Wie der erste Teil dieses Beitrags zeigt, gibt es außer Pivot-Tabellen auch andere leistungsfähige Techniken, um Projektdaten zu analysieren und das Ergebnis in kompakter Form darzustellen. Die in Teil 1 vorgestellten Techniken basieren auf den Funktionen ZÄHLENWENN und SUMMEWENN, mit denen sich bedingte Abfragen anhand eines bestimmten Kriteriums aufbauen lassen.

Nicht immer reicht jedoch ein einziges Kriterium aus, um aussagekräftige Abfragen zu erstellen. Lesen Sie in diesem zweiten Teil, wie Sie Auswertungen mit mehreren Abfragekriterien definieren können. Die dabei verwendeten Funktionen SUMMEWENNS und MITTELWERTWENNS sind ab Excel 2007 standardmäßig verfügbar. Eine weitere hilfreiche Funktion ist SUMMENPRODUKT, mit der Sie auch Abfragen aufbauen können, in denen die Kriterien nicht mit UND, sondern mit ODER verknüpft sind.

Dieser Beitrag knüpft unmittelbar an den ersten Teil an und stellt die Techniken für die Abfragen 3 bis 7 des dort beschriebenen Beispiels vor (Bild 1). Die Tabelle mit den Projektdaten des Beispiels (Bild 2) können Sie zusammen mit diesem Beitrag herunterladen.

Bild 1: Das Beispielcockpit – erstellt mit den Formeln SUMMEWENN, SUMMEWENNS, MITTELWERTWENNS und SUMMENPRODUKT.

Bild 2: Auszug aus der Datentabelle des Beispiels.
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Abfrage 3: Wie hoch sind die Istkosten in einem Quartal für eine bestimmte Abteilung?

Eine typische Fragestellung in unserem Beispiel könnte lauten: Wie viel Euro wurden im 4. Quartal für EDV-Projekte ausgegeben? In diesem Fall müssen also mehrere Kriterien geprüft werden, bevor summiert wird: Die Abteilung und der Zeitraum (hier das Quartal).

Mit Hilfe der Funktion SUMMEWENNS können Sie diese Frage beantworten. So geht’s:

1. Wählen Sie zunächst im Auswertungsbereich in Zelle B10 in der Dropdown-Liste den Eintrag "EDV". Geben Sie rechts daneben in C10 die Zahl für das gesuchte Quartal ein – hier also eine "4".
2. Markieren Sie D10. Hier soll die Summe der Kosten berechnet werden, für die die Kriterien in B10 und C10 zutreffen.
3. Tippen Sie "=SU", wählen Sie aus der angezeigten Funktionsliste den Eintrag SUMMEWENNS aus und übernehmen Sie die Funktion per Tab-Taste in die Bearbeitungsleiste.
4. Zur Eingabe des ersten Arguments ("Summe_Bereich") positionieren Sie in der Datentabelle den Mauszeiger über der Spalte "Istkosten" und klicken Sie, sobald dieser sich in einen kleinen schwarzen Pfeil verwandelt. Die angezeigte Formel lautet jetzt =SUMMEWENNS(Projekte[Istkosten].
5. Setzen Sie ein Semikolon und markieren Sie auf die gleiche Weise die Spalte "Abteilung", um das zweite Argument festzulegen ("Kriterien_Bereich1"). In der Bearbeitungsleiste steht jetzt als vorläufige Formel: =SUMMEWENNS(Projekte[Istkosten];Projekte[Abteilung].
6. Nach einem weiteren Semikolon klicken Sie auf Zelle B10. Dort steht das erste Kriterium – hier "EDV" für die zu berücksichtigende Abteilung. Die Formel lautet nun: =SUMMEWENNS(Projekte[Istkosten];Projekte[Abteilung];B10.
7. Nach einem erneuten Semikolon lassen Sie das Argument für Kriterien_Bereich2 folgen. Markieren Sie dazu wieder mit dem kleinen schwarzen Pfeil die Spalte "Quartal". Die Formel lautet jetzt: =SUMMEWENNS(Projekte[Istkosten];Projekte[Abteilung];B10;Projekte[Quartal].
8. Fügen Sie nach einem weiteren Semikolon das Argument Kriterien2 hinzu, indem Sie auf C10 klicken, also die Zelle mit der Ziffer des gewünschten Quartals. Schließen Sie mit Enter ab. Die komplette Formel ist:
   =SUMMEWENNS(Projekte[Istkosten];Projekte[Abteilung];B10;Projekte[Quartal];C10).

Bild 3: Mit dieser SUMMEWENNS-Funktion werden zwei Auswahlkriterien beim Addieren von Werten berücksichtigt.

Abfrage 4: Wie viele Projekte wurden in den ersten vier Monaten von 2012 abgeschlossen?

Umfasst der abzufragende Zeitraum ein komplettes Quartal, kann in der Formel auf die Informationen in der Spalte "Quartal" zurückgegriffen werden, um den Zeitraum anzugeben. Doch was, wenn der zu betrachtende Zeitraum nicht genau einem Quartal entspricht, sondern kürzer oder länger ist? So kann beispielsweise im Mai die Aufgabe anstehen, die Anzahl der Projekte zu ermitteln, die seit Jahresbeginn bis zum Ende des Monats April abgeschlossen wurden.

Hier muss die Formel drei Bedingungen berücksichtigen: Den Projektstatus (in dem Fall D für "Fertig"), den Beginn sowie das Ende des gewünschten Zeitraums. Bild 4 zeigt die Ausgangssituation. Zur Lösung der Aufgabe verwenden Sie diesmal die Funktion ZÄHLENWENNS.