sachen Ressourcenverteilung sagen 40% der Teilnehmer, diese würden so verteilt, dass möglichst alle gleichzeitig laufenden Projekte mit Ressourcen "versorgt" wären. Die Studienautoren erklären dazu: "Eine gleichmäßige Verteilung verlängert aber die Laufzeit aller Projekte und reduziert den Projektdurchsatz der gesamten Organisation. Eine Konzentration der Mitarbeiter auf die dringlichsten Arbeitspakete trägt zu verringerten Projektlaufzeiten und erhöhtem Durchsatz bei." Die Gleichheit aller bedient somit nur, dass es allen gleich schlecht geht. Eine klare Priorisierung wird offenbar gescheut, obwohl sie zu Effizienzsteigerungen führen würde – aus ökonomischen Gesichtspunkten ist dies schwer nachvollziehbar.

Je professioneller das PM, desto weniger Multitasking

Zumindest einen Lichtblick schenkt uns die Studie: In Unternehmen mit einem reifen Projektmanagement, die u.a. ausgebildete Projektleiter beschäftigen, Projektprozesse klar definiert und Portfoliosteuerung und -management fest etabliert haben, betreiben die Mitarbeiter nachweislich weniger schädliches Multitasking. Der "negative Multitasking Score" lag hier auf einer Skala von 0-10 bei 5,8, während Unternehmen ohne ausgeprägtes Projektmanagement einen Wert von 7,9 aufweisen.

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Betreiben Sie schädliches Multitasking oder bewahrt Sie ein etabliertes Projekt- und Portfoliomanagement davor? Falls ja, konnten Sie feststellen, dass mit der Einführung eines professionellen Projektmanagements die Überforderung durch zeitgleiches Arbeiten an mehreren Aufgaben abnahm?

Interessierten bieten die Studienautoren einen kostenfreien Schnelltest an, der die Ausprägung von Multitasking im Vergleich zu anderen Organisation zeigt. Die ausführlichen Studienergebnisse finden Sie hier.