Fehlt ein Mitarbeiter unerwartet, ist das für Projektleiter – besonders in zeitkritischen Projekten – eine Herausforderung. Nur wer sich darauf verlassen kann, dass Urlaubszeiten, Fortbildungen und andere Abwesenheiten konsequent und frühzeitig geplant werden, kann für die Termintreue seiner Projekte Verantwortung übernehmen.

Die Abwesenheit von Mitarbeitern lässt sich in Microsoft Project in Verbindung mit Project Server bzw. Project Online auf unterschiedliche Weise abbilden: durch Kalenderausnahmen, administrative Zeiten oder mithilfe von Sonderprojekten. In allen drei Fällen können die Mitarbeiter die Project Web App (PWA) verwenden, um die Abwesenheitszeiten selbst zu erfassen, während Sie als Projektleiter bzw. Ressourcenmanager die Qualität der Planung überwachen.

Dieser Beitrag stellt eine praxiserprobte Lösung für eine Abwesenheitsplanung mithilfe von Sonderprojekten vor. Sie ist einfach zu bedienen und sieht einen Abstimmungsprozess zwischen Projektleitern, Projektmitarbeitern und Ressourcenmanagern vor. Die Lösung funktioniert auch mit einem dateibasierten Ressourcenpool ohne Project Server bzw. Project Online. Dann stehen allerdings die PWA-Oberfläche zur Erfassung von Abwesenheiten durch Projektmitarbeiter und der systemunterstützte Genehmigungsprozess nicht zur Verfügung.

Ziele der Abwesenheitsplanung

Für Abwesenheitszeiten, die mehr als ein Jahr in der Zukunft liegen, reicht es meist aus, mit Erfahrungswerten für die typische Urlaubsverteilung in den Hauptferienzeiten zu rechnen. Für näher in der Zukunft liegende Zeiten ist jedoch eine konkrete Abwesenheitsplanung in Abstimmung mit den Projektmitarbeitern notwendig.

Für den Projektleiter ist es wichtig sicherzustellen, dass es im Projektverlauf keine überraschenden Abwesenheiten gibt. Sobald die Planung abgeschlossen und an den Kunden kommuniziert ist, darf sich diese also nicht mehr ändern, ohne dass der Projektleiter einbezogen wird. Änderungswünsche der Projektmitarbeiter kann der Projektleiter am ehesten berücksichtigen, wenn Mitarbeiter mit Engpassqualifikationen ihren Urlaub generell so planen, dass ein Vertreter bereitsteht. Das zu überwachen, liegt in der Regel in der Verantwortung der Ressourcenmanager, also der Abteilungs- oder Teamleiter, die diese Aufgaben wiederum gerne an ein Projektbüro delegieren.

Die Personalabteilung ist für eine vorausschauende, langfristige Abwesenheitsplanung meist nicht hilfreich, da sie den Fokus eher auf die korrekte Abrechnung der Abwesenheitszeiten legt. Die verwendeten IT-Systeme, wie z.B. SAP HR etc., sind entsprechend spezialisiert und nur bedingt für eine Abwesenheitsplanung geeignet. Auch die meisten üblichen Excel-Lösungen leisten hier mangels Integration in Microsoft Project keinen wertvollen Beitrag.

Eine passende Lösung in Microsoft Project muss somit den Abstimmungsprozess zwischen den oben genannten Rollen bedienungsfreundlich unterstützen. Das bedeutet auch, dass jede Rolle eine für sie passende Ansicht auf den relevanten Teil der Abwesenheitsplanung erhält. Etwaige Konflikte und unzureichende Mitwirkung müssen erkennbar sein. Zudem sollte der gesamte Prozess auch mit späteren Änderungen flexibel umgehen können.

Drei unterschiedliche Planungstechniken

In Microsoft Project gibt es grundsätzlich drei unterschiedliche Techniken für die Planung von Abwesenheiten: Kalenderausnahmen, Sonderprojekte und – zusätzlich in der Project Web App – auch Administrative Zeit.

• Kalenderausnahmen sind arbeitsfreie Zeiten, die explizit im Ressourcenkalender definiert werden.
• In Verbindung mit Project Server lassen sich Abwesenheiten auch als administrative Zeiten einplanen. Je nachdem, wie der System-Administrator diese definiert, behandelt Project solche Zeiten entweder als Arbeit oder als arbeitsfreie Zeit.
• Sonderprojekte sind technisch gesehen normale Microsoft-Project-Projekte, auch wenn es sich dabei – entsprechend der Projektmanagement-Definition – um keine realen Projekte handelt. Im Gegensatz zu den anderen beiden Methoden ermöglichen Sonderprojekte, jede Abwesenheit einzeln zu benennen, zu bearbeiten, zu formatieren und zu drucken. Zudem lassen sich weitere Felder definieren, z.B. für den Genehmigungsstatus. Wegen dieser entscheidenden Vorteile greifen wir nachfolgend auf diese Technik zurück.