In vielen Projekten gehört es zu den Aufgaben des Projektleiters, Verträge auszuhandeln und abzuschließen. Um dabei Fehler, ungewollte Verbindlichkeiten und Missverständnisse zu vermeiden, sollten sich Projektleiter mit den Grundzügen des Vertragsschlusses vertraut machen. Im Folgenden werden einige Empfehlungen gegeben, die man beachten sollte, damit der Vertragsabschluss keine bösen Überraschungen nach sich zieht. Die Empfehlungen beziehen sich allgemein auf Projektverträge, also alle Verträge (unabhängig von Vertrags- und Projektart), die im Rahmen eines Projekts abgeschlossen werden können.
Damit ein gültiger Vertrag zustande kommt, müssen beide Gesprächspartner über Verhandlungsmacht verfügen. Verhandeln nicht unmittelbar die Vertragspartner miteinander, sondern deren Projektleiter, benötigen diese eine Vertretungsbefugnis. Ansonsten sind die Verträge nicht gültig. Bei einer ordnungsgemäßen Stellvertretung gibt der Stellvertreter gegenüber dem Verhandlungspartner rechtsgeschäftlich verbindliche Erklärungen ab und verpflichtet damit die Person oder Organisation, die er vertritt. (Die verschiedenen Arten der Stellvertretung sind im Anhang in Tabelle 1 aufgeführt).
Wer Vertragsverhandlungen führt, sollte sich vorab vergewissern, dass der Gesprächspartner über Verhandlungsmacht und die erforderliche Abschlussvollmacht verfügt. In Verhandlungen mit Externen sollte man sich ggf. die Vollmacht vorlegen lassen. Prokura oder Handlungsvollmachten (nur bei Handelsgesellschaften) kann man anhand eines Handelsregisterauszugs prüfen. Bei internen Verhandlungspartnern lässt sich die Vertretungsbefugnis anhand von Organigrammen, Kompetenzdatenbanken oder durch eine Anfrage bei Vorgesetzten klären.
Vor den Verhandlungen sollte man auch abklären, welchen Handlungsspielraum man selbst hat und wie die unternehmensinternen Entscheidungsprozesse aussehen. Diese Informationen sollte man an die Verhandlungspartner weitergeben. Werden die Verhandlungsergebnisse z.B. erst wirksam, wenn zwei der eigenen Vorstände sie unterzeichnet haben, sollte das für alle Gesprächsteilnehmer transparent gemacht werden.
Ein Vertrag kommt dann zustande, wenn zwei oder mehrere Personen eine übereinstimmende Willenserklärung abgeben, die einen bestimmten rechtlichen Erfolg herbeiführen soll. Diese beiden Erklärungen nennt man "Angebot" und "Annahme".
Findet vor der Projektdurchführung eine befristete Ausschreibung für eine bestimmte Leistung statt, ist das nicht als "Angebot" zu werten, vielmehr ist es eine Aufforderung an mögliche Interessenten, ein Angebot zu unterbreiten ("invitatio ad offerendum").
Es ist wichtig, dass die Ausschreibung nicht als Angebot formuliert wird, da der Auftragnehmer dieses lediglich annehmen muss, damit ein Vertrag zustande kommt. Um dies zu vermeiden, empfehlen sich Formulierungen, wie "freibleibend", "ohne Obligo" oder "Im Rahmen einer Ausschreibung möchten wir Ihnen die Möglichkeit geben, sich zu beteiligen und ein Angebot abzugeben".
Die Angebote, die von den Anbietern abgegeben werden, sind in der Regel verbindlich. Es gibt allerdings Ausnahmen: Manche Freiberufler senden z.B. Angebote an mehrere Unternehmen. Da sie meist nur für ein Unternehmen tätig werden können, müssen sie den anderen Interessenten absagen. Um eine Mehrfachverpflichtung zu vermeiden, kennzeichnen sie ihre Angebote als "freibleibend", "unverbindlich" oder "ohne Obligo". Der Anbieter kann sein Angebot freibleibend halten "solange der Vorrat reicht" oder anderweitig unter Vorbehalt stellen. So entsteht für ihn nur dann eine vertragliche Verpflichtung, wenn er sie zu erfüllen vermag bzw. der Vorbehalt nicht greift.
Grundsätzlich gilt: Ein Angebot ist empfangsbedürftig und wird deshalb erst wirksam, wenn die andere Seite es erhält. Außerdem muss es so konkret formuliert sein, dass es keinen Interpretationsspielraum hinsichtlich der Leistung gibt.
Ein Angebot kann "ausdrücklich" angenommen werden. Die Annahme ist wie das Angebot empfangsbedürftig, d.h. sie muss der anderen Seite zugehen, damit der Vertrag gültig wird. In der Praxis geschieht es aber hin und wieder, dass der Vertrag gültig wird, ohne dass das Angebot ausdrücklich angenommen wurde. In diesem Fall wurde das Angebot "stillschweigend" akzeptiert. Dies geschieht, indem eine Seite durch schlüssiges Verhalten zu erkennen gibt, dass sie mit dem Angebot einverstanden ist. Hat z.B. ein Projektleiter einer Firma sein Angebot überreicht und beginnt diese ohne Vertrag mit den entsprechenden Arbeiten, gilt das als eine stillschweigende Annahme. Es ist trotzdem ratsam, die gegenseitigen Rechte und Pflichten nachträglich in einem schriftlichen Vertrag festzuhalten.
