In einigen Situationen ist es notwendig, sich in kurzer Zeit mit geringstmöglichem Aufwand eine eigene Sicht auf ein oder mehrere Projekte zu verschaffen, in das Sie selbst nicht eingebunden sind. Solche Situationen können u.a. sein:

• Sie übernehmen ein laufendes Projekt oder Teilprojekt oder begleiten als Berater den Wechsel in der Projektleitung.
• Sie wollen analysieren, ob und welche Auswirkungen Veränderungen in der Unternehmensorganisation auf laufende Projekte haben.
• Es gibt Änderungen in der Unternehmensstrategie und bereits laufende Projekte sind daraufhin zu untersuchen, ob sie fortgeführt werden können bzw. sollen, abzubrechen sind oder verändert werden müssen.
• Als Mitarbeiter der internen Revision oder des IT-Controllings haben Sie die Aufgabe, den ungeschönten Status eines Projekts zu erheben.
• Als Mitarbeiter des Project Management Office oder des CIO sollen Sie regelmäßig eine Zwischenbilanz für das Projektportfolio erstellen.

Allererster Ansprechpartner ist in solchen Fällen stets die Projektleitung. Zudem gibt es eine Reihe bewährter Checklisten und Strukturierungsmethoden, die Sie dafür heranziehen können. Trotzdem ist es als Projekt-Externer nicht einfach, verdeckte Untiefen, eine mitunter vorhandene "second agenda" bzw. das latente Wissen um die Projektsituation zu erkennen.

Nachfolgend sind einige Ideen zusammengetragen, wie Sie sich schnell und einfach die erforderliche Sicht auf das oder die Projekte verschaffen können. Dabei wird insbesondere darauf geachtet, dass in den jeweiligen Projekten kein zusätzlicher Aufwand – Meetings, Workshops, Interviews, Abarbeiten von Formblättern, Erheben zusätzlicher Daten, Abstimmrunden – entsteht. Es werden nur Dokumente verwendet, die in einem geordneten Projekt ohnehin stets vorhanden und ohne weitere Einführung oder Unterstützung zu verstehen sein sollten. Die vorgestellten Methoden sind in der Praxis erprobt und wurden bei IT- oder IT-nahen Projekten angewandt, deren Aufwand mehrere tausend Personentage betrug und die in der Regel deutlich länger als ein Jahr liefen.

Komplexität

Methode

Beschreiben Sie den Inhalt des Projekts und dessen ungefähren Status so, dass ein Außenstehender, aber nicht völlig Sachfremder sich damit angemessen informiert fühlt.

Angestrebtes Ergebnis

Eine Seite Text.

Bewertung

Es gibt drei mögliche Ergebnisse:

• Der Text ist deutlich länger als eine Seite. Dann kann man vorhandene Komplexitäten nicht angemessen abstrahieren. Der Mangel mag bei einem selbst liegen, wenn man das Projekt nicht richtig verstanden hat. Oder das Projekt ist vielleicht so komplex, dass es anders strukturiert werden könnte (Aufgliederung in Teilprojekte, Initiierung mehrerer Projekte, Abwicklung in Releases usw.).
• Der Text ist deutlich kürzer als eine Seite. Sofern sichergestellt ist, dass man alles richtig verstanden hat, könnte das dem Projekt zugrunde liegende Anliegen recht schlicht sein. In diesem Fall lohnt es sich zu überlegen, ob die Projektform ("einmaliges Vorhaben zur Bewältigung einer komplexen Aufgabe in personeller, sachlicher, finanzieller und zeitlicher Abgrenzung zu anderen Vorhaben mit einer spezifischen Organisation") wirklich erforderlich ist. Vielleicht handelt es sich um eine Aufgabe, die auch in der Linie oder als Bestandteil der Wartung oder Pflege umgesetzt werden könnte?
• Die Beschreibung umfasst etwa eine Seite. Gut! Denn solche Zusammenfassungen werden ohnehin benötigt für Präsentationen in Entscheidungsgremien, bei der Begründung von Änderungsanforderungen, bei Risikobeschreibungen usw.

Anmerkung

Bei dieser Methode ist es wichtig, den Text selbst und in vollständigen Sätzen zu formulieren – und nicht Folien, Auflistungen oder Kompositionen aus zusammenkopierten Versatzstücken zu verwenden. Denn beim Textverfassen wird man genötigt, das Geschriebene zu reflektieren.

Idealerweise sollten Sie für die Aufgabe nicht wesentlich mehr, aber auch nicht deutlich weniger als eine Seite benötigen. Das ist erfahrungsgemäß der Inhalt, den man leicht im Blick behalten kann.

Projektorganisation

Methode

Erstellen Sie mit Bleistift und Papier ein Schema der Berichts- und Entscheidungsstruktur des Projekts.

Angestrebtes Ergebnis

Eine lesbare Skizze, die auf einer DIN A4-Seite Platz hat.

Bewertung