Projektleiter kommen häufig in Situationen, in denen es wichtig ist, überzeugend zu argumentieren. Mit der  Argumentationstechnik, die in diesem Beitrag vorgestellt wird, bekommen Sie ein einfaches Werkzeug an die Hand. So können Sie Projektbeteiligte in Teamsitzungen, Projektpräsentationen, Meilensteinmeetings,  bei Verhandlungen oder anderen Gelegenheiten professionell für ihr Anliegen gewinnen.

Beispiel Projektsitzung

In einer Projektsitzung diskutieren verschiedene Teilprojektleiter, der Vertriebsleiter und der für die Produktkalkulation zuständige Controller über Möglichkeiten, die Konstruktion zweier Produktlinien zu vereinheitlichen. Einer der Teilprojektleiter, ein erfahrener Entwickler, spricht zunächst verschiedene grundsätzliche Möglichkeiten an, die er geprüft hat. Dabei erfahren die Kollegen, dass Produkt X besser bei den Kunden ankommt als Produkt Y und es bisher nur wenige Garantiefälle im Zusammenhang mit der Basiskonstruktion von Produkt X gab.

Was die technischen Details angeht, holt der Redner weit aus und stellt seine Berechnungen zu den Herstellkosten vor. Am Ende beschreibt er, wie die Fertigung von Produkt X verändert werden könnte, um eine ähnlich kurze Lieferzeit wie bei Produkt Y zu erreichen. Dabei wiederholt er die Fakten, die ihm wichtig erscheinen, einige Male und schließt mit den Worten: "Tja, also, so würde ich das Ganze sehen."

Sie haben es vielleicht vermutet: Mit diesem Diskussionsbeitrag verfehlte der Besprechungsteilnehmer die erwünschte Wirkung. Obwohl er stichhaltige Fakten nannte, die er genau recherchiert hatte, ging seine Empfehlung in der anschließenden Diskussion unter und wurde bei der späteren Entscheidung nur teilweise berücksichtigt. Seine Aussagen beeindruckten trotz seiner Fachkompetenz kaum jemanden. Einige Kollegen hatten nicht einmal richtig verstanden, worauf er hinaus wollte.

Weiche Faktoren

Dieses Beispiel soll verdeutlichen, dass die Zuhörer neben fachlichen Aspekten auch "weiche Faktoren" wie Einprägsamkeit, Klarheit der Aussage oder das Vorstellungsvermögen berücksichtigen. Eine stimmige Argumentation sollte diese Faktoren deshalb mit einbeziehen.

Die Taktik vorbereiten

Verwenden Sie ausreichend Zeit, um einen zur Situation passenden "Schlachtplan" auszuarbeiten. Denn später im Gespräch oder der Präsentation wird sich innerhalb weniger Augenblicke entscheiden, ob Sie überzeugend und kompetent auf Ihre Zuhörer wirken. Nutzen Sie diesen ersten Eindruck für sich!

Teil 1: Mit wem haben Sie es zu tun?

Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Frage, wer ihre Zuhörer sind, wen Sie also überzeugen wollen.

Fragen Sie sich:

• Wer ist mein wichtigster Ansprechpartner?
• Welche "Sprache" spricht er? (z.B. die des IT-Spezialisten oder des Controllers)
• Aus welcher Perspektive sieht er die Situation? (z.B. die des Chefs oder des Betriebsrats)
• Was erwartet er von dem Gespräch?

Es ist ein großer Unterschied, ob es beispielsweise Fachkollegen, Vorstände oder Betriebsräte sind, mit denen Sie reden. Können Sie mit den Besprechungsteilnehmern in ihrer jeweiligen "Sprache" kommunizieren, so haben Sie größere Chancen, ihre Zustimmung zu bekommen. Kenner des jeweiligen Fachjargons werden es positiv aufnehmen, wenn Sie sich als "einer der ihren" zu erkennen geben, indem Sie diesen Jargon benutzen. Verwenden Sie dagegen einfache Worte und vermeiden Sie Fachbegriffe, wenn Ihre Ansprechpartner keine Spezialisten sind.

Die Perspektive wechseln

Ist klar, mit wem Sie es zu tun haben werden, dann sollten Sie die Perspektive wechseln, um sich die Argumentation zurechtzulegen: Nicht der von Ihnen erkannte Nutzen zählt, sondern derjenige, den der Zuhörer für sich erkennt. Setzen Sie sich deshalb damit auseinander, welche Vorteile Ihr Vorschlag aus Sicht des Gesprächspartnershat. Nur so können Ihre Argumente bei ihm gut ankommen. Bemühen Sie sich, seine Situation zu verstehen und seinen tatsächlichen Nutzen plausibel herauszuarbeiten - genau recherchiert und sachlich korrekt.

Teil 2: Zahlen, Daten, Fakten