Eine angenehme Arbeitsumgebung ist die beste Grundlage für Moderator und Teilnehmer, um ein gutes Besprechungsergebnis zu erzielen. Sie motiviert und unterstützt Ihre Mitarbeiter und Teammitglieder unbewusst bei ihrer Arbeit.Gerade bei langen, harten Arbeitssitzungen ist das Umfeld wichtig und sollte optimal gestaltet sein.

Das Besprechungszimmer

In einem großen leeren Raum fühlt sich kaum jemand wohl - zum Beispiel dann, wenn gerade einmal vier von 30 Plätzen besetzt sind und die Gesprächspartner weit von einander entfernt sitzen. Das Unterbewusstsein nimmt solche Unzulänglichkeiten der Arbeitsumgebung wahr.

Sitzen die Teilnehmer dagegen in einem Raum der passenden Größe und ohne viele leere Plätze in einer Runde zusammen am Tisch, ist die Atmosphäre wesentlich freundlicher. Reservieren Sie sich also einen für die Teilnehmerrunde angemessen großen Raum. Ist dies nicht möglich, können Sie eine "kleine Runde" innerhalb des Zimmers schaffen, indem Sie einfach die Tische zusammenrücken. So können sich die Teilnehmer gegenüber sitzen - die beste Voraussetzung für einen Dialog.

Die Temperatur

In einem überwärmten Raum, den die Sonne zu lange ungestört aufheizen konnte, ist produktives Arbeiten ebenso wenig möglich wie in einem unterkühlten Zimmer, in dem die Teilnehmer frieren. In den Sommermonaten empfiehlt sich daher besonders bei wenig benutzten Räumen, mindestens eine Stunde zuvor die Raumtemperatur zu prüfen und wenn nötig die Klimaanlage nachzuregeln. Bei direkter Sonneneinstrahlung ist es sinnvoll, schon vormittags die Jalousien zu schließen, auch wenn die Besprechung erst viel später beginnt. Ist der Raum überwärmt, bietet sich als Notlösung nur noch an, kurzfristig den Raum zu wechseln, wenn Sie nicht durch Öffnen der Fenster schnell Abhilfe schaffen können.

In der kalten Jahreszeit sollten Sie je nach Außentemperatur ein bis zwei Stunden vorher die Raumtemperatur kontrollieren, um bei Bedarf die Heizung nachzuregeln. Als Richtwert für die Arbeitstemperatur sollte die in Ihrem Unternehmen übliche Wärme angesetzt werden, denn die Mitarbeiter sind dementsprechend gekleidet.

Die Luftqualität

Neben der Temperatur beinflusst die Luftqualität das Raumklima . Trägt die Luft noch Akzente aller vorherigen Besprechungen, reicht es meist nicht, die Fenster zu öffnen. Eine Durchlüftungs-Pause von fünf bis zehn Minuten ist mindestens notwendig, um in einem durchschnittlich großen Raum für einen brauchbaren Sauerstoffgehalt zu sorgen. Dieser Richtwert gilt, wenn außer den Fenstern auch Türen geöffnet werden können. Die Luftqualität nimmt während der Besprechung stetig ab - je voller der Raum, desto schneller. Daher ist es sinnvoll, während der Sitzungen alle 60 bis 90 Minuten kräftig durchzulüften. Die Teilnehmer können den Raum in der Zwischenzeit kurz verlassen, wenn es zu kalt wird. Sauerstoffreiche Luft erwärmt sich schnell wieder. Sie ist für konzentriertes Arbeiten unabdingbar. Schließlich soll das Gehirn aktiv und jeder Besprechungsteilnehmer ganz bei der Sache sein.

Die Verpflegung

Marathonbesprechungen ohne gute Verpflegung sind problematisch. Denn mit fallendem Zuckerspiegel sinkt die Konzentrationsfähigkeit. Knurrende Mägen machen aggressiv und halten ebenso vom Denken ab wie zu volle. Bei langen und harten Besprechungen ist eine gute Versorgung der Teilnehmer die beste Grundlage für ein gutes Arbeitsergebnis.

Neben Kaffee und Tee dürfen Erfrischungsgetränke nicht fehlen. Kohlensäurearmes Mineralwasser sollte immer da sein, um den Flüssigkeitshaushalt aufzutanken. Auch koffeinhaltige Getränke schaden nicht, wenn die Besprechung länger dauert. Sorgen Sie für gekühlten bzw. frisch aufgebrühten Nachschub.

Für lange Nachmittage und Abende ist ein Energieschub zu empfehlen: Kekse und Schokolade heben den Zuckerspiegel ebenso wie Obst. Für Open-End-Veranstaltungen sollte ausreichend Proviant vorhanden sein. Beachten Sie bei der Obstauswahl: Weintrauben, Äpfel oder Bananen sind leichter handhabbar als Pfirsiche oder Orangen.

Brote und Häppchen oder auch Kuchen und Süßigkeiten sollten Sie so auswählen und portionieren, dass die Teilnehmer sie einfach und ohne Kleckern essen können und die Hände danach nicht kleben. Hier kommt es mehr auf eine gute Mischung an als auf tolle Dekoration. Bieten Sie deshalb auch Vollkornprodukte und Vegetarisches an!