E-Mails sind heute das wichtigste elektronische Kommunikationsmittel und in den meisten Projekten unverzichtbar. Jeder Projektbeteiligte sollte deshalb das "E-Mailing" beherrschen. Dazu gehört nicht nur die Handhabung des Mailprogramms, sondern auch die gute Form und inhaltliche Ausgestaltung von Mails.
"So ein Unsinn! Ich benutze E-Mails schon seit Jahren und habe noch nie Hilfe gebraucht. E-Mails sind doch heute reine Routine." Haben Sie das oder ähnliches gerade gedacht? Dann lesen Sie weiter, denn genau das ist der Punkt: (Fast) niemand von uns hat eine systematische "E-Mail-Ausbildung" genossen. Unsere Alltagsroutine im Umgang mit Mails ist schlicht daraus erwachsen, dass E-Mails in Projekten immer bedeutsamer wurden. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Ihrer Projektarbeit bewusster und damit noch erfolgreicher einsetzen können.
E-Mails ermöglichen es zügig zu kommunizieren, ohne dass der eigene Arbeitsablauf gestört wird. Der Sender schreibt und verschickt die Mail, wenn er dafür Zeit hat. Und auch der Empfänger kann selbst entscheiden, wann (bzw. ob) er die Mail liest, bearbeitet oder beantwortet. Niemand wird aus einer konzentrierten Arbeitsphase gerissen, wie es z.B. bei Telefonanrufen passieren kann. Außerdem wird die Kommunikation dokumentiert. Ist eine Angelegenheit dringend oder erfordert sie persönlichen Kontakt, sind Mails dagegen weniger geeignet.
E-Mails werden vom Sender oft als Ersatz für die schnelle und formlose mündliche oder telefonische Kommunikation verwendet. Beim Empfänger haben sie aber eher die formelle Wirkung eines Briefs. Sie transportieren nur Worte - keine Stimmungen.
Seien Sie deshalb konservativ beim Schreiben und liberal beim Lesen von E-Mails. Lesen Sie sich widersprüchliche Mails besser mehrmals durch, vielleicht hat sich der Absender einfach nur missverständlich ausgedrückt.
Empfänger lesen E-Mails immer unter bestimmten Vorannahmen oder Vermutungen. Enthält der Text Mehrdeutigkeiten oder Widersprüche, kann das unangenehme Folgen haben.
Um unnötigen Ärger zu vermeiden, lesen Sie Ihre Mail vor dem Versand immer noch einmal durch. Könnte der Empfänger etwas missverstehen, formulieren Sie um. Bei dieser Gelegenheit lassen sich außerdem oft noch Tippfehler entdecken. Bei besonders heiklen Mails ist es sinnvoll, einen Kollegen darum zu bitten, die Mail vor dem Versand gegenzulesen.
Damit Sie nie vergessen, Ihre Mails vor dem Versand ein zweites Mal zu lesen, können Sie die Rechtschreibprüfung des Mailprogramms zweckentfremden: Stellen Sie diese so ein, dass sie jede Mail vor dem Versenden prüft, und sorgen Sie dafür, dass das Wörterbuch mindestens ein Wort des Mail-Footers nicht kennt und somit bei jeder Mail mindestens einmal anschlägt. So können Sie auch verhindern, dass eine Mail unbeabsichtigt verschickt wird.
Ironie im Text wird vom Leser so gut wie nie verstanden. Schreiben Sie deshalb nichts in eine Mail, was Sie anders meinen, als es geschrieben steht. Verzichten Sie auf Emoticons, also auf "Smileys" wie :-) usw. - es sei denn Sie kommunizieren mit guten Kollegen. Wenn Sie Ihre Nachricht ohne Emoticons nicht vermitteln können, sollten Sie ein anderes Kommunikationsmittel wählen (z.B. Telefon).
Hier erhalten Sie einige Anregungen, um sich Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern - insbesondere, wenn Sie täglich mehr als 100 Mails bekommen.
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