Mit der Produktbasierten Planung (PBP) stellt PRINCE2PRINCE2PRINCE2 ® ist ein vollständiges Projektmanagement-System, bestehend aus Prozessdefinitionen, Rollenbeschreibungen, Vorlagen für Management-Produkte und Methoden. Das Akronym "PRINCE" steht für "PRojects IN Controlled Environment". eine Technik zur Verfügung, die allgemein verwendbar ist. Ihr besonderer Reiz besteht darin, dass sie die vom Projekt zu erbringenden Leistungen in den Mittelpunkt des Planungsprozesses stellt. Dr. Georg Angermeier stellt Ihnen in diesem zweiteiligen Beitrag die Produktbasierte Planungstechnik anhand eines einfachen Beispiels vor und erläutert, warum die PBP sowohl für Klarheit über den Leistungsumfang des Projekts sorgt als auch eine realistische Einschätzung des Projektfortschritts ermöglicht. Im ersten Teil zeigt er, was eine Produktbeschreibung enthalten muss und wie man einen Produktstrukturplan im Rahmen der PBP erstellt.
Mit der Produktbasierten Planung (PBP) stellt PRINCE2PRINCE2PRINCE2 ® ist ein vollständiges Projektmanagement-System, bestehend aus Prozessdefinitionen, Rollenbeschreibungen, Vorlagen für Management-Produkte und Methoden. Das Akronym "PRINCE" steht für "PRojects IN Controlled Environment". eine Technik zur Verfügung, die allgemein verwendbar ist. Ihr besonderer Reiz besteht darin, dass sie die vom Projekt zu erbringenden Leistungen in den Mittelpunkt des Planungsprozesses stellt. Dr. Georg Angermeier stellt Ihnen in diesem zweiteiligen Beitrag die Produktbasierte Planungstechnik anhand eines einfachen Beispiels vor und erläutert, warum die PBP sowohl für Klarheit über den Leistungsumfang des Projekts sorgt als auch eine realistische Einschätzung des Projektfortschritts ermöglicht. Im ersten Teil zeigt er, was eine Produktbeschreibung enthalten muss und wie man einen Produktstrukturplan im Rahmen der PBP erstellt.
Was gibt es zu tun? Diese intuitive Frage stellen sich Projektmanager und Auftraggeber zu Beginn eines Projekts. Planungsteams neigen deshalb bei der Projektplanung dazu, gleich im ersten Schritt To-do-Listen, Netzpläne oder Balkendiagramme zu erstellen. Allerdings fordern sämtliche Projektmanagement-Richtlinien, dass bei einer Projektplanung vor dem Ablaufplan zuerst ein Strukturplan erstellt wird. Dieser soll gewährleisten, dass alle Aspekte des Projekts vollständig erfasst und in die richtigen Zusammenhänge gestellt werden.
Wenn man versucht, ohne Strukturplan Projektpläne zu erstellen, entsteht im Projekt statt eines zielgerichteten Vorgehens unnötiger Mehraufwand: Arbeitsergebnisse müssen wieder verworfen werden, da verfrüht mit Arbeiten begonnen wurde, für die notwendige Voraussetzungen noch gar nicht geschaffen waren. Weiterhin laufen viele Arbeiten doppelt, da die Zusammenhänge der einzelnen Arbeitsergebnisse nicht rechtzeitig erkannt wurden und folglich Synergieeffekte nicht ausgenutzt werden konnten.
Während der PMBOK® Guide des PMI (PMI 2008) und die ICB der IPMA (IPMA, 2006) hierfür einen ProjektstrukturplanProjektstrukturplanEin Projektstrukturplan ist die vollständige hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts . Häufig wird hierfür die Visualisierung in Form eines Baumdiagramms gewählt. (Work Breakdown Structure) fordern, geht die britische Richtlinie PRINCE2 einen etwas anderen Weg: Sie stellt den Produktstrukturplan in den Mittelpunkt des Planungsprozesses.
Auf den ersten Blick scheint der Unterschied zwischen diesen beiden Planungsansätzen nicht groß zu sein: Der Projektstrukturplan gliedert die Aufgabenstellung des Projekts in Teilaufgaben bis hinunter zu Arbeitspaketen. Der Produktstrukturplan gliedert dagegen den Leistungsumfang vom Projektendprodukt bis hinunter zu den einzelnen Teilleistungen (gleichbedeutend: Teilprodukt, Teillieferung, Liefergegenstand, Werk). Bei genauerer Betrachtung wird im Folgenden aber bei der produktbasierten Planung eine andere Philosophie deutlich, die dem ergebnisorientierten Charakter von Projekten besser entspricht als die aktivitätenorientierte Planung.
Die Methode der Produktbasierten Planung geht auf Colin Bentley zurück, dem Initiator und langjährigen Lead Author des britischen Projektmanagementsystems PRINCE2 (OGC 2005; OGC, 2009). Dabei erfand er das Rad keineswegs neu – das Konzept des Produktstrukturplans gibt es schon seit jeher und findet sich in vielen Standardwerken über Projektmanagement, ausführlich dargestellt z.B. bei Burghardt (Burghardt, 2006).
Die Leistung Colin Bentleys besteht darin, mit seinem Konzept der Produktbasierten Planung (PBP) den gesamten Planungsprozess ergebnisorientiert gestaltet zu haben. Dies hilft, u.a. zwei der wichtigsten Schwierigkeiten des Projektmanagements zu überwinden:
Die Fokussierung auf die zu erstellenden Produkte bewirkt zum einen, dass durch die obligatorischen Produktbeschreibungen, den Produktstrukturplan sowie durch das Produktflussdiagramm (vgl. Bild 1) die exakte Spezifikation des Leistungsumfangs in die Projektplanung nahtlos integriert ist und sich geradezu automatisch aus ihr ergibt. Im Rahmen der PBP werden im Planungsprozess aus vagen Qualitätserwartungen der Kunden messbare Qualitätskriterien für die Abnahme.
Bild 1: Die vier Schritte der Produktbasierten Planung als Voraussetzung zur Erstellung des Projektplans.
Zum anderen bewirkt die produktorientierte Auslegung der Pläne und die daraus folgende Fortschrittsüberwachung, dass Produkte erst bei der Ermittlung des Fertigstellungsgrads berücksichtigt werden dürfen, wenn sie tatsächlich vollständig erstellt und abgenommen sind. Die Aussage "Wir sind fast fertig" zählt bei einem produktorientierten Controlling genauso viel wie "Wir haben noch gar nicht angefangen". Bei aktivitätenorientierten Plänen wird häufig der bereits angefallene Aufwand als Fortschritt gezählt wird, z.B. 70% des geschätzten Arbeitsaufwands ist erbracht.
Auch wenn die Produktorientierung ein wesentliches Merkmal von PRINCE2 ist, kann die Produktbasierte Planung problemlos in andere Vorgehensweisen integriert werden (Bentley, 2012). Sie kann dann u.U. zwar nicht ihre volle Wirkung entfalten, wenn die Prozesse der Fortschrittsüberwachung und des Qualitätsmanagements nicht produktorientiert gestaltet sind. In jedem Fall ist sie für den Planungsprozess aber eine große Hilfestellung.
Guido Karkosch
22.02.2012