Unter Delegieren versteht man die Übertragung von Aufgaben aus dem eigenen Verantwortungsbereich an einen Mitarbeiter.

Wie ist Ihre Einstellung zum Delegieren von Aufgaben? Sind Ihnen einige der folgenden Hindernisse, die einem effektiven Delegieren oft im Wege stehen, bekannt?

• Die feste Überzeugung, eine bestimmte Aufgabe nur selbst gut erledigen zu können.
• Die Überzeugung, eine Aufgabe schneller selbst zu erledigen anstatt sie jemanden zu übertragen. Dabei wird übersehen, dass jeder Zeit benötigt, um sich in eine neue Aufgabe einzuarbeiten. Selbst wenn der andere etwas langsamer ist: Die freie Zeit, die durch das Delegieren gewonnen wird, sollte höher bewertet werden.
• Man traut sich nicht, eine Aufgabe zu delegieren. Das ist häufig der Fall bei Arbeiten, die einem selbst unangenehm sind. Was man selbst nur mit Widerwillen erledigt, will man oft anderen nicht zumuten.
• Man gibt nicht gerne Anweisungen. Besonders frisch beförderte Führungskräfte tun sich schwer damit, Kollegen, mit denen sie lange auf der gleichen hierarchischen Stufe gearbeitet haben, Anweisungen zu erteilen.
• Die Befürchtung, der andere könne sich zum Konkurrenten entwickeln, wenn man ihm das eigene Wissen mitteilt und dadurch die Qualifikation des anderen erhöht.
• Die Neigung zu Perfektionismus. Kein Mitarbeiter ist dann in der Lage, die eigenen hohen Erwartungen zu erfüllen, deshalb muss man alles selbst erledigen.
• Nach einer Beförderung bleibt man bei vertrauten Aufgaben, obwohl diese mittlerweile in den Zuständigkeitsbereich anderer Mitarbeiter fallen. So wird die Erledigung neuer, anspruchsvoller Aufgaben vermieden.
• Mangelndes Vertrauen in die Fähigkeiten des anderen. Man glaubt, dass der andere der Aufgabe nicht gewachsen ist und befürchtet Fehler, die sich nicht wieder ausbügeln lassen oder eine zu späte Fertigstellung.
• Man delegiert zwar manchmal Aufgaben, will dann aber über alle Details Bescheid wissen, so dass der andere sich kontrolliert fühlt und entmutigt wird, die Aufgabe selbständig zu lösen.
• Eine so hohe Arbeitsüberlastung, dass man sich keine Zeit zum Delegieren nehmen will und kann.

Schreiben Sie eine Liste der Tätigkeiten, die Sie delegieren könnten. Fragen Sie sich dann, warum Sie diese bis jetzt nicht delegiert haben und identifizieren Sie so Ihre Widerstände. Was werden Sie tun, um diese Widerstände abzubauen?

Wenn Sie einen großen Aufgabenbereich haben, sollten Sie bei der Planung jeder Aufgabe fragen, ob Sie diese delegieren können. Machen Sie sich die Vorteile der Delegation bewußt:

• Die beste Methode, eine Arbeit effektiv zu erledigen, ist, sie nicht zu übernehmen, wenn ein anderer das tun kann.
• Delegation entlastet von vielen unwichtigen Aufgaben und schafft Zeit für wichtige Aufgaben und Freizeit.
• Delegation fördert Fähigkeiten, Kompetenz und Motivation der Mitarbeiter.

So delegieren Sie erfolgreich:

• Wählen Sie den richtigen Mitarbeiter aus. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur Mitarbeiter, die bereits ihre Fähigkeiten bewiesen haben. Die meisten Mitarbeiter sind motiviert und engagiert, sich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten. Indem Sie Ihre Mitarbeiter fördern, schaffen Sie sich selbst den nötigen Freiraum für Ihre Prioritäten.
• Erklären Sie die Aufgabe in allen nötigen Einzelheiten. Beschreiben Sie genau das Ergebnis, das Sie sich vorstellen. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter verstanden hat, worum es geht.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihr Mitarbeiter Zugang zu allen benötigten Arbeitsmitteln erhält, z.B. Geld, Informationen, Bürogeräte etc.
• Legen Sie Zwischentermine fest. Vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter regelmäßige Berichte über den Verlauf umfangreicher Aufgaben. So können Sie rechtzeitig eingreifen, falls dies nötig werden sollte.
• Beraten Sie den Mitarbeiter. Stehen Sie ihm zur Verfügung, wenn er wirklich Hilfe benötigt. Erwarten Sie aber auch, dass er versucht, selbständig Probleme zu lösen.
• Verhindern Sie, dass eine Aufgabe an Sie zurück delegiert wird. Bestehen Sie darauf, dass ein Mitarbeiter die an ihn delegierte Arbeit selbst erledigt und wehren Sie sich gegen Versuche, diese Arbeit an Sie zurückzugeben. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, anstatt mit Problemen zu Ihnen zu kommen, sich über Lösungen Gedanken zu machen.