Immer wieder fallen einem Dinge auf, die man gerne verbessern würde. Sei es, dass man sich effizientere Meetings wünscht, eine übersichtlichere Datenablage oder eine verlässlichere E-Mail-Kommunikation im Team. Solche Ziele sind oft nicht leicht zu erreichen: Man muss sich disziplinieren und alte Gewohnheiten mühsam ablegen - von den Gewohnheiten der anderen ganz zu schweigen. Da ist man oft nahe dran, das Handtuch zu werfen und alles beim Alten zu lassen. Im Folgenden erfahren Sie, mit welchen Unterstützungsmaßnahmen Sie Ihre Vorsätze erfolgreich umsetzen können.

Die richtige Motivation finden

Manche Verbesserungen oder Änderungen hat man schon mehrmals in Angriff genommen und ist jedes Mal gescheitert, weil man nicht das nötige Durchhaltevermögen hatte. Projektleiterin Hanna beispielsweise hatte sich vorgenommen, ihre Team-Meetings kürzer zu halten. Sie wollte auf diese Weise mehr Zeit für ihre anderen Aufgaben gewinnen. Allerdings klappte das überhaupt nicht. Jedes Mal ploppte doch noch ein wichtiges Thema hoch, das besprochen werden musste. Nach vier Wochen gab Hanna ihr Vorhaben auf.

Als mal wieder eine Diskussion ausgebrochen war, fiel ihr allerdings auf, dass sich außer ihr nur drei Mitarbeiter daran beteiligten. Die anderen vier starrten gelangweilt vor sich hin oder nippten geistesabwesend an ihrem Kaffee. Hanna wurde in diesem Augenblick klar, dass sie das Meeting-Problem auf alle Fälle lösen musste - nicht nur, um selbst Zeit zu gewinnen, sondern vor allem, damit ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht in Meetings vergeuden.

Manchmal ist die erste Motivation nicht die beste und man stößt beim Nachdenken auf eine Motivation, die tiefer im eigenen Wertesystem wurzelt und deshalb bedeutend wirkungsvoller ist.

Im Team arbeiten

Wenn man im Team dasselbe Ziel verfolgt, geht vieles einfacher. Man kann sich gegenseitig motivieren und disziplinieren oder Erfahrungen und Durchhaltetipps austauschen. Was die Meetings betraf, wollte Hanna nicht mehr die anstrengende Rolle der Antreiberin übernehmen, die alle anderen dazu anhielt, sich kurz zu fassen und beim Thema zu bleiben. Hanna suchte sich deshalb Unterstützung. Sie erklärte ihren Mitarbeitern, warum effizientere Meetings für das Projekt wichtig sind und dass alle Teammitglieder dafür verantwortlich sind, auf die Effizienz zu achten.

Um diese Verantwortung zu stärken, führte sie eine Neuerung ein: Reihum im Team schrieb jeder Mitarbeiter Protokoll, bereitete die Tagesordnung der nächsten Besprechung vor und leitete diese. Alle hatten die Aufgabe, darauf zu achten, dass nur Themen besprochen wurden, die tatsächlich alle Anwesenden betrafen. Es funktionierte: Alle fühlten sich gemeinsam für effiziente Besprechungen verantwortlich, auch wenn der eine oder andere bei der Gesprächsleitung noch nicht gleich perfekt war. Sobald das Gespräch sich Detailfragen zuwandte, meldete sich ein Mitarbeiter und sagte freundlich: "Ich weiß, dass diese Frage geklärt werden muss. Aber ich wäre euch dankbar, wenn ihr das später in einem kleineren Kreis besprechen würdet. Lasst uns bitte mit den Punkten weitermachen, die alle angehen."

Konkrete Maßnahmen

Die Arbeit an der Zielerreichung bedeutet vor allem, dass man an sich selbst arbeiten und eingefahrene Handlungsweisen ablegen muss. Um solche Änderungen zu bewirken, sollte man sich eine Strategie überlegen. Um die Meetings effizienter zu gestalten, besprach Hanna in der ersten Zeit mit dem jeweils Verantwortlichen noch die Tagesordnung. Zu Beginn des Meetings las der Gesprächsleiter die Liste vor, bat um Ergänzungen und fragte nach, ob Punkte darunter waren, die man besser in einem kleineren Kreis besprechen sollte. Nach zwei Durchläufen waren alle Teammitglieder fit genug, um die Tagesordnung alleine vorzubereiten. Und da jeder des Projektteams selbst auch sein Spezialisten-Team zu leiten hatte, wurden diese Besprechungen ebenfalls effizienter.

Wichtig ist, dass man ganz konkrete Maßnahmen festlegt, die einen näher ans Ziel bringen. Außerdem sollte man sein Ziel messbar machen. Ein Beispiel aus dem privaten Bereich: Wenn man "mehr Sport" treiben möchte, kann das heißen, dass man einmal in der Woche zwei Stunden lang Basketball spielt oder jeden Abend zuhause vor dem Fernsehen acht Gymnastikübungen turnt. Hanna wollte "effizientere Meetings". Ihr konkretes Ziel dazu lautete: Wir besprechen nur Punkte, die alle angehen. Für die Einhaltung dieser Regel war nicht nur Hanna verantwortlich, sondern das ganze Team.

Kleine Schritte

Meist ist es sinnvoll, das große Ziel in kleine Etappen zu unterteilen. Die Etappenziele dienen sowohl als Ansporn als auch als Kontrolle. Hannas Meetings mit dem gesamten Team finden zweimal die Woche statt. Nach jedem Meeting überlegt sie für sich, ob die Regel eingehalten wurde. Falls ja, markiert sie das Meeting in ihrem Wandkalender mit einem grünen Punkt, falls nein, mit einem roten. Gab es noch Verbesserungspotenzial, markiert sie das Meeting gelb. Jeden Monat zieht sie Bilanz. Ihr Ziel ist es, jeden Monat mehr grüne Punkte zu haben als im Monat davor. Nach einem Jahr wird Bilanz gezogen.