Verträge sind die Grundlage eines jeden Projekts. Hier sind u.a. Liefer- und Leistungsumfänge, Verantwortlichkeiten, Fristen, Änderungsprozesse und Schadenersatzregelungen niedergelegt. Um ein Projekt vertragsgerecht durchzuführen, muss der Projektmanager die Vertragsinhalte kennen. Nur dann kann er Verzugsstrafen, Schadenersatzforderungen und Mängelansprüchen des Kunden vorbeugen und ist in Konfliktfällen auf der sicheren Seite. Allerdings ist es für einen juristische Laien schwierig, die wesentlichen Vertragsregelungen zu identifizieren und die juristischen Formulierungen zu verstehen.
Im Folgenden möchte ich dem Projektmanager im Anlagenbau eine Orientierungshilfe für den Umgang mit Verträgen geben. Damit soll es ihm möglich sein, die Grundzüge eines Vertrags schnell zu erfassen. Er soll frühzeitig erkennen können, wie die Vertragsregelungen die Durchführung seines Projekts beeinflussen. Somit wird sein Blick für mögliche Gefahren geschärft, und er hat einen größeren Handlungsspielraum bei der Projektplanung und - steuerung. Außerdem kann er gezielt Fragen an Juristen stellen und die Wechselwirkungen von technischen Zusammenhängen und vertraglichen Vereinbarungen leichter erkennen. Nicht beabsichtigt ist dagegen, falsche Sicherheit zu vermitteln und juristische Expertise für überflüssig zu erklären. Der Hausjurist oder der externe Rechtsberater muss in schwierigen Situationen immer hinzugezogen werden.
Ich habe mich im Folgenden darauf beschränkt, acht Punkte herauszugreifen, die nach meiner Erfahrung vorrangig bedeutend sind. Diese Auswahl erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Im Einzelfall kann sich ein ganz anderes, hier nicht aufgeführtes Problem als entscheidend erweisen. Auch spiegelt die Reihenfolge keinen Rang wider, sondern lehnt sich an die Erscheinungsform der meisten Verträge an.
Der Projektmanager sollte anhand der aufgeführten Punkte systematisch im Vertrag oder Vertragsentwurf die entsprechenden Paragraphen aufsuchen. Bereits dies hat für ihn einen gewissen Informationswert, da er einen Überblick erhält, was vertraglich geregelt ist und was nicht. Dabei sollte er die jeweils erörterten Fragen stellen und versuchen, sie anhand des Vertragstextes zu beantworten. Die daraus erwachsende Beurteilungssicherheit wird gerade dem jungen und noch weniger erfahrenen Projektmanager eine Hilfe in der Tagesarbeit sein, z.B. für die Einschätzung von Ansätzen für das Claimsmanagement. Im Vorfeld eines Vertragsabschlusses kann er frühzeitig auf fehlende oder für die Projektdurchführung kritische Punkte aufmerksam machen.
Kein Vorhaben läuft so ab wie geplant. Je umfangreicher, komplexer und länger ein Projekt ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass der tatsächliche vom geplanten Verlauf abweicht. Daraus ergibt sich mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit die Notwendigkeit von Änderungen technischer oder organisatorischer Art. Wie die Parteien diesen Aspekt vertraglich geregelt haben, ist ein Lackmustest für den gesamten Geist des Vertrags.
Manche Vertragsparteien glauben aus einer gewissen Naivität heraus, dass sich keine Probleme aus Änderungen ergeben werden und berücksichtigen deren Möglichkeit im Vertrag überhaupt nicht. Andere misstrauen sich gegenseitig und sind nur auf den eigenen Vorteil bedacht. In der Praxis reicht die Bandbreite der vertraglichen Regelungen für Änderungen dadurch von keiner Regelung bis hin zu kleinlichen Verfahrensschritten, die keine Abweichung gestatten. Als erstes muss der Projektmanager deshalb feststellen, ob Veränderungen überhaupt in einem Verfahren vertraglich festgelegt sind.
Professionell agierende und auf Kooperation setzende Vertragspartner bemühen sich um klare und praktikable Regelungen für das Änderungsmanagement. Dem Projektmanager sollten diese Regelungen Antwort auf folgende Fragen geben:
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