Jeder Fußballtrainer weiß, dass man ein Fußballspiel nur gewinnen kann, wenn die Mannschaft gut darauf vorbereitet ist. Genauso ist es auch bei einem Workshop. Eine gute Vorbereitung trägt nicht nur dazu bei, dass der Workshop gut verläuft, sondern sorgt dafür, dass die erarbeiteten Ergebnisse nach dem Workshop auch umgesetzt werden. Dieser Tipp beschreibt, was Veranstalter, Moderator und die Teilnehmer tun können, um einen Workshop so vorzubereiten, dass dessen Ergebnisse auch umgesetzt werden (Für eine ausführliche Beschreibung der Moderations-Methode lesen Sie auch "Lösungen im Team entwickeln. Teil 1: Vorbereitung auf den Workshop", Projekt Magazin, Ausgabe 02/2011).

Projektbeispiel

Der Lenkungsausschuss eines Projekts identifizierte als Grund für die Unzufriedenheit der Stakeholder deren mangelnde Einbindung. Der Projektleiter hat deshalb einige Experten im Team und ausgewählte Stakeholder zu einem Workshop eingeladen, in dem die Teilnehmer einen Maßnahmenplan erstellen, um die Stakeholder besser einzubinden und damit deren Unterstützung für das Projekt zu sichern.

Nach 14 Tagen stellt das Projektteam ernüchtert fest, dass nur formale Maßnahmen umgesetzt wurden, wie die Versendung des Protokolls und die Information der Stakeholder, die nicht anwesend waren. Hingegen wurden z.B. Einzelgespräche mit den wichtigsten Stakeholdern nicht durchgeführt, wovon man sich eine große Wirkung erhofft hatte. Das Team identifiziert folgende Gründe: Die Teilnehmer waren sofort nach dem Workshop mit ihren Tagesproblemen beschäftigt und hatten nicht genügend Zeit und Motivation, die übernommenen Aufgaben umzusetzen. Einige Teilnehmer hatten der Mitarbeit an Maßnahmen nur halbherzig zugestimmt, u.a. deshalb, weil sie sich von Projektleiter und Auftraggeber nicht genügend unterstützt fühlten.

Durch Management Attention Mitarbeiter motivieren

Werden Workshops auf der Arbeitsebene durchgeführt, haben die vereinbarten Maßnahmen oft nicht die höchste Priorität. Zudem ist vielen nicht bewusst, dass ein Problem oder eine Aufgabe nach der Durchführung nicht endgültig bearbeitet ist, sondern erst durch die im Workshop vereinbarten Maßnahmen gelöst wird. Dem Projektleiter oder Auftraggeber muss schon vor dem Workshop verdeutlicht werden, dass für die Umsetzung der Ergebnisse zusätzlich Ressourcen erforderlich sind. Wenn der Auftraggeber z.B. schon in der Einladung verdeutlicht, dass der Workshop wichtig für das Projekt ist und er erarbeitete Maßnahmen unterstützt, bekommen diese ein anderes Gewicht. Die Mitarbeiter wissen, dass die entscheidenden Stakeholder hinter ihnen stehen. Ein Workshop sollte nicht durchgeführt werden, wenn er nicht die ausdrückliche Unterstützung der Entscheider im Projekt hat (Projektleiter, Auftraggeber).

Mit einer klaren Zielsetzung den Weg vorgeben

Die Teilnehmer eines Workshops sollten genau wissen, was sie erarbeiten sollen. Ist das Ziel wie im Ausgangsbeispiel nur unklar formuliert, brauchen sie lange, um das Problem herauszufinden, das sie lösen sollen. Zudem besteht die Gefahr, dass sie die Aufgabenstellung anders interpretieren als der Initiator des Workshops.

Der Initiator des Workshops, der Auftraggeber des Projekts und die Teilnehmer müssen mit dem Workshop das gleiche Ziel verfolgen. Dieses muss so formuliert sein, dass schon während des Workshops überprüft werden kann, ob es erreichbar ist. Für die Formulierung der Workshop-Ziele sollte die SMART-Formel angewendet werden. Das Akronym fasst die wesentlichen Eigenschaften von Zielen zusammen: Specific, Measureable, Achievable, Relevant, Time-bound. Ins Deutsche übertragen heißt das, die Ziele sollen spezifisch, messbar, angemessen, realistisch und termingebunden sein.

• Spezifisch heißt, dass das Ziel nicht vage, sondern so präzise wie möglich formuliert ist.
• Messbar bedeutet, dass Kriterien definiert werden können, mit denen man spätestens am Ende des Workshops feststellen kann, ob mit ihm das Ziel erreicht wurde.
• Angemessen ist das Ziel dann, wenn es von den Teilnehmern im Workshop in der zur Verfügung stehenden Zeit erarbeitet werden kann.
• Realistisch bedeutet, dass das Ziel mit dem Workshop tatsächlich erreicht werden kann.
• Termingebunden bedeutet, dass der Workshop bis zu einem bestimmten Termin durchgeführt sein soll.

Ein Beispiel für ein SMART formuliertes Workshop-Ziel ist: Für die absehbare Verzögerung des Endtermins sind Alternativen für den Terminplan zu entwickeln und eine Entscheidung für die Auswahl der Alternativen vorzubereiten. Ergebnis des Workshops ist eine Entscheidungsvorlage für den Auftraggeber. Die Alternative soll von allen Teilprojektleitern in einem zweitägigen Workshop bis zum Ende des laufenden Monats (z.B. 30.06.16) erarbeitet sein.

Bei der Teilnehmerauswahl Expertise sichern

Mit ihrer jeweiligen Fachkompetenz müssen die Teilnehmer des Workshops ein Ergebnis erarbeiten. Ein gutes Ergebnis kann nur entstehen, wenn die für die Aufgabenstellung "richtigen" Teilnehmer zusammenkommen. Die nachfolgenden Kriterien sind für die Auswahl der Teilnehmer wichtig.

Expertise

Jeder Teilnehmer kann einen individuellen Beitrag zum Ergebnis leisten. Dies kann Fachexpertise sein, wie die Kenntnis einer Methode, Vorgehensweise oder Branche sowie Lösungen aus anderen Projekten. Die Kenntnis der Projekt- oder Teamsituation zählt ebenfalls dazu.

Diversität