"Houston – wir haben ein Problem!" lautete der weltberühmte Hilferuf der Astronauten der Weltraum-Mission "Apollo 13" im Jahre 1970 – und die Mitarbeiter des Kontrollzentrums reagierten sofort, setzten "Himmel und Hölle" in Bewegung und brachten die Crew heil wieder auf die Erde.

Mit der lapidaren Aussage "Lenkungsausschuss – wir haben ein Problem!" werden Sie als Projektleiter, der durch auftretende Probleme den Erfolg seines Projekts gravierend gefährdet sieht, kaum ähnliche Reaktionen bei den Lenkungsausschuss-Mitgliedern hervorrufen.

Um den Lenkungsausschuss dennoch schnell zu einer Entscheidung zu bewegen, empfiehlt sich mit diesem eine Kommunikation, die sich in ihrem Argumentationsaufbau an der Systematik der Management-Vorlage orientiert. Ein solches Vorgehen findet häufig in der Zusammenarbeit mit Geschäftsführern oder Vorständen, also dem höheren Management, Anwendung. Daher auch der Name.

Das Wichtigste zuerst

Ein Geschäftsführer oder Vorstand hat für die Auseinandersetzung mit jedem einzelnen Thema wenig Zeit zur Verfügung. So sollte er auch komplexe Sachverhalte schnell erfassen können. Das bedeutet, dass die Themen, die dem Geschäftsführer bzw. Vorstand zur Entscheidung vorgelegt werden, in einer ganz bestimmten Art und Weise aufbereitet sein sollten: Das Wichtigste zuerst, kurz und knapp, und anschließend erklärende Informationen, die ebenfalls "auf den Punkt" gebracht sind.

Während Sie mit dem Elevator Pitch in 30 Sek. das Interesse Ihres Ansprechpartners für Ihr Anlegen wecken wollen (Siehe hierzu auch "Wecken Sie die Neugier mit dem Elevator Pitch", Projekt Magazin 08/2013), beinhaltet die Management-Vorlage eine Aufforderung an das Management zu handeln. In der Regel wird dabei vom Management eine Entscheidung benötigt.

Beispiel

Projektleiter Felix Marquard wird während des Status-Meetings seines aktuellen Projekts von den Teammitgliedern Frau Schneider und Herr Müller informiert, dass sie ab nächster Woche nicht mehr für sein Projekt zur Verfügung stehen, da sie zur Unterstützung eines anderen Projekts abgezogen wurden.

Herr Marquard beschließt, das Ressourcen-Problem "nach oben" zu eskalieren. Dafür stellt er sich zunächst folgende grundsätzliche Fragen:

• "Soll ich persönlich bei Herrn Meier, meinem Ansprechpartner und Mentor aus dem Lenkungsausschuss, vorstellig werden?"
• "Ist ein Anruf bei ihm angemessen?"
• "Oder reicht eine E-Mail?"

Das persönliche Gespräch immer die erste Wahl

Die Entscheidung über die Kommunikationsart hängt von der Brisanz und Komplexität der Problemstellung ab. Grundsätzlich sollte ein persönliches Gespräch immer die erste Wahl sein. Die anderen Alternativen sollten lediglich bei räumlicher Trennung in Betracht gezogen werden. Dabei ist ein Anruf einer E-Mail vorzuziehen. Im vorliegenden Beispiel ist es auf jeden Fall die beste Lösung, das Lenkungsausschuss-Mitglied, das einem am nächsten steht, persönlich anzusprechen.

Eine wesentlich heiklere Frage schließt sich sofort an: "Wie sage ich es meinem Entscheider?"

Bei meinen Coachings mit Projektleitern konnte ich in der Reflektion ihres Handelns immer wieder folgendes fatale Vorgehen feststellen: