Anstelle von Dienstanweisungen, Berichten und anderen Dokumenten treten beim Visuellen Management Bilder, Symbole, Grafiken und andere visuelle Elemente, die Informationen schneller und wirksamer als Texte an ihre Empfänger übermitteln sollen. So gibt z.B. ein ↑Ampelindikator in weniger als einer Sekunde Auskunft über Projektstatus und bestehenden Handlungsbedarf.

Visuelles Management geht auf viele Ursprünge zurück und hat somit weder einen Erfinder noch eine eindeutige Quelle. Zwar wird in der Literatur oftmals das Toyota Produktionssystem als Ausgangspunkt für Visuelles Management angeführt, aber z.B. bereits Henry Gantt verwendete 1910 die nach ihm benannten Gantt-Charts zur Einsatz- und Produktionsplanung.

Vorteile und Grenzen von Visuellem Management

Visuelle Signale zur Kommunikation haben gegenüber Sprachsignalen (geschrieben oder gesprochen) folgende Vorteile:

• sie können direkt in das Design der betroffenen Objekte integriert werden (z.B. Füllstandsanzeigen bei Kanban)
• sie können schnell erfasst werden (z.B. Ampelindikator)
• sie können intuitiv verstanden werden (z.B. Pfeile für Richtungsanzeigen)
• sie erfordern keine Kenntnis der lokal gültigen Sprache
• sie können auch von Analphabeten verstanden werden

Der Verwendung visueller Signale sind aber auch Grenzen gesetzt:

• sie erlauben keine komplexen Aussagen (z.B. Entscheidungsvorlagen)
• zu viele visuelle Signale führen dazu, dass der Empfänger sie ignoriert (z.B. Außenwerbung lenkt von Verkehrszeichen ab)
• sie müssen in hohem Maße standardisiert sein, um sicher von allen verstanden zu werden (z.B. Tauchzeichen nach ISO 24801-2)

Erläuterungen und Kommentar

Visualisierungen und Visuelles Management leistet im Projektmanagement wertvolle Unterstützung für die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten. Insbesondere für zusammenfassende und zeitkritische Kommunikationsprozesse (z.B. gegenseitige Statusmeldungen voneinander abhängiger Teilprojekte) oder für einfache Informationsweitergaben (z.B. Feedback an das Team über Arbeitsfortschritt) ist visuelle Kommunikation vorteilhaft. Ebenso sind viele visuelle Methoden wie z.B. Mind Mapping oder auch die Netzplantechnik weitaus effizienter als das Arbeiten mit Tabellen oder Texten.

Andererseits muss berücksichtigt werden, dass visuelle Darstellungen stets Informationsverlust bedeuten. So ist es z.B. notwendig, dass zu einem Netzplan zusätzliche Informationen hinterlegt werden, die z.B. die Gründe für Abhängigkeiten oder Annahmen über die Randbedingungen (z.B. Wetter) dokumentieren. Ebenso ist z.B. eine Risikomatrix ohne ausführliche Beschreibungen der betrachteten Risiken nutzlos, da sich aus ihr keinerlei Handlungsmöglichkeiten ableiten lassen.