Häufig kommt es in Projekten vor, dass sich temporäre Arbeitsgruppen selbst organisieren müssen. Dies ist z.B. der Fall, wenn in einem Workshop Untergruppen zu verschiedenen Themen gebildet werden. Die Teilnehmer solcher Arbeitsgruppen sind Fachkräfte, die nur selten Moderationskenntnisse besitzen. Daraus resultieren typische Probleme: Die vorgegebene Zeit wird überzogen, die Präsentation der Ergebnisse ist unbefriedigend und im schlimmsten Fall ist die Gruppe ineffizient, da ihre Arbeit unkoordiniert verläuft.

Vereinbaren die Arbeitsgruppen hingegen zu Beginn der Gruppenarbeit die Rollen "Moderator", "Zeitnehmer", "Präsentator" und ggf. "Protokollant", lassen sich diese Probleme mildern und langfristig sogar vollständig vermeiden.

Ein Workshop bei der Gimmicks4U GmbH

Die Geschäftsführung sowie die Mitarbeiter der Gimmicks4U GmbH haben große Erwartungen an den Workshop zur Entwicklung neuer Produktideen. Der renommierte Hersteller von Giveaways möchte für die nächste Hannover Messe seinen Kunden kreative und attraktive Werbegeschenke anbieten. Alle sind mit vollem Engagement bei der Sache und aus dem Brainstorming kristallisieren sich fünf vielversprechende Ideen heraus. Um diese detaillierter auszuarbeiten, werden fünf Arbeitsgruppen mit jeweils sechs Personen gebildet. Diese haben eineinhalb Stunden Zeit und sollen dann im Plenum ihre Ergebnisse präsentieren.

Die Arbeitsgruppen legen los und sprühen nur so vor Kreativität. Die erste Arbeitsgruppe ist schon nach einer Stunde fertig und geht – es ist ja noch eine halbe Stunde Zeit – nach draußen, um frische Luft zu schnappen. Zwei Arbeitsgruppen kommen einigermaßen pünktlich zur vereinbarten Zeit ins Plenum. Die Spaziergänger kommen eine Viertelstunde später, da sie noch unbedingt das Frisbee-Spiel fertigspielen wollten. Nach weiteren zehn Minuten will der Workshop-Leiter die beiden anderen Gruppen holen. Die eine ist gerade dabei, einen Prototyp ihres Mini-Hubschraubers zu basteln und haben vor lauter Begeisterung die Zeit völlig vergessen. Die andere Arbeitsgruppe will nur noch schnell gemeinsam die Flip-Chart-Präsentation ihrer Arbeitsergebnisse erstellen.

Das Chaos nimmt seinen Lauf

Endlich, eine Stunde nach dem ursprünglich geplanten Termin sind alle Gruppen wieder zusammen und die Präsentation soll beginnen. Allerdings muss die erste Gruppe zuerst ausdiskutieren, wer präsentiert. Die zweite Gruppe beschließt, damit es schneller geht, das Ergebnis gemeinsam zu präsentieren und alle reden durcheinander. Als schließlich alle Gruppen durch sind, geht es bereits auf Mitternacht zu.

Am Ende war der Workshop zwar für alle ein spannendes Erlebnis, aber der chaotische Verlauf bremste die Energie der Teilnehmer doch erheblich aus. Anstatt mit einem vollständigen Konzept für die Weiterentwicklung des Produktportfolios endete der Workshop mit einer Sammlung unterschiedlich ausgearbeiteter Produktideen.

Effiziente Organisation der Arbeitsgruppen

Mit einer äußerst einfachen Maßnahme hätte die Gruppenarbeit viel effizienter durchgeführt werden können: Jede Arbeitsgruppe hätte zu Beginn vier Mitgliedern jeweils eine Rolle zur Organisation der Gruppenarbeit geben müssen. Diese vier Rollen sind:

• Moderator
• Zeitnehmer
• Präsentator und
• (optional) Protokollant

Mit ihnen lassen sich die oben beschriebenen Schwierigkeiten, die bei verteilter Gruppenarbeit häufig auftreten, mindestens abmildern. Wenn die Teilnehmer in dieser Methodik eingeübt sind, lassen sie sich sogar ganz vermeiden.

Moderator(in)

Der Moderator bzw. die Moderatorin hat folgende Aufgaben:

• Den Fokus der Gruppenarbeit auf die gestellte Aufgabe lenken
• Die gleichberechtigte Beteiligung aller Gruppenmitglieder gewährleisten
• In Zusammenarbeit mit dem Zeitnehmer die Gruppe zu einem Arbeitsergebnis innerhalb der Zeit führen.

Als Moderator eignen sich in erster Linie Personen, die dem zu bearbeitenden Thema möglichst neutral gegenüber stehen bzw. nicht Treiber der zu behandelnden Idee sind. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Moderator die Arbeitsgruppe quasi im Alleingang mitzieht und voller Begeisterung den Großteil der Arbeit alleine macht. Konzentriert er sich hingegen zu sehr auf die Moderatorenrolle, kann es leicht passieren, dass er sein Anliegen nicht adäquat in die Gruppenarbeit einbringt.