Wer Projekte plant, steuert und überwacht, hat in der Praxis mit vielen Daten zu tun - und die sind nicht immer komfortabel in einigen wenigen Dateien untergebracht. Personaldaten mit Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten, Projektpläne, Budgettabellen und Ressourcendatenbanken bilden häufig einen Datenverbund, der nur mühsam durch Zusammenkopieren der Daten auszuwerten ist. Diese Arbeit lässt sich mit Hilfe von ODBC (open database connectivity) - einer von Microsoft entwickelte Schnittstelle zur Datenbankwelt - wesentlich vereinfachen. Dieser Beitrag führt anhand eines praktischen Beispiels in die Arbeitstechniken von ODBC ein und zeigt, wie Sie damit Teilprojekt-Daten aus verschiedenen Arbeitsmappen in einer zentralen Projektübersicht zusammenführen können.

Das ODBC Konzept - Nutzen, Einsatz, Grenzen

ODBC ist ein Standardprotokoll, das einem Programm erlaubt, zu externen Datenquellen wie Datenbanken (Access, SQL-Server, Oracle …) oder Dateien Verbindungen herzustellen. Für den Entwickler ist ODBC ein API (application programming interface), in dem sich die Routinen zum Ansteuern externer Daten oder Applikationen befinden, für den Anwender präsentiert sich ODBC in Form von Windows-Systemtreibern, die er für den Zugriff auf Daten aus anderen Systemen nutzen kann. Die auf der Datenbanksprache SQL basierende Schnittstelle ist auch für Verbindungen zu Excel-Tabellen geeignet: Mit Hilfe des ODBC-Treibers werden permanente Verknüpfungen zu Tabellen oder Tabellenbereichen aufgebaut, die Daten lassen sich auf Knopfdruck oder per Zeitintervallsteuerung abholen.

Wer für die Datenhaltung und -verwaltung im Projektmanagement Excel einsetzt, arbeitet mit zweidimensionalen Tabellen. Informationen zwischen den Tabellen können zwar mit Hilfe von Verknüpfungen ausgetauscht werden, Konsolidierungen und Analysen sind allerdings auf diese Weise nur innerhalb der einzelnen Datenpools möglich. Um jedoch z.B. mehrere Teilprojekte zu überwachen und die Daten aus diesen in einer Gesamtprojektübersicht zusammenzuführen, wird ein Werkzeug benötigt, das Daten aus anderen Arbeitsmappen als Ganzes integrieren kann - wenn möglich mit zusätzlicher Filter- und Sortierfunktion. Diese Aufgabe lässt sich mit ODBC lösen.

Wenn man mit ODBC-Verknüpfungen zwischen Excel-Tabellen arbeitet, sollte man folgende Besonderheiten beachten: Im Unterschied zu Zellverknüpfungen registrieren ODBC-Verbindungen nicht, wenn die Quelle umbenannt oder verschoben wird; die Verbindung lässt sich in diesem Fall nur mühselig wieder herstellen. Auch scheitern ODBC-Verknüpfungen, wenn eine Quelle in Bearbeitung ist. Bei reinen Excel-Verbindungen genügt bereits das Öffnen einer verknüpften Mappe, um eine (Neu)verbindung fehlschlagen zu lassen. Ebenso würden Layoutänderungen an Tabellen oder Abfragen eine ODBC-Verknüpfung zu Excel behindern. Datenbanken können hingegen jederzeit fortgeschrieben werden.

Verwaltung über die Systemsteuerung

Verwaltet werden ODBC-Treiber über die Systemsteuerung, wobei jedes ODBC-fähige Programm seinen Treiber bereits mit der Installation einrichtet. Um zu überprüfen, welche ODBC-Treiber auf Ihrem Computer installiert sind, öffnen Sie die Systemsteuerung (Start / Systemsteuerung), klicken Sie auf Verwaltung, (in Windows Vista unter: System und Wartung) und aktivieren Sie "Datenquellen (ODBC)". Der Administrator für die ODBC-Datenquellen zeigt die installierten Treiber an (Bild 1).

Bild 1: Die Liste der ODBC-Treiber ist in der Systemsteuerung zu finden.

Die Standardtreiber der Office-Programme Excel und Access sollten bereits installiert sein, falls nicht, schalten Sie um auf die Registerkarte System-DSN, markieren den Treiber und holen ihn mit Hinzufügen in die Liste. Andere Applikationen (SQL-Server, mySQL, Oracle, Navision etc.) installieren diese automatisch bei Einrichtung der Software unter Windows und liefern ein Installationsprogramm für ihre ODBC-Treiber. Nur SAP R/3 bietet standardmäßig keine ODBC-Treiber für direkten Zugriff auf ihre Datenbanken.

Wir beschränken uns in diesem Beitrag auf die ODBC-Verbindung zwischen Excel-Arbeitsmappen, für die wir den Excel-Treiber benutzen. Das Verfahren ist für alle Datenquellen gleich; Datenbank-Systeme wie Access oder SQL-Server können die Daten allerdings besser vorbereiten und z.B. Abfragen, Sichten oder OLAP-Cubes zur Verfügung stellen. Aber auch die Excel-Excel-Verbindung ist erstaunlich produktiv und ermöglicht interessante Verknüpfungen.

Praxisbeispiel Projektüberwachung

Das praktische Arbeiten mit ODBC-Verknüpfungen soll anhand eines Beispiels veranschaulicht werden, das die zentrale Überwachung mehrerer Teilprojekte beschreibt. Es basiert auf folgenden Annahmen:

• Teilprojektleiter A und B verwalten ihre Arbeitspakete und berechnen die Basiskennzahlen Plan-Ist-Kosten, Earned Value und Fertigstellungsgrad jeweils in einem Übersichtsblatt.
• Der Hauptprojektleiter holt sich per ODBC-Verknüpfung die Übersichtsdaten aller Teilprojekte.
• Er berechnet Soll-Ist-Kosten, Earned Value und Fertigstellungsgrad für die einzelnen Projekte und ermittelt die Summen für das gesamte Projektportfolio.

Bild 2: Zentrale Projektüberwachung von Teilprojekten durch ODBC-Verknüpfung.

Die Teilprojekte