Trotz aller Sorgfalt lassen sich Krisensituationen nicht immer vermeiden. Der Handlungsdruck ist hoch, um Folgeschäden zu vermeiden und oft können nur noch Teams und Einheiten helfen, die genau für diesen Fall der Fälle ausgebildet wurden: So genannte Kriseneinsatzkräfte. Bekannte Beispiele dafür sind Feuerwehr und Katastrophenschutz, Sondereinsatzkräfte der Polizei oder auch Militärische Spezialeinheiten.

Auch in Projekten besteht im Fall einer Krise akuter Handlungsbedarf. Wird das Problem nicht schnell behoben, drohen hohe Vertragsstrafen, Imageschäden, Umsatzeinbußen oder der Verlust eines Folgeauftrags. Für ein Unternehmen kann es deshalb überlebenswichtig sein, dass im Krisenfall schnell ein fachlich und methodisch kompetentes Einsatzteam bereit steht, das effektiv auf die unerwarteten Probleme reagieren kann.

Um herauszufinden, wie sich Unternehmen effizient auf Krisensituationen vorbereiten können, analysiert dieser Artikel zunächst die charakteristischen Merkmale von Kriseneinsatzkräften und untersucht anschließend, inwieweit sich diese auf die Projektarbeit übertragen lassen.

Merkmale von Kriseneinsatzkräften

• Genau festgelegte Aufgaben und Kompetenzen
  Kriseneinsatzteams werden für eine bestimmte Klasse von Einsätzen zusammengestellt und ausgebildet. Welche Einsatzszenarien das genau sind, ergibt sich aus der Erfahrung mit ähnlichen Vorgängen in der Vergangenheit. Da ständig neue Erfahrungen hinzukommen, werden auch die Einsatzfälle ständig aktualisiert. Zudem sind Auftrag und Handlungsspielraum der Teams klar festgelegt, um die reibungslose Zusammenarbeit mit der Einsatzleitung und anderen Einsatzgruppen zu gewährleisten.
• Sorgfältige Auswahl und Qualifikation des Personals
  Andie Mitglieder von Kriseneinsatzkräften werden hohe Anforderungen gestellt - meist physisch wie psychisch. Daher legen die entsprechenden Organisationen großen Wert auf Auswahl und Ausbildung von geeignetem Personal. Das spiegelt sich in harten Mindestanforderungen sowie ständigen Trainings und Prüfungen wider.
• Praxiserprobte Vorgehensweisen und Hilfsmittel
  Die Teams kennen die besten Vorgehensweisen in Bezug auf ihren Auftrag und verfügen über adäquate Hilfsmittel. Aus der Erfahrung mit realen Fällen werden passende Vorgehensweisen und Prozeduren entwickelt und in allen wahrscheinlichen Varianten durchgespielt, um auf eine möglichst breite Palette von Krisenfällen reagieren zu können. Vermeidbare Fehler lassen sich so auf ein Minimum reduzieren.
• Enge Zusammenarbeit und großer EntscheidungsspielraumEin Kennzeichen aller Kriseneinsatzteams ist die enge Zusammenarbeit ihrer Mitglieder, die sich ganz aufeinander verlassen können müssen. Die Teammission steht über individuellen Interessen, Egoismen haben keinen Platz. Gleichzeitig hat der Einzelne im Rahmen seiner Rolle für die Mission, das Team und sich selbst weitgehende Handlungsfreiheit. Gefragt sind Entscheider, die Situationen schnell bewerten und die richtigen Schlussfolgerungen daraus ziehen können.
• Eigenverantwortlichkeit
  Kriseneinsatzkräfte sind meist die Einzigen, die mit der speziellen Krise angemessen umgehen können. Deshalb besitzen sie meist große Handlungsfreiheit und können autonom und unabhängig von der Befehlshierarchie entscheiden. Gleichzeitig sind sie auch für das Ergebnis ihres Einsatzes voll verantwortlich.
• Ständige Einsatzbereitschaft
  Da sich selten vorhersehen lässt, wann eine Krise eintritt und die schnelle Reaktion meist wichtig zur Schadensbegrenzung ist, sind Kriseneinsatzkräfte stets einsatzbereit.

Elemente des Krisenmanagements

Auch wenn es im Projektgeschäft In der Regel keine Teams in der eben beschriebenen Form gibt, lassen sich aus den Merkmalen Parallelen ziehen, die als Optionen und Denkanstöße für projektorientiert arbeitende Organisationen dienen können.

Genau festgelegte Aufgaben und Kompetenzen der Teams

Im Projektgeschäft können die Krisenursachen vielfältig sein, so dass für jede Krise - je nach den benötigten Kompetenzen - Teams „individuell“ zusammengestellt werden müssen. Allerdings kann die Bildung solcher Teams begünstigt werden:

In jeder projektorientierten Organisation gibt es Wissens- und Erfahrungsträger, die aufgrund ihrer fachlichen Expertise und ihrer starken Persönlichkeit hohes Ansehen genießen, auch wenn sie in der Hierarchie nicht immer oben stehen. Diese Experten sind potenzielle Krisenlöser. Sie sollten organisations- und projektübergreifend eingesetzt und in die Verantwortung genommen werden können. Ein Bestandteil ihrer Jobbschreibung sollte sein, für Krisenfälle innerhalb der Organisation verantwortlich zu sein. Wenn das Management die besten Experten so einsetzt, dass sie über die gesamte Organisation wirken können, werden im Idealfall Krisen schon im Vorfeld vermieden.

Beispiel

Als Beispiel dient unsere Maschinenbaufirma aus den vorangegangenen Teilen dieser Artikelreihe. Ein hoher Anteil des Gesamtgeschäfts ist in kundenspezifischen Projekten organisiert. Da sich die Projekte in der Art und im Ablauf ähneln, wurden sie durch ein Projekthandbuch so weit wie möglich standardisiert. Bei bestimmten Aktivitäten ist es hilfreich, Erfahrungen aus anderen Projekten hinzuzuziehen.

Daher wurden besonders erfahrene Projektleiter und Experten als Verantwortliche für die Querschnittsprozesse Angebots-, Vertrags-, Claim- und Risikomanagement und den Projektmanagement-Prozess bestimmt. Sie definieren die entsprechenden Richtlinien und Vorgehensweisen und begleiten jedes Projekt in den relevanten Projektphasen. Außerdem stehen sie als Expertenteam und “schnelle Eingreiftruppe“ zur Verfügung, wenn ein Projekt in die Schieflage gerät. Um flexibel zu bleiben, leiten sie selbst nur relativ wenige Projekte.