Mit der Systemumfeldanalyse lassen sich die Beziehungen eines Projekts zu seinen Stakeholdern und anderen Einflussfaktoren aufdecken und Schlüsse daraus ziehen. Je genauer ein Projektleiter sein Projekt und das Umfeld kennt, in das es eingebettet ist, umso besser kann er das Projekt bereits am Anfang in Bezug auf sein Umfeld managen.

Aber nicht nur zu Beginn eines Projekts ist eine Analyse des Systemumfelds sinnvoll. Auch dann, wenn das Projekt in Schieflage gerät, d.h. die Anforderungen des Projektumfelds sich ändern, Stakeholder unzufrieden sind oder die Kommunikation aus dem Projekt heraus nicht klappt.

Mit der Systemumfeldanalyse werden nicht nur, wie bei anderen Analysemethoden, der Einfluss und das Interesse der Stakeholder betrachtet, sondern auch die Qualität der Kommunikationsbeziehungen. Außerdem werden neben den Stakeholdern auch mögliche übergeordnete staatliche, gewerkschaftliche und betriebliche Regelungen als Umfeld angesehen. Diese Methode eignet sich besonders, wenn der Projektleiter feststellt, dass es Probleme in der Kommunikation mit dem Projektumfeld gibt, und er die sich dahinter liegenden Konflikte und Blockaden frühzeitig erkennen möchte.

Der Artikel beschreibt, was man unter einer Systemumfeldanalyse bezogen auf ein Projekt versteht und wie Sie eine solche durchführen.

Das Projekt als System

Mit einem Projekt werden Arbeitspakete, Verantwortlichkeiten und Prozesse definiert, um einen konkreten Arbeitsauftrag zu erfüllen Dadurch bildet jedes Projekt für sich gesehen einen in sich geschlossenen, funktionierenden Organismus. Dieses ist jedoch eingebettet in ein Projektumfeld. Zu diesem Umfeld zählt z.B. die Organisation, zu welcher der Projektleiter und sein Team gehören, die Organisation des Kunden und die zukünftigen Nutzer des Projektergebnisses.

Dabei beeinflusst das Projekt das Umfeld, indem es auf dessen Ressourcen zurückgreift und z.B. ein Produkt erstellt, dass im Umfeld implementiert wird – und das Umfeld damit verändert. Andererseits beeinflusst auch das Umfeld das Projekt: durch die Art der Ressourcen, die zu Verfügung gestellt werden, durch die Prozesse, welche das Unternehmen vorgibt und an die das Projekt gebunden ist, und manchmal auch durch staatliche und betriebliche Regelungen, wie z.B. Datenschutzbestimmungen, Umweltauflagen oder Vereinbarungen mit Betriebsräten. Zum Projektumfeld gehören aber auch politische Strömungen im Unternehmen, wie z.B. Bedenken gegenüber dem Einsatz von Technologien, mit denen das Ausspionieren von Daten möglich ist.

Anhand der Systemtheorie, die sich Ende des letzten Jahrhunderts aus Einflüssen verschiedener wissenschaftlicher Disziplinen, wie der Biologie, Kybernetik, Physik und Soziologie, entstanden ist, lässt sich die Wechselwirkung des Projekts mit seinem Umfeld beschreiben.

Auch der menschliche Körper kann nach der Systemtheorie als ein in sich geschlossenes, eigenständig funktionierendes System aufgefasst werden. Er besteht aus Körperbestandteilen, wie Knochen, Organen und Nerven, zwischen denen eine Wechselwirkung besteht, die nach Außen den Menschen mit seinem Körper darstellen. Soweit ist er ein geschlossenes System, das eigenständig denkt und handelt. Jedoch kann auch der Mensch ohne seine Umwelt nicht bestehen. Aus dieser bezieht er seine Nahrung und Sinneseindrücke, die ihn als System am Leben erhalten, und sein Verhalten beeinflussen.

In ähnlicher Weise kann man auch ein Projekt als ein solches, in sich geschlossenes System auffassen: Ein Projekt besteht aus Systemelementen, d.h. dem Projektleiter und den Teammitgliedern, die miteinander in Beziehung stehen, und durch ihre Wechselwirkung das Projektergebnis erzeugen.

Dabei steht das Projekt im Austausch mit der Umwelt

• durch die Menschen, die im Projekt arbeiten und nach außen kommunizieren,
• die Mittel, die dem Projekt zur Verfügung gestellt werden,
• die Prozesse und Regelungen der Umwelt, welche der Projektleiter und sein Team beachten müssen, und
• die Macht und den Einfluss von Personen und Institutionen, die im Umfeld des Projekts agieren (So können z.B. Mitglieder eines Betriebsrats an Beschlüsse ihrer Gewerkschaft gebunden sein.)