Wenn es gilt, gemeinsam Ideen zu entwickeln, Probleme zu lösen oder Entscheidungen vorzubereiten, führt meist kein Weg an der Methode Brainstorming vorbei. Derzeit wird jedoch – vor allem im Wissensmanagement –eine alternative Methode neu entdeckt: Bei der sogenannten "Fahnenbildung" erarbeiten Teams einvernehmliche Bedingungen für Erfolgsfaktoren. Daneben geht mit dem Prozess der Fahnenbildung ein kollektiver Wissenszuwachs einher, sowie die Entwicklung von gegenseitigem Verständnis und die Stärkung des Wir-Gefühls unter den Beteiligten.

Konsens statt Kompromiss

Bei einem Brainstorming im Rahmen einer Entscheidungsfindung oder Problemlösung etc. muss wenigstens ein Teil der Beteiligten auf einige seiner Ideen verzichten, manchmal haben sogar alle das Gefühl, ihre wichtigsten Anforderungen seien bei dem letztendlich gewählten Kompromiss unter den Tisch gefallen oder stark verwässert worden. Das liegt daran, dass die Teilnehmer Ideen und vor allem Wünsche äußern, wie etwas sein sollte und wie nicht. Die Beiträge werden zunächst unstrukturiert erhoben, dann gruppiert, diskutiert, vielleicht Maßnahmen abgeleitet. Die endgültige Entscheidung orientiert sich zwar an dem erarbeiteten Ideenpool, wird aber nicht unmittelbar daraus hergeleitet.

Der Prozess der Fahnenbildung hingegen umfasst ein Ringen um ein gemeinsames Ergebnis, in dem sich alle Beteiligten wiederfinden und in dem möglichst niemand auf wesentliche Punkte verzichten muss. Es ist ein Prozess, in dem es vor allem um drei Dinge geht: gemeinsamen Erkenntnisgewinn, wachsendes Verständnis für die Positionen der anderen und schließlich einen Konsens, in dem sich alle zu ihrer Zufriedenheit wiederfinden.

Bild 1: Eine Fahne, abgebildet in Excel.

Was ist "Fahnenbildung"?

Ziel der Fahnenbildung ist es, eine vollständige Liste der notwendigen Bedingungen zu erarbeiten, die von der gesuchten Lösung erfüllt sein müssen oder mit einem vertretbaren Aufwand erfüllt werden können, damit ein Konsens entsteht. Traditionell werden diese Bedingungen an eine linke Begrenzungslinie geschrieben. Das optische Bild (siehe Bild 1), das sich dadurch ergibt, führte zu dem Begriff "Fahne".

Die Prozessschritte der Fahnenbildung

Vorbereitung

Dem Prozess der Fahnenbildung oft schon vorgelagert ist die Formulierung des Themas durch den einladenden Projektmanager, am besten mit Hilfe eines erfahrenen Moderators. Dabei geht es immer erstens um eine Wenn-dann-Aussage, die zweitens auf den Erfolg fokussiert ist, z.B.:

• Fahnenbildung lässt sich in unserer Organisation nur dann erfolgreich anwenden, wenn...
• Unser Firmenwiki wird nur dann ein Erfolg, wenn...
• Der Tag der Neueröffnung für unser vergrößertes Gartenbaucenter ist nur dann ein Erfolg, wenn...

Der zweite wichtige Punkt, neben der Formulierung einer klaren Frage, ist die Zusammenstellung der Gruppe. Damit am Schluss ein umfassendes Bild auf der Fahne steht, muss das Team alle Parteien umfassen, die wichtige Aspekte einbringen können. Wie für andere teamorientierte Kreativsitzungen ist eine Größe von sechs bis zwölf Teilnehmern optimal. In der Einladung nennt der Projektleiter Thema und Ziel der Veranstaltung, aber noch nicht die ausformulierte Frage. Als zeitlicher Rahmen haben sich zwei Stunden bewährt.

Dokumentation am besten elektronisch

Die visuelle Dokumentation des Diskussionsverlaufs kann mit Hilfe von Metaplantafeln geschehen, aber der Aufwand, immer wieder eine saubere Neufassung der Ergebnisse zu erzeugen, kann erheblich sein. Als wesentlich praktischer hat sich deshalb die elektronische Dokumentation und Visualisierung erwiesen (eine einsatzbereite Excel-Tabelle hängt diesem Artikel an). Darin werden gleich zu Anfang die Namen der Teilnehmenden vermerkt.

Der Moderator des Prozesses einer Fahnenbildung sollte Moderationserfahrung mitbringen, die Methodik der Fahnenbildung gut kennen und möglichst bereits praktiziert haben. Sollte das auf den Projektleiter zutreffen, kann auch er diese Funktion übernehmen; er sollte während der Sitzung aber darauf achten, dass er immer klar kommuniziert, ob er gerade den "Moderatorenhut" aufhat oder sich als Wissensträger äußert. Als "normalem" Teilnehmer dürfte es ihm allerdings leichter fallen, sich auf die Inhalte zu konzentrieren und das Meeting zu beobachten.

Für den Ablauf der Sitzung sind die folgenden Schritte beschrieben, die Moderierende unbedingt einhalten sollten.

Schritt 1: Formulierung einer Wenn-dann-Aussage