Mitglieder virtueller Teams kommen, anders als Mitglieder lokaler Teams, selten oder gar nicht physisch in einem Raum zusammen. Die Mitarbeiter sitzen an unterschiedlichen Orten und nehmen sich durch das Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen nicht nur als geographisch weit voneinander entfernt wahr.

Dieser Artikel zeigt, wie es gelingt, im virtuellen Projektteam mit der sog. "Critical-Incidents-Methode" eine lebendige Gesprächskultur zu etablieren, die in regelmäßigen virtuellen Zusammenkünften gelebt wird und als Selbstverständlichkeit im Projektalltag integriert ist (Hildebrandt et al., 2013). Diese hilft nachhaltig, die räumliche und emotionale Distanz der Teammitglieder zueinander zu überbrücken. Die Methode geht zurück auf den Flugpsychologen J.C. Flannagan und wird heutzutage zum Austausch und zur Konfliktlösung genutzt.

Die Critical-Incidents-Methode ermöglicht den Mitgliedern virtueller Teams auch

• Konflikte frühzeitig offen anzusprechen und zu klären sowie

• Probleme, mit denen ein Teammitglied im Projekt konfrontiert ist, gemeinschaftlich zu lösen, aber auch

• zu reflektieren, wo die Projektarbeit im Team besonders gut gelaufen ist – und warum dies so war.

Fehlende Gesprächskultur und emotionale Distanz

Verbreitet sind bei virtuellen Teams folgende zwei Szenarien: Die Teammitglieder begegnen sich nur einmal, nämlich zu Projektbeginn, oder sogar erst im Projektverlauf face to face und lernen sich erst in diesem Treffen gegenseitig besser kennen. Eine lebendige und wertschätzende Gesprächskultur, wie sie sich bei lokalen Teams ganz natürlich in den Pausen an den Kaffeemaschinen, bei Begegnungen in den Gängen und in mehr oder weniger regelmäßigen Veranstaltungen zur Teambildung etabliert, kann zwischen den Mitgliedern eines virtuellen Teams so nicht entstehen.

Davor und danach unternehmen Projektleiter wie Teammitglieder wenig, um einen gesunden sozialen Umgang in den Projektalltag zu integrieren. Das liegt u.a. an der nach wie vor weit verbreiteten Annahme, dass nur Kommunikation von Angesicht zu Angesicht bei gleichzeitiger Wahrnehmung der Körpersprache des Anderen zu einer emotionalen Nähe führen kann, welche die Zusammenarbeit im Team fördert. Diese Sichtweise wird jedoch der veränderten Realität der globalisierten Arbeitswelt nicht gerecht.

Mangelndes Verantwortungsbewusstsein für das Team

Wenn Menschen aufeinander treffen, kommunizieren sie immer. Es ist praktisch unmöglich, nicht mit dem Gegenüber zu kommunizieren. Sprachmelodik, Körpersprache, selbst das Schweigen vermitteln immer eine Botschaft. In virtuellen Teams können wir es vermeintlich vermeiden zu kommunizieren, indem wir im wahrsten Sinne des Wortes abschalten und so die Kollegen ausblenden. Dies passiert besonders schnell, wenn wir zu unseren virtuellen Kommunikationspartnern keine persönliche Beziehung aufgebaut haben. "Die Anderen" sind uns emotional zu fern, sind quasi nicht (be-)greifbar.

Dies hat zur Folge, dass wir uns für das Team und das gemeinsame Gelingen der Teamaufgabe weniger oder, im schlimmsten Fall, gar nicht verantwortlich fühlen. Wenn dieses Zugehörigkeitsgefühl und Verantwortungsbewusstsein fehlt, tritt schnell der negative Effekt des sog. "Life-Hackings" ein: Dann machen wir die Dinge so, wie sie für uns am einfachsten sind, nicht aber am wertvollsten für unser Team.

Eine der besonderen Herausforderungen für global agierende Projektteams ist es deshalb, in der Virtualität ein Gemeinschaftsgefühl herzustellen, wie es z.B. die Mitglieder einer intakten Familie verinnerlicht haben. Stellen Sie sich eine Familie beim gemeinsamen Spieleabend vor. Ein Familienmitglied bekommt Durst und geht in die Küche, um sich etwas zu trinken zu holen. Weil es sich den anderen Familienmitgliedern verbunden fühlt, fragt es, ob es ihnen etwas mitbringen kann. Einfacher wäre es, wenn es nur an sich denken würde. Sein Zugehörigkeitsgefühl und Verantwortungsbewusstsein lassen es jedoch ganz selbstverständlich einen Mehraufwand, ein Extra an Arbeit auf sich nehmen, von dem die ganze Familie profitiert.

Critical-Incidents-Treffen als Gesprächsrahmen

Erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit funktioniert nach dem gleichen Prinzip: Mitarbeiter, die sich ihrer virtuellen Gruppe zugehörig und für sie verantwortlich fühlen, denken für diese mit und scheuen zusätzlichen Aufwand nicht.