Multitasking hat schon längst im Arbeitsalltag Einzug gehalten – auch in der Projektarbeit. So bearbeiten die Teilnehmer in Status-Meetings oder Telefonkonferenzen häufig "nebenher" E-Mails oder surfen im Internet. Die Verführung zum Multitasking im Projektalltag ist groß: Hoher Zeitdruck, die unausgesprochene Erwartung, dass E-Mails sofort beantwortet werden, und die technischen Möglichkeiten verleiten dazu.

Auf den ersten Blick wirkt es so, also ob diese Menschen multitaskingfähig wären, d.h. gleichzeitig mehrere Dinge erledigen könnten, und damit ihre Produktivität steigern würden. Studien belegen jedoch inzwischen, dass durch Multitasking nicht die Produktivität steigt, sondern abnimmt (Paridon, 2010; Ophir u.a., 2009). Was steigt, ist der Stresspegel.

Dieser Tipp schildert, warum Menschen nicht wirklich multitaskingfähig sind, und zeigt, wie Sie sich mit ganz einfachen Maßnahmen vor dem verführerischen Multitasking schützen.

Mythos Multitasking

Der Begriff "Multitasking" (Wikipedia) kommt aus der Computertechnologie. Mit Multitasking wird die Fähigkeit eines Betriebssystems beschrieben, mehrere Aufgaben (Tasks) im schnellen Wechsel durchzuführen, sodass sie scheinbar zeitgleich abgearbeitet werden.

Auch unser Gehirn kann trotz seiner hohen Leistungsfähigkeit nicht wirklich mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Es bearbeitet beim Multitasking kleine Aufgabenabschnitte ebenfalls in schnellem Wechsel.

Eine Untersuchung von Xenia Weißbecker-Klaus (Weißbecker-Klaus, 2014) deckt die Auswirkungen auf:

• verlangsamte Abarbeitung: Bei mehreren, komplexeren Tätigkeiten verlängert sich die Zeitspanne, bis ein Mensch sich auf die jeweils andere Tätigkeit konzentrieren kann. In der Summe dauert die Erledigung dieser Aufgaben länger, als wenn er die Aufgaben hintereinander ausgeführt hätte.
• sinkende Konzentrationsfähigkeit: Menschen fällt es schwer, sich auf eine Tätigkeit zu konzentrieren, wenn sie dazwischen andere Aufgaben verrichten. So haben Untersuchungen gezeigt, dass während der Autofahrt selbst bei einem Telefonat mit einer Freisprechanlage die Reaktionsfähigkeit so beeinträchtigt ist, wie wenn der Fahrer 0,8 Promille Alkohol im Blut hätte (Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.), 2012).
• steigende Fehlerhäufigkeit: Die Leistungsfähigkeit des Gehirns sinkt, wenn es mehrere anspruchsvolle Aufgaben gleichzeitig erledigen muss. Zugleich machen wir mehr Fehler – und wir begehen Fehler, die wir normalerweise nicht machen würden.
• Stress bzw. gesundheitliche Probleme: Nicht zuletzt erzeugt Multitasking Stress, der durch ständiges Multitasking chronisch wird und zu Gesundheitsproblemen führt.

Multitasking lässt sich immer dann vermeiden, wenn Sie die Aufgaben auch sequentiell abarbeiten können. Und das ist meistens der Fall. Sie müssen es sich "nur" zubilligen.

Strategien zum Umgang und zur Vermeidung von Multitasking

Einige der folgenden Empfehlungen sind Ihnen vielleicht bereits bekannt. Oft "vergessen" wir sie aber, da wir meinen, multitaskingfähig sein zu müssen: