Ein erfolgreiches Kick-off bildet eine hervorragende Basis für die Zusammenarbeit im Projektteam. Deshalb ist es sehr empfehlenswert, die Projektarbeit immer mit einem Kick-off zu beginnen, diese Investition zahlt sich aus.

Die Leitschnur zur Durchführung eines Kick-off kann mit den vier "I"zusammengefasst werden:

• Integration
• Information
• Identifikation
• Initiative

Gestalten Sie den Ablauf Ihrer Kick-off-Meetings nach diesen vier Schritten.

Integration

• Starten Sie auf jeden Fall mit einer Vorstellungsrunde, wenn sich die Projektmitarbeiter nicht alle kennen.
• Zum Ende der Vorstellungsrunde sollten alle wissen:
  • Welche Funktion haben die Beteiligten in ihren Organisationseinheiten?
  • Welchen fachlichen Background und welche Projekterfahrung bringen sie mit?
  • Mit welchen Vorabinformationen und Erwartungen kommen sie in das Projektteam?
  • Warum sind diese Projektmitarbeiter im Team?
  • Kommen sie freiwillig mit einem hohen Interesse am Projekt oder wurden sie geschickt?
• Achten Sie während der Vorstellungsrunde auch auf das, was zwischen den Zeilen gesagt wird. Auf diese Weise können Sie bereits zu Beginn Bedenken oder Widerstände aufnehmen.

Information

• Um eine gute fachliche und persönliche Zusammenarbeit mit hoher Verbindlichkeit zu erreichen, müssen die Beteiligten die Ausgangslage ihrer Arbeit kennen.
• Zum Ende der Informationsphase sollte das Team über folgende strukturelle Faktoren informiert sein:
  • Business Case, Rahmenbedingungen und Ziele des Projektes
  • Rollen im Projekt (Projektaufbauorganisation) und Rollen im Team
  • Vorgehensweise, Spielregeln und Informationsfluss
    Verbindung zu anderen Projekten und Aktivitäten
• In vielen Fällen kann weder der Projektleiter noch der Auftraggeber bereits alle Punkte zu Beginn des Projekts klären. Das ist nicht weiter problematisch, so lange klar ist, dass noch Unklarheiten bestehen und diese geklärt werden können. Der Handlungsspielraum muss jedoch klar sein.
• Achten Sie auf ein gemeinsames Verständnis von Fachbegriffen und Abkürzungen.
• Das Team sollte Ihre Vorstellung von einer guten Zusammenarbeit kennen. Hier geht es in der Praxis um Fragen von Information, Verbindlichkeit, Feedback, Umgang mit Zeitproblemen. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken, was Sie Ihrem Team sagen möchten.

Identifikation

• Um ein echtes Wir-Gefühl im Team zu erreichen, müssen unterschiedliche Sichtweisen auf den Tisch. Die Projektleitung sollte diesen dritten Schritt des Kick-off-Meetings nicht vernachlässigen.
• Fragen und Bedenken müssen genauso besprochen werden, wie die Chancen. Fordern Sie die Projektmitarbeiter auf, ihre Einwände zu formulieren. Dazu eignet sich die Moderationsmethode sehr gut.
• Die Projektleitung und gegebenenfalls auch der Auftraggeber müssen selbstverständlich auf die genannten Punkte eingehen. Manche Frage kann sicher schnell beantwortet werden, mancher Einwand wird sich während des Meetings nicht auflösen lassen. Entscheidend ist, wie glaubwürdig auf die Bedenken eingegangen wird.

Initiative

Zum Ende der Veranstaltung müssen die nächsten Schritte geklärt werden. Wann sind die nächsten Sitzungen? Welche Aktivitäten müssen von wem bis wann erledigt werden? Wie wird mit offenen Punkten umgegangen? All diese Punkte werden Sie in einem Aktionsplan zusammenfassen.

Auswertung des Kick-off

Schließen Sie die Sitzung mit einer gemeinsamen Auswertung. Die Kernfrage lautet: Ist der Teamfindungsprozess im Kick-off so gelaufen, dass eine Basis für eine gute Zusammenarbeit gelegt wurde?