In Projekten werden oft Mails an eine größere Gruppe von Personen gesendet. Mit einer Serien-E-Mail lässt sich sicherstellen, dass der Verteiler nicht allen Empfängern bekannt wird, außerdem kann das Anschreiben individualisiert werden (z.B. persönliche Anrede). Jessika Herrmann und Nicole Riedler zeigen, wie Sie mit Microsoft Word eine Serien-E-Mail erstellen und über Microsoft Outlook verschicken, wenn die Adressdaten in Microsoft Excel vorliegen.
In Projekten werden oft Mails an eine größere Gruppe von Personen gesendet. Mit einer Serien-E-Mail lässt sich sicherstellen, dass der Verteiler nicht allen Empfängern bekannt wird, außerdem kann das Anschreiben individualisiert werden (z.B. persönliche Anrede). Jessika Herrmann und Nicole Riedler zeigen, wie Sie mit Microsoft Word eine Serien-E-Mail erstellen und über Microsoft Outlook verschicken, wenn die Adressdaten in Microsoft Excel vorliegen.
In Projekten ist es manchmal notwendig, an eine größere Gruppe von Personen Mails zu schicken - seien es Einladungen oder Informationen zum Arbeitsfortschritt. Wenn Sie eine E-Mail-Gruppe angelegt haben, erfährt jeder Adressat, wer die Mail außer ihm noch empfängt; Vertraulichkeit ist somit nicht gegeben. Außerdem erhält jeder denselben Text - eine persönliche Ansprache oder Variationen des Textes sind nicht möglich. Mit einem Serienbrief können Sie an Empfängergruppen individualisierte Mails verschicken, ohne dass der Verteiler allen Empfängern bekannt wird. Das ist z.B. sinnvoll, wenn Sie an mehrere konkurrierende Bieter Ausschreibungsunterlagen verschicken oder Ihr Stakeholdermanagement besonders persönlich gestalten wollen.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen beispielhaft, wie Sie eine Serien-E-Mail erstellen, wenn die Adressdaten in Excel vorliegen. Das beschriebene Vorgehen funktioniert auch, wenn die Adressdaten in einer Word-Tabelle oder einer Datenbank gespeichert sind.
Bild 1: Der Seriendruck-Manager.
Bild 2: Beispiel für eine Adressliste in Excel.
Bild 3: Die Excel-Datei mit den Adressen markieren.
Bild 4: Seriendruckfeld einfügen.
Bild 5: Bedingungsfeld einfügen.
Mit dieser Eingabe bewirken Sie, dass aus "Sehr geehrte" ein "Sehr geehrter" wird, wenn die Mail an einen Herren gerichtet ist.
In der Excel-Datei muss in den Feldern für männliche Adressaten unter "Anrede" auch tatsächlich "Herr" stehen. Wenn die Anrede später in der Vorschau nicht korrekt angezeigt wird, überprüfen Sie nochmals die Daten in der Excel-Datei.
Bild 6: Vorschau der Datensätze.
