Ein Lastenheft leistet immer einen entscheidenden Beitrag zum Projekterfolg, denn es ist das "Wünsch-Dir-Was" des Auftraggebers, d.h. des externen Kunden oder der Marketingabteilung bzw. des Produktmanagements: Erst wenn ich die technischen Erwartungen meines Auftraggebers an das zu erstellende IT-System kenne, kann ich sie auch erfüllen.

Es gibt viele verschiedene Gründe, warum kein Lastenheft vorliegt. Die Erstellung ist zwar eigentlich Aufgabe des Auftraggebers, dieser ist jedoch häufig nicht in der Lage oder willens, die genauen Anforderungen zu spezifizieren, die er an das Projekt hat. Deshalb delegieren viele Auftraggeber diese Aufgabe an die Projektleitung.

Unternehmen, die ein Produkt direkt an den Endkunden verkaufen, haben keinen Auftraggeber, der ein Lastenheft vorgibt. Diese Aufgabe sollte das unternehmensinterne Produktmanagement übernehmen. In der Realität kommt das Produktmanagement dieser Aufgabe häufig jedoch nicht nach. Ein weiterer Grund kann sein, dass Projekte auf einer operativen Ebene vereinbart werden, d.h. die durchzuführenden Tätigkeiten werden abgestimmt, aber es wird versäumt, eindeutige, messbare und realistische Abnahmekriterien zu vereinbaren.

Grundlage für Verständnis über Wünsche und Anforderungen

In den über zehn Jahren als Troubleshooter in der Automobilentwicklung war es stets eine meiner ersten Aufgaben, in kurzer Zeit ein effektives Lastenheft zu erstellen, um eine sinnvolle Strategie aufbauen zu können, mit der ich das Projekt aus der Krise führte . Dementsprechend wurde jedem Mitglied eines Projektteams, mit dem ich begonnen habe, ein Lastenheft zu erstellen, erst durch diese Arbeit wirklich klar, was der Auftraggeber wünscht.

Zudem erhalten alle Beteiligten einen Überblick über das System sowie die Grundlage für Kosten- und Zeitpläne. Dennoch herrscht in vielen Projekten häufig die Meinung vor, dass ein Lastenheft nicht benötigt wird. Diese Ablehnung basiert auf unterschiedlichen Denkfehlern, auf die ich in der Folge näher eingehen werde. Das Resultat ist jedoch meist das gleiche: Das Projekt läuft Gefahr zu scheitern, weil die Wünsche und Anforderungen des Kunden nicht klar sind.

Über die Jahre habe ich einen smarten Prozess in fünf Schritten entwickelt, mit dem Sie für jedes Projekt innerhalb von zwei Wochen ein freigegebenes Lastenheft erstellen können – egal ob Sie im agilen oder im klassischen Umfeld agieren. Zwar erlangt solch ein "agiles" Lastenheft (weil kurzfristig erstellt) nicht die Güte und die Reife eines Lastenhefts, an dem über Wochen oder Monate hinweg gearbeitet wurde, jedoch war das Ergebnis immer wesentlich besser als das, was bis dahin in dem Projekt vorlag. Bei den Krisenprojekten, in die ich gerufen werde, reicht die Bandbreite von kein Lastenheft vorhanden bis hin zu Bergen von Lastenheften, die unbrauchbar waren.

Von Trugschlüssen und Irrtümern

Die Herangehensweise zur Erstellung des agilen Lastenhefts habe ich im Laufe der Jahre verfeinert und die fünf Schritte sukzessive perfektioniert. Bevor ich diese erläutere, möchte ich skizzieren, warum die Erstellung eines Lastenhefts im klassischen wie im agilen Kontext noch immer gescheut wird – und wie Sie als Verfechter agieren können, um dies für Ihre Entwicklungsprojekte zu ändern.

Denkfehler 1: Zeitmangel

"Wir haben schon mit dem Projekt begonnen und können nicht wieder von vorne anfangen." So wurde ich als Troubleshooter häufig begrüßt. Leider ist diese Vorgehensweise im Projektmanagement international sehr verbreitet: Erst einmal anfangen und sich dann Gedanken um die Anforderungen des Kunden machen.

Bildlich lässt sich das so darstellen: Es werden einfach Bagger bestellt, eine Grube ausgehoben und 50 Ingenieure beauftragt, ein Haus zu bauen – gefolgt von großem Staunen, weil die Küche auf dem Dach, die Garage auf der ersten Etage und Zeit und Geld weg sind. Würden Sie auch so vorgehen, wenn Sie 500.000 Euro in Ihr neues Eigenheim investieren wollen?

Denkfehler 2: Pflichtenheft

"Wir haben doch schon ein Pflichtenheft, das reicht." Auch dieser Denkfehler ist fatal, denn Lasten- und Pflichtenhefte haben völlig unterschiedliche Nutzen: Während das Lastenheft auf der Kundenebene angesiedelt ist und die Kundenwünsche beinhaltet, spielt das Pflichtenheft als Antwort auf diese Anforderungen auf der Systemebene eine Rolle. Beide müssen unabhängig voneinander existieren.

Denkfehler 3: Agilität