PMOs sind inzwischen in den Unternehmen weitestgehend akzeptiert. Das Interesse an ihren professionellen Leistungen nimmt weiter zu. Diesen Eindruck habe ich bei PMO-Vorträgen und -Workshops und durch Diskussionen auf Fachkongressen gewonnen. Bei einer im Abschluss befindlichen Studie der Universität Nürtingen deuten sich ähnliche Ergebnisse an.

Die Idee zu diesem Artikel entstand auf dem letzten PMO-Tag (PMO = Projekt Management Office) der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. Ich moderierte dort eine Veranstaltung über die Zukunft von PMOs.

Im folgenden Artikel

• erfahren Sie, mit welcher Haltung Sie als PMO-Mitarbeiter zur Mitarbeiter-Motivation beitragen können
• lernen Sie drei konkrete Maßnahmen kennen, wie ein PMO die Mitarbeiter-Motivation erhöhen kann und
• werden dafür sensibilisiert, in welchen PMO-Rollen Sie Projektleiter und -mitarbeiter motivieren können – und in welchen eher nicht.

Neue Perspektiven für ein PMO

Von Coaching bis Controlling – die bisherigen PMO-Leistungen

Die vorhandenen PMOs sind stark an den Bedürfnissen der zugehörigen Unternehmen ausgerichtet. Abhängig vom PM-Reifegrad des Unternehmens sind eher dienstleistungsorientierte Ansätze genauso vertreten wie die konsequente Ausrichtung auf Governance-Aufgaben. So reicht die Bandbreite ihrer Leistungen vom Coaching von Projektleitern, z.B. wann und in welcher Form ein Projektleiter Schwierigkeiten in seinem Projekt eskalieren sollte, bis hin zur Unterstützung des Top-Managements, z.B. durch die Erstellung von Projektportfolio-Übersichten, für viele PMOs eine Kernaufgabe. (Zu den Leistungen eines PMO im Detail siehe "Leitstand für das Projektportfolio. Das Project Management Office – eine Einführung", Projekt Magazin 17/2010.)

Dieser Artikel richtet sich an erfahrene PMO-Mitarbeiter und -Verantwortliche. Er soll ihnen einen Impuls geben, wie sie die Leistungen ihres PMO im Sinne der Organisation und der in ihr arbeitenden Menschen über den üblichen Rahmen hinaus weiterentwickeln können, um Mitarbeiter zu motivieren.

Mit Motivation von Mitarbeitern Nutzen stiften

Die Motivation von Mitarbeitern stellt keine Kernaufgabe des PMO dar, kann aber ein weiterer Aspekt sein, mit dem ein PMO dem Unternehmen Nutzen stiftet. Trägt ein PMO nachweislich seinen Teil zur Steigerung der Mitarbeitermotivation bei, kann dies zudem die Position des PMO im Unternehmen festigen, da die so motivierten Mitarbeiter ihren Vorgesetzten und Kollegen positiv davon berichten werden. (Zur Akzeptanzsicherung eines PMO siehe auch "Leitstand für das Projektgeschäft. Project Management Offices implementieren und Akzeptanz sichern", Projekt Magazin 21/2010.)

Über disziplinarische Befugnisse gegenüber den Projektleitern verfügen die PMO-Mitarbeiter üblicher Weise nur in vollständig projektorientierten Unternehmen. Daher sind sie in starkem Maße auf deren Kooperationsbereitschaft angewiesen, z.B. bei der Lieferung von Statusberichten als Basis für die Projektportfolio-Darstellungen für das Management. Insofern liegt es auch im persönlichen Interesse der PMO-Mitarbeiter, die Motivation der Projektleiter hochzuhalten.

Mitarbeiter ans Unternehmen binden

Was motiviert Menschen? Dass finanzielle Anreize für einen Mitarbeiter nicht ausreichen, damit er aus seiner Arbeit Zufriedenheit zieht, ist inzwischen Allgemeinwissen. Neurobiologische Untersuchungen der letzten Jahre zeigen immer deutlicher, dass die ureigensten Antriebsfaktoren für unser Handeln die persönliche Entwicklung und das soziale Miteinander sind (Bauer, 2008, und Hüther, 2011).

Freude an der Arbeit und Identifikation mit dem Unternehmen, also Motivation, entwickeln sich, wenn Menschen entsprechend ihren Fähigkeiten Positionen besetzen, in denen sie Anerkennung von ihren Vorgesetzten und Kollegen erfahren und erkennen, dass sie durch ihre Arbeit zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Motivierte Mitarbeiter engagieren sich überdurchschnittlich und denken mit.

Viele Unternehmen sehen die gezielte Motivation ihrer Mitarbeiter zunehmend als wesentlichen Erfolgsfaktor an, um hochqualifizierte Mitarbeiter mit ihrem Know-how im Unternehmen zu halten. Aufgrund der zunehmenden Alterung unserer Gesellschaft gibt es hier hohen Handlungsbedarf, um gute Projektleiter nachhaltig ans Unternehmen zu binden. Diesen Trend belegt auch die BCG-Studie "Zukunft der Organisation", 2011.

Auf gleicher Augenhöhe kommunizieren