Die fachliche Abnahme ist für Projektteams die Stunde der Wahrheit. Mit ihr geht die Verantwortung von den Entwicklern auf die künftigen Nutzer über - doch nur dann, wenn die Nutzer das Projektergebnis absegnen. Häufig kommt mit der Abnahme für den Projektleiter das böse Erwachen.

Ein Beispiel aus einem IT-Unternehmen:

Der Termin für das Projektende ist fix und wurde an Partner und die Öffentlichkeit kommuniziert. Doch der Projektleiter glaubt selbst nicht daran, dass die Software, die sein Team entwickelt hat, abnahmefähig ist. Deshalb beginnt kurz vor dem entscheidenden Meeting ein hektisches Treiben. Die Zeit reicht nicht mehr, um alle Mängel zu beseitigen - so viel steht fest. Das Management besteht trotzdem auf einer Abnahme. Deshalb müssen Maßnahmen her, um den Schaden so gering wie möglich zu halten. Das Projektteam arbeitet Tag und Nacht, nur leider mit zweifelhaftem Erfolg: Für einen beseitigten Fehler entstehen drei neue. Das Release wird in der Hoffnung ausgeliefert, dass die gröbsten Fehler nicht so schnell auffallen.

Sind Szenarien wie diese wirklich unvermeidbar? Gelingen bessere Abnahmeergebnisse, wenn Unternehmen ihr Projektmanagement darauf ausrichten? Klar ist: Auch wenn das Team Prototypen verwendet und das Produkt inkrementell entwickelt hat, ist es vor bösen Überraschungen nicht gefeit. Bei der Abnahme können gravierende Fehler aus dem Projektverlauf nicht ungeschehen gemacht werden. Die Projektleitung sollte das Management aber frühzeitig vor dem Abnahmetermin über Restrisiken informieren, so dass es rechtzeitig und sachgerecht über notwendige Schritte entscheiden kann.

Im Zentrum dieses Beitrags stehen Probleme und Lösungsmöglichkeiten für Probleme im Projektmanagement eines Abnahmeteams. Sie werden am Beispiel eines Software-Projekts dargestellt. Der Artikel richtet sich vorrangig an Projektleiter, Qualitätsmanager und Verantwortliche für die fachliche Abnahme.

Verantwortlichkeiten und Zusammensetzung des Abnahmeteams

Wer hat die Verantwortung für die Abnahme in einem Software-Projekt? Wer trifft die letzte Entscheidung? In der Praxis gibt es mehrere Verantwortungsmodelle für die Abnahme:

1. Die Verantwortung für die Abnahme liegt beim Nutzer, da dieser als Auftraggeber für das Projekt fungiert.
2. Die Verantwortung liegt bei der IT-Abteilung des Unternehmens, da der Nutzer gegenüber externen Partnern zu schwach ist.
3. Die Verantwortung liegt bei Nutzern und der IT-Abteilung (Mischverantwortung).
4. Die Verantwortung liegt bei einem unabhängigen Abnahmeteam, das die Unternehmensleitung beauftragt hat (eventuell von extern).

Die Mischverantwortung hat sich nicht bewährt. Wenn die künftigen Nutzer das Ergebnis der Abnahme akzeptieren sollen, ist es wichtig, dass sie im Abnahmeprozess eine fachliche Verantwortung tragen. Die vertragliche Verantwortung (IT-Abteilung) und die fachliche Verantwortung (Nutzer) zu trennen, ist möglich und durchaus praktikabel.

Im Abnahmeteam ist gemischtes Know-how notwendig (fachlich, Testmethodik, IT). Diese Know-how-Mischung muss aber nicht nur im Team an sich vorhanden sein. Jedes einzelne Teammitglied sollte über die drei Bereiche Bescheid wissen. Dabei sollte der Schwerpunkt bei den meisten Teammitgliedern auf Fachwissen liegen, verbunden mit Kenntnissen über die Testabwicklung.

Fachliche Abnahme im Software-Entwicklungsprozess

Die fachliche Abnahme nimmt im Software-Entwicklungsprozess eine Zwitterstellung ein. In ihr findet ein Verantwortungsübergang von den Entwicklern zu den künftigen Nutzern statt. Jedes Unternehmen handhabt sie anders. Wie wählt man eine für das eigene Projekt geeignete Variante aus? Die folgenden Hinweise dazu gelten für Projekte mit einem Team von mehr als fünf Mitarbeitern.

Ziel und Zielkriterien der fachlichen Abnahme

Das große Ziel ist klar: eine Entscheidung darüber herbeizuführen, ob der Kunde das System abnimmt und in der Produktion einsetzt. Woran macht man diese Entscheidung fest?