IT-Anwender stellen neue Anforderungen an ein System, die durch eine Programmierung gelöst werden können, ein Beratungsunternehmen bietet die Erledigung einer Projektaufgabe kostengünstig an. Diese Beispiele aus dem Projektalltag haben eines gemeinsam: Der Projektleiter muss entscheiden, ob eine Auftragserteilung sinnvoll ist und zum Projekterfolg beitragen kann.

Eine Anpassungsprogrammierung, der Einsatz zusätzlicher Ressourcen oder die Fremdvergabe an Berater bedeuten immer eine Belastung des Projektbudgets, ohne dass daraus auf den ersten Blick ein finanzieller Vorteil für das Projekt zu erkennen ist. Der eigentliche Gewinn liegt jeweils in einem bestimmten Nutzen. Dies kann eine Kosteneinsparung, ein Beitrag zur Zielerreichung oder ein Zeitgewinn sein. Ob sich die Ausgabe tatsächlich lohnt, ist ohne genauere Betrachtung nicht erkennbar.

In diesen Situationen kann die Kosten/Nutzen-Analyse eine praktische Entscheidungshilfe sein. Lässt sich der Nutzen einer Entscheidung für das Projekt in Geldwert darstellen, können Sie mit dieser Methode schnell herausfinden, ob sich eine Ausgabe lohnt oder nicht. Auch als Vergleichstechnik zur Betrachtung mehrerer Möglichkeiten hat sie sich in der Praxis bewährt. Sie ist schnell und verlässlich anzuwenden und eignet sich deshalb besonders für einfache Problemstellungen, wie sie in Projekten häufig vorkommen.

Der folgende Artikel zeigt, wie Sie die Kosten/Nutzen-Analyse als Entscheidungshilfe in der Projektarbeit erfolgreich einsetzen können.

Das Ziel: Auswirkungen in Geldwert darstellen

Die Kosten/Nutzen-Analyse stammt aus der Ökonomie und wird als Planungsmethode für Projekte der öffentlichen Hand eingesetzt, um die Wirtschaftlichkeit einer geplanten Entscheidung aufzuzeigen. Sie ist in der Bundeshaushaltsordnung für öffentliche Maßnahmen vorgeschrieben. Auch wird sie in der Privatwirtschaft häufig verwendet, beispielsweise um den Vorteil einer geplanten Investition zu berechnen.

Ziel der Methode ist es, bei einer rein monetären Betrachtung einer Entscheidungsoption eine positive oder negative Bilanz zu errechnen. Das Ergebnis hängt davon ab, ob die Entscheidung voraussichtlich einen finanziellen Vorteil oder Nachteil bewirkt. Sie basiert auf einer Kosten/Nutzen-Gegenüberstellung: Neben den Kosten für die Umsetzung einer Entscheidung werden deren mögliche Auswirkungen in Geldwert umgerechnet und verglichen. Ist ein Gewinn im Sinne eines positiven Ergebnisses zu erzielen, lohnt sich die Entscheidung für die geplante Investition.

Neben der Beurteilung einer einzigen Möglichkeit ist eine weitere Zielsetzung der Methode, aus dem Vergleich mehrerer Alternativen die für das Projekt wirtschaftlichste herauszufinden. Vergleichen Sie mehrere Optionen, so müssen Sie für jede einzelne die Kosten/Nutzen-Rechnung durchführen. Die Ergebnisse zeigen, welche der Möglichkeiten voraussichtlich den größten finanziellen Vorteil für das Projekt bringt. Auch hier werden nur Geldwerte betrachtet und andere Einflussgrößen nicht berücksichtigt.

Die Entscheidungsoption im Detail

Als ersten Schritt definieren Sie die geplante Maßnahme oder Entscheidungsmöglichkeit. Dazu gehört eine genaue Beschreibung der Auswirkungen, die mit der geplanten Ausgabe verbunden sind.

Die Vorgehensweise wird im Folgenden am Beispiel eines Software-Einführungsprojekts vorgestellt:

In der Abteilung "Disposition" eines Unternehmens stellte sich heraus, dass die Abwicklung bei der Vergabe von Arbeitsgängen außer Haus ("verlängerte Werkbank") wesentlich einfacher wäre, wenn die dazu verwendete Standard-Software entsprechend angepasst werden würde. Die Disponenten fordern diese Anpassung mit dem Argument, es handle sich um eine wesentliche Erleichterung im Ablauf.

Eindeutige Definition