Braucht jedes kleinere und mittlere Unternehmen ein professionelles Projektmanagement? Sind fehlende Projektmanagement-Strukturen immer ein Nachteil? Größere Projektpartner oder Auftraggeber antworten darauf gerne mit "Ja". Dabei lassen sie jedoch etwas außer Acht, was bei mittleren Unternehmen bemerkenswert stark ausgeprägt ist: ein großer Teamgeist aufgrund einer sehr flachen Unternehmenshierarchie sowie eine starke Identifikation jedes Teammitglieds mit den Projekten. Häufig funktionieren solche Teambindungen besser als formale Prozessdefinitionen. Ein Ressourcenmanagement, das solche Strukturen unterstützt, steigert die Zufriedenheit im Team und macht die Projekte erfolgreicher.

Erkenntnisse gewinnen

Meine Thesen und Behauptungen in diesem Artikel mögen manchmal provokant formuliert sein. Manches wurde auch schon in anderen Artikeln im Projekt Magazin und in anderer Form dargelegt. Es liegt mir fern, bestehende Anschauungen grundsätzlich in Frage zu stellen. Vielmehr möchte ich Sie zum Nachdenken anregen. Nicht alles, was in Studien zu lesen ist und in Workshops gelehrt wird, ist für Ihre konkrete Situation zutreffend. Beobachten Sie deshalb vorrangig Ihr individuelles betriebliches Umfeld, und scheuen Sie sich nicht, diese Betrachtungen kritisch und aus Sicht Ihrer Kunden durchzuführen.

Jedes Ressourcenmanagement ist nur so gut wie sein Ressourcenmanager. Sein Ziel sollte eine Verbesserung des Gesamtergebnisses sein, also eine effizientere Verwaltung der verfügbaren Ressourcen.

Review zu Beginn

Holen Sie sich die Mitglieder eines eben erst abgeschlossenen Projekts an einen Tisch. Bitten Sie die Kolleginnen und Kollegen, zu erzählen, was ihrer Meinung nach die Gründe für Terminverzögerungen und Schwierigkeiten waren. Wahrscheinlich wird jeder erklären, dass eine andere Stelle etwas nicht oder nicht rechtzeitig gemacht hat. Das sollten Sie erst einmal so hinnehmen, wie es gesagt wird. Lassen Sie an dieser Stelle keinerlei Wertung zu.

Nach dieser Bestandsaufnahme liegen Ihnen eine Anzahl von Schwachstellen und Fehlern vor, die passiert sind. Versuchen Sie, diese Liste auf maximal 10 Einträge zu beschränken. Der nächste Schritt ist die Bewertung. Jedes Teammitglied wird aufgefordert, genau 10 Punkte zu vergeben. Jedem steht es frei, die Punkte nach Wichtigkeit auf die einzelnen Einträge zu verteilen. Einzige Regel: Es müssen genau 10 Punkte sein, Dezimalstellen sind nicht erlaubt. Als Ergebnis erhalten Sie einen recht guten Überblick über die wichtigsten Schwachstellen Ihres Ressourcenmanagements. Und noch etwas Wichtiges haben Sie erreicht: Alle Teammitglieder waren bei der Entscheidungsfindung mit dabei. Sie werden das Ergebnis akzeptieren und die nötigen Änderungen leichter mittragen.

Als Projektmanager müssen Sie dieses Review moderieren, wenn Sie ein zufrieden stellendes Ergebnis bekommen wollen. Vor allem unsere männlichen Mitmenschen neigen dazu, schon während der Problemfindung sofort nach Lösungen zu suchen. Stellen Sie deshalb schon am Anfang klar, dass es nicht um Lösungen geht und jeder Kommentar zu vorgebrachten Problembereichen ein Regelverstoß ist.

Erwartungen der Teammitglieder

In kleineren Organisationen sind die Schwachstellen, die vom Projektteam als solche gesehen werden, immer wieder die gleichen. Sie zu beheben, liegt nicht nur in der Erwartung des Projektmitarbeiter, sondern auch im Interesse des Projekterfolgs. Einige Beispiele: