Manche Menschen sind von Natur aus gut organisiert und können sich ohne Probleme auf die nächste Aufgabe konzentrieren. Doch die meisten benötigen hin und wieder einen kleinen Anstoß, um eine Aufgabe nicht ständig vor sich her zu schieben. Nach Aussage des Prokrastinations-Experten Dr. Piers Steel geben 95% der Menschen an, Dinge aufzuschieben (Steel, 2010). Für 20% ist Prokrastination, auch Studentensyndrom genannt, ein dauerhaftes Problem mit negativen Folgen für den eigenen Erfolg. Mit den folgenden Tipps können Sie als Projektleiter die Mitglieder Ihres Teams dabei unterstützen, das Aufschieben von Aufgaben zu minimieren. Je nach Persönlichkeitsstruktur Ihres Teams kann dies erhebliche Auswirkungen auf den Projekterfolg haben.

Projektszenario

Als Projektmanagerin verantwortet Frau Maier die Organisation eines Firmenevents. Sie plant die einzelnen Aufgaben von der Festlegung der Sprecher über die Gestaltung der Einladung bis hin zur Organisation des Caterings. Nachdem im Wasserfall-Modell alles geplant ist, gibt sie die Aufgaben per E-Mail an die zuständigen Kollegen weiter. Jedes Teammitglied erhält eine E-Mail mit einer kurzen Beschreibung und dem gewünschten Datum der Fertigstellung. Nach zwei Wochen fragt Frau Maier zum ersten Mal nach dem aktuellen Status und bekommt u.a. von ihrem Projektmitarbeiter Herrn Müller zu hören: "Ich bin noch nicht dazu gekommen, ein anderes wichtiges Projekt hat mich aufgehalten". Die einzige bereits erledigte Aufgabe ist die Bestellung des Caterings. Die Recherche nach den Sprechern liegt noch auf Eis und verzögert dementsprechend die Gestaltung und den Versand der Einladungen.

Die folgenden Tipps zeigen auf, wie Frau Maier es hätte besser machen können. Denn in der Rolle des Projektmanagers ist auch die Fähigkeit zur Mitarbeiterführung gefragt. Aufgaben zu delegieren, klappt mit einer entsprechenden Anleitung und Aufbereitung deutlich besser. Durch eine gute Zusammenarbeit auf Augenhöhe können Sie der Prokrastination im Team entgegenwirken.

Tipp 1: Eine umfangreiche Aufgabe in kleine Häppchen teilen

Jeden Mitarbeiter – egal wie erfahren er ist – kann eine Aufgabe im ersten Moment lähmen, wenn sie zu groß erscheint. Die meisten Menschen gehen morgens erst einmal die kleinen Aufgaben an, wie kurze E-Mails beantworten, dem Kollegen die angeforderten Unterlagen schicken etc. Später folgen weitere E-Mails und immer wieder klingelt das Telefon. Auch bei Herrn Müller aus dem Beispiel ist das so. Die Arbeit am Event-Programm, für die er circa sechs Stunden eingeplant hat, rutscht auf der To-Do-Liste deshalb immer weiter nach hinten, weil der große freie Zeit-Slot, der dafür nötig ist, einfach nicht kommt.

Für Abhilfe kann hier die Getting-Things-Done-Methode von David Allen sorgen, eine der bekanntesten Selbstmanagement-Methoden (Allen, 2015). Sie empfiehlt, Aufgaben in handhabbare Schritte zu unterteilen und all diese Schritte in einem Programm zur Aufgabenverwaltung zu notieren. Projektleiter können sich dieses Prinzip zu Eigen machen, indem sie Projekte schon bei der Planung in möglichst kleine Teilaufgaben unterteilen. Im Beispiel sollte Frau Maier nicht einfach nach einem fertigen Event-Programm fragen, sondern die Recherche nach den Sprechern, die Abstimmung mit der Geschäftsleitung, die Sprecher-Akquise und die Ausformulierung der Sprecher-Viten einzeln aufgeschlüsselt an die Mitarbeiter delegieren.

Wer eine Planungssoftware nutzt, kann zudem ganz einfach mit Templates arbeiten. So müssen wiederkehrende Aufgaben nur einmal in ihre Teilaufgaben gegliedert werden und stehen danach immer wieder zur Verfügung.

Tipp 2: Die Priorität kenntlich machen

Wenn die To-Do-Liste eines Mitarbeiters sehr lang ist, ist es gut möglich, dass er bei der Frage, wo er beginnen soll, die falsche Aufgabe wählt. Wie oben erläutert, könnte es z.B. sein, dass er eine Aufgabe als erstes angeht, die besonders leicht oder kurz erscheint. Schwierigere, aber wichtigere Aufgaben werden nach hinten geschoben.

Als Projektleiter können Sie das vermeiden, indem Sie klare Prioritäten setzen und diese Ihrem Team kommunizieren. Das kann z.B. über eine festgelegte Farbgebung für die Wichtigkeit von Projekten erreicht werden: Rote Projekte haben höchste Priorität, gelbe eine etwas niedrigere und grüne Projekte können auf der To-Do-Liste nach hinten geschoben werden, wenn gerade keine Kapazitäten frei sind. Sie sollten mit der roten Farbgebung sparsam umgehen, damit am Ende nicht alle Projekte rot markiert sind. Im besten Fall sollte jeder Mitarbeiter nur ein oder zwei Aufgaben aus roten Projekten auf seinem Schreibtisch haben.

Mit einer Software lassen sich die Farben in Echtzeit anpassen, wenn sich die Umstände ändern. Auch andere Marker, wie ein Kürzel am Projektnamen, sind denkbar. Dadurch machen Sie es Ihrem Team leichter, nach dem Prinzip "First things first" vorzugehen, also die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst anzugehen, anstatt sie (unbewusst) vor sich her zu schieben.

Dabei ist zu beachten, dass Wichtigkeit nicht automatisch Dringlichkeit bedeutet (Siehe hierzu auch die Methodenbeschreibung "Eisenhower-Matrix", Projekt Magazin). Sie können durchaus eine Aufgabe rot markieren, die länger Zeit hat als eine andere, gelbe Aufgabe – z.B. weil die Wichtigkeit der Aufgabe keine Fehler duldet, die durch ein zu spätes Beginnen und hektisches Arbeiten entstehen könnte. So kann die Erschließung einer neuen Zielgruppe wichtig sein, während die Bestellung der Visitenkarten für die nächste Konferenz "nur" dringend ist.