Voraussetzung für Management by Exception ist die Ausstattung jeder Organisationseinheit und jedes Mitarbeiters gemäß des Kongruenzprinzips mit den erforderlichen Befugnissen, um die anstehenden Aufgaben ohne Eingreifen der nächsten Führungsebene durchführen zu können.
Für sich allein ist MbE nicht ausreichend, um ein Unternehmen zu führen. Deshalb wird es z.B. im Harzburger Modell mit den Methoden des Management by Delegation und Führung durch Zielvereinbarung (Management by Objectives) verbunden.
Für die Ablauforganisation von Projekten bietet sich das Management by Exception als schlüssiges Konzept an. Es ermöglicht den Teams, selbstorganisiert in hoher Eigenverantwortlichkeit zu arbeiten und bei Bedarf Management-Entscheidungen abzurufen. Bei PRINCE2® zählt das Management by Exception deshalb zu einem der sieben Prinzipien.
Zwar erscheint Management by Exception auf den ersten Blick sehr überzeugend, aber es bringt zwei Gefahren mit sich, die leicht übersehen werden und in der Praxis zu den häufig anzutreffenden Projektkrisen führen. Die erste Gefahr besteht darin, dass auf die unbedingt notwendige, wesentlich intensivere Berichterstattung an die höhere Management-Ebene verzichtet wird. Die zweite Gefahr ist, dass zu spät eskaliert und verzögert entschieden wird.
Management by Exception hebt keineswegs die Verantwortung der höheren Management-Ebenen auf. Diese sind nach wie vor letztverantwortlich für die von ihnen beauftragten Ergebnisse. Deshalb benötigt ein erfolgreiches MbE eine aktuelle und umfassende Berichterstattung. Um den Aufwand für die Berichterstattung gering zu halten, sollten Berichte stark formalisiert sein und nicht in Form von zeitaufwendigen Meetings präsentiert werden. Zweck der Berichterstattung ist, die oberen Management-Ebenen im Bedarfsfall zu schnellen Entscheidungen zu befähigen.
In der Wahrnehmung von Management by Exception dominiert häufig der Aspekt des eigenständigen, selbstorganisierten Arbeitens. Weitaus wichtiger ist jedoch die unverzügliche und effiziente Behandlung von Eskalationen. Oft werden drohende Toleranzüberschreitungen nicht frühzeitig eskaliert, da dies als Eingeständnis eines Fehlers angesehen wird. Ebenso häufig werden eskalierte Entscheidungen nicht unverzüglich getroffen, da entweder die Entscheidungsberechtigten nicht verfügbar oder nicht ausreichend informiert sind.
