Ressourcenprobleme treten in fast jedem Projekt auf, häufig von Beginn an. Dazu gehören vor allem mangelnde quantitative und/oder qualitative Personalkapazitäten sowie Budget-Engpässe. Im Zentrum dieses Beitrags stehen zwar die personellen Ressourcenprobleme. Manche Empfehlung können Sie aber auch auf andere Problemkategorien wie begrenzte Budgets, fehlende Arbeitsmittel oder knappe Räumlichkeiten übertragen.

Die Ausgangshypothese lautet: Ressourcenprobleme in der Projektlandschaft sind unvermeidbar. Trotzdem und gerade deshalb muss sich die Projektleitung ständig bemühen, Kapazitätsprobleme in ihrem Projekt zu lösen. Zwei Fragen stehen im Mittelpunkt des Beitrags:

1. Was kann die Projektleitung tun, um eine klare Ressourcenvereinbarung zu erreichen?
2. Was muss die Projektleitung unternehmen, wenn Ressourcenprobleme auftreten?

Ressourcenprobleme - ein notwendiger Bestandteil der Projektarbeit

Stellen Sie sich vor, Sie könnten jederzeit in ausreichendem Maße auf die Mitarbeiter, die für Ihr Projekt erforderlich sind, zugreifen. Qualifizierte Kollegen aus dem gesamten Unternehmen stünden im benötigten Zeitraum real zur Verfügung, nicht nur auf dem Papier. Die Auseinandersetzungen mit Linienvorgesetzten oder anderen Projektleitern um wichtige Mitarbeiter hätten ein Ende. Außerdem müssten Sie Ihr Team nicht mehr zu Überstunden oder Samstagsarbeit motivieren. Und so würde es nicht nur Ihnen ergehen, auch die anderen Projektleiter würden im Schlaraffenland der unbegrenzten Ressourcen leben.

Ein schrecklicher Gedanke, denn hätten alle Projektleiter Ressourcen im Überfluss, dann gäbe es im Umkehrschluss nicht genügend Aufträge, um die Mitarbeiter zu beschäftigen.

Knappe Ressourcen gehören zur gesunden Organisation

Unter diesem Gesichtspunkt ist es falsch, Kapazitätsengpässe einseitig negativ zu bewerten. Sie sind für das Überleben des Unternehmens und somit für die Sicherung der Arbeitsplätze von elementarer Bedeutung. Ressourcenprobleme und damit die permanente Herausforderung zur richtigen Allokation der Mitarbeiter und vor allem der Schlüsselpersonen muss und wird es in Unternehmen immer geben.

Trotzdem und gerade deshalb müssen sich die Projektleiter ständig ins Zeug legen, um Kapazitätsprobleme in den Griff zu bekommen. Sind diese zu groß, dann gefährden sie nicht nur den Projekterfolg, sondern können auch zu einer großen physischen und psychischen Belastung der Beteiligten führen.

Viele Projektbeteiligte leiden unter dem dauernden Zeitdruck und dem Kampf um die geeigneten Mitarbeiter. Manch ein Projektleiter muss sich fachlich und emotional mit den Qualitätsdefiziten in seinem Projekt auseinandersetzen, die durch fehlende oder qualifikatorisch ungeeignete Projektmitarbeiter entstanden sind.

Ursachen von Ressourcenkonflikten

Ressourcenprobleme müssen umfassend verstanden werden, um eine solide Basis für erfolgreiche Projektarbeit zu erreichen. Gängige Ursachen für Ressourcenkonflikte sind unklare Prioritäten, der Missbrauch von Mitarbeitern für politische Zwecke (z.B. Blockade des Projekts), schlechte Qualifikation, mangelnde Einsatzbereitschaft und fehlende Entscheidungsbefugnis.

Unklare Prioritäten

Häufigste Ursache für Kapazitätsprobleme sind unklare Prioritäten. "Projekt A hat die höchste Priorität, doch die Projekte B, C , D und E dürfen nicht vernachlässigt werden", heißt es häufig. In manchen Unternehmen gilt der Spruch: "Bei uns hat alles Prio A." Projektleiter, Projektmitarbeiter und auch die Linienvorgesetzten befinden sich in einem dauernden Zielkonflikt.

Die Lösung liegt zum einen in der klaren Ressourcenvereinbarung zwischen Linie und Projekt und in der professionellen Konfliktlösung.

Fehlende Kapazitäten - eine Möglichkeit des Widerstands