Non-profit-Organisationen sind in den vergangenen Jahren unter einen erheblichen Druck geraten. Die Zuschüsse der öffentlichen Hand gehen zurück. Deshalb verschärft sich der Wettbewerb auf dem Markt der sozialen Dienstleistungen ständig. Gleichzeitig fordern die Kostenträger detaillierte Rechenschaftsberichte darüber, wie ihr Geld eingesetzt wird. Die Organisationen müssen Zielvereinbarungen, Qualitätsnormen und Leistungsverträge einhalten. Durch Sparsamkeit und neue Ideen für ihr Angebotsportfolio, aber auch durch effizientere Strukturen versuchen sie, ihre Zukunft zu sichern.
Deshalb gewinnt methodisches Projektmanagement für Non-profit-Organisationen zunehmend an Bedeutung. Es unterscheidet sich kaum von Projektmanagement im kommerziellen Bereich. Dies betrifft sowohl die Methoden als auch Schwierigkeiten und Vorbehalte. Entscheidungsträger geben nirgends widerstandslos Macht an die Projektleitung ab. Und die Mitarbeiter wehren sich gegen die vermeintlich übertriebene Kontrolle durch Projektmanagement und den scheinbar höheren Arbeitsaufwand.
In vielen Non-profit-Organisationen besteht zusätzlich ein großes Managementdefizit. Die hohe fachliche Qualifikation bestimmt die Aktivitäten der Führungskräfte und Mitarbeiter. Sie unterschätzen häufig noch, wie wichtig Managementfähigkeiten wie Planen, Organisieren, Entscheiden und Kontrollieren sind. Voller Skepsis wehren sie sich dagegen, sich diese Fähigkeiten aneignen zu müssen. In vielen Organisationen kann daher mit der Einführung von Projektmanagement eine grundsätzliche Barriere durchbrochen werden.
Charakteristika sozialer Dienstleistungen:
Es gibt kein Idealkonzept dafür, wie man Projektmanagement in Non-Profit-Organisationen einführt und anwendet. Damit die Aufgabe gelingt, ist es vor allem wichtig
Der vorliegende Praxisbericht skizziert die Einführung von Projektmanagement bei einem kirchlichen Wohlfahrtsverband im Rahmen der Neuordnung der Schwangerenberatung.
Im Herbst 2000 verabschiedete die Diözese Mainz ein neues Rahmenkonzept zur Beratung von Frauen in Schwangerschaft und Notsituationen, das eine Ausweitung des bisherigen Angebots vorsieht. So unterstützt die Diözese beispielsweise jetzt Frauen und Familien unabhängig von einer Schwangerschaft.
Die Beratung soll zusätzlich durch neue Angebotsformen wie offene Treffs und Gruppen ergänzt werden. Mit sexualpädagogischer Präventionsarbeit wollen die Verantwortlichen mehr Jugendliche erreichen. Vernetzung und Öffentlichkeitsarbeit sind zu verbindlichen Aufgaben geworden. Fast zeitgleich mit der Verabschiedung des Rahmenkonzepts startete das Bistum die Initiative "Netzwerk Leben".
Um das neue Konzept umsetzen zu können, wurde eine andere Arbeitsform notwendig. Mit der Einführung von Projektmanagement wollten die Entscheidungsträger Projekte nicht mehr einfach "laufen lassen", sondern überprüfbare Ergebnisse erzielen. Zu diesem Zweck sollten die Mitarbeiterinnen intensiv methodisch begleitet und qualifiziert werden.
Ab April 2001 entstanden 14 Projekte mit sehr unterschiedlichen Aufgabenstellungen, wie zum Beispiel:
Die Projekte waren auf zwei Jahre angelegt und organisatorisch an die Beratungsstellen für Schwangere angebunden. In der Regel waren sie mit einer halben Personalstelle und einem Sachkostenanteil ausgestattet. Der Diözesan-Caritasverband (DiCV) Mainz e.V. als Dachorganisation und Kostenträger richtete zusätzlich eine halbe Stelle für Planung, Organisation und Koordination ein.
