Oft fühlen sich Projektleiter durch die Forderungen der Controller nach detaillierten Kostenschätzungen und Fortschrittsberichten an der tatsächlichen Projektarbeit gehindert; sie empfinden Controlling als fachfremde und überflüssige Einmischung. Umgekehrt sehen sich Controller häufig damit konfrontiert, dass Projektleiter und auch Projektmitarbeiter die betriebswirtschaftlich notwendige Planungs- und Controlling-Arbeit ablehnen oder sogar blockieren. In vielen Unternehmen haben Controller das Image eines unerwünschten Kontrolleurs.

Wenn Projektleiter und Controller offen und wertschätzend miteinander umgehen, können sie gemeinsam dafür sorgen, dass die Projekte erfolgreich gesteuert werden und den optimalen Beitrag zum betriebswirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens leisten. Im Folgenden werden einige Vorgehensweisen vorgestellt, welche die Zusammenarbeit von Projektleitern und Controllern verbessern können.

Empfehlungen an Projektleiter

Sie sollten jederzeit die Übersicht über den wirtschaftlichen Status Ihres Projekts haben. Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie die Unterstützung des Controllings einfordern und auch akzeptieren. Der Nutzen für Ihr Projekt besteht darin, dass Sie seine Kosten leichter im Griff behalten und eventuelle falsche Kostenbelastungen frühzeitig aufdecken. Außerdem können Sie die Kostensituation des Projekts gegenüber der Geschäftsführung stets vertreten. Entwickelt sich die Kostensituation dramatisch, sind Sie der erste, der es erfährt, und können frühzeitig dagegen Maßnahmen in die Wege leiten.

Holen Sie sich Unterstützung vom Controlling

Oft sind Fachspezialisten mit Projektleitungsaufgaben betraut, die noch keine Erfahrung mit betriebswirtschaftlichen Erfolgsrechnungen haben. Deshalb werden häufig Kalkulationen mit unrealistischen Werten angesetzt (z.B. veraltete Stundensätze, falsche Abschreibungsdauern oder Energiekosten).

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten aktuell und belastbar sind, erstellen Sie entweder zusammen mit einem Ansprechpartner aus dem Controlling eine Kostenplanung oder fordern Sie anhand der bekannten Daten eine Kostenkalkulation vom Controlling an - je nachdem, welche Art von Unternehmens- bzw. Projektcontrolling etabliert ist. Alternativ können Sie die selbst erstellte Projektkalkulation von einem Controller gegenprüfen lassen.

Weiterhin ist wichtig, dass Sie die Ertragssituation Ihres Projekts korrekt einschätzen. Nehmen Sie hierzu die Unterstützung vom Vertrieb bzw. vom Vertriebscontroller in Anspruch. Sichern Sie ab, dass die Ertragsplanung die kurz- und mittelfristige Marktsituation realistisch abbildet, indem Sie Verkaufsprognosen und Schätzungen über Marktanteile etc. verifizieren lassen. Sie erhalten dadurch eine zuverlässige Preiskalkulation und reduzieren das Risiko von Fehleinschätzungen erheblich.

Behalten Sie das Verhältnis von Kostenfortschritt und Projektfortschritt im Blick

Earned Value Analyse und Plan-ist-Vergleich liefern maßgebliche Indikatoren für ein Projekt. Hinkt der Projektfortschritt zunehmend hinter dem Kostenfortschritt her, kann die Situation schnell sehr kritisch werden - und das sollten Sie als Projektleiter als erster erkennen.

Überprüfen Sie deshalb alle Änderungsanträge sofort auf ihre Auswirkungen auf die Projektkosten. Sie verhindern damit, dass bei stagnierendem Fortschritt die Kosten ungebremst weiter steigen und aus dem Projekt ein "Fass ohne Boden" wird. Diese gefährliche Kostenfalle ist besonders in IT-Projekten, aber auch in Entwicklungs- und Bauprojekten bekannt.

Im Fall einer negativen Kostenentwicklung sollten Sie schnellstens aktiv werden, d.h. die Ursachen feststellen und die notwendigen Maßnahmen in die Wege leiten, um steuernd einzugreifen. Es kann hilfreich sein, den Controller dabei einzubeziehen (um Kostenschätzungen zu verifizieren etc.) oder auch in den Lenkungsausschuss aufzunehmen (etwa um geplante Maßnahmen mit zu vertreten).

Fördern Sie eine gute Zusammenarbeit mit dem Controlling

Streben Sie eine offene und gute Zusammenarbeit mit dem Projektcontrolling an, um die Kostensicht und die strategische Relevanz des Projekts (anhand der Unternehmensausrichtung) im Auge zu behalten. Das Projektcontrolling hilft Ihnen dabei, kritische Anzeichen bzw. eine negative Entwicklung im Projekt zu erkennen. Wenn Sie z.B. ein neues Risiko identifiziert haben, sollten Sie mit dem Ansprechpartner im Controlling frühzeitig Rücksprache halten, um die möglichen Auswirkungen gemeinsam zu untersuchen.