Ob Sie einen Vortrag vorbereiten, sich in ein neues Aufgabengebiet einarbeiten oder eine neue Software einführen möchten: Zuerst müssen Sie die dafür notwendigen Informationen sammeln und strukturieren, um sie dann sinnvoll für Ihr Vorhaben einsetzen zu können. Dabei passiert es leicht, dass ein Wust an Informationen gestapelt wird und sich nicht mehr unterscheiden lässt, was davon brauchbar ist und was nicht.
Doch je größer die Informationsmenge ist, desto konfuser wird die ganze Sache – deshalb dürfen Sie es erst gar nicht so weit kommen lassen. Dieser Tipp stellt Ihnen ein einfaches, strukturiertes Vorgehen für die Informationsrecherche vor.
Bei der nachfolgend beschriebenen Methode handelt es sich um ein schrittweises Vorgehen, mit dem sich die Recherche VOR dem eigentlichen Suchen strukturieren lässt – denn mit ein paar wenigen Vorüberlegungen können Sie sich viel Zeit ersparen. Als Beispiel nehmen wir die Vorbereitung für einen Vortrag.
Schritt 1: Legen Sie als erstes die Kernaussage Ihres Vortrags fest, z.B.: "Der Vortrag beschreibt, was bei der Auswahl von PM-Software zu beachten ist." Die Kernaussage ist abhängig vom Umfang des Vortrags, darf aber nicht länger als maximal zwei bis drei Sätze sein. Sie muss die Aussage des Vortrags eindeutig beschreiben und fungiert dabei wie ein Navigationsgerät, mit dem Sie fokussiert ausschließlich nach denjenigen Informationen suchen, die für das Thema wirklich relevant sind. Halten Sie sich diese Kernaussage immer vor Augen.
Schritt 2: Unterteilen Sie nun den Vortrag grob in einzelne Themenbereiche, z.B. Begriffsdefinition, Anforderungen, Nutzen, Risiken, Anbieter etc. Legen Sie für die einzelnen Teilgebiete fest, welche Informationen Sie brauchen und notieren Sie passende Begriffe, mit denen Sie z.B. im Internet oder in Bibliotheksdatenbanken suchen können. Für die Strukturierung bietet sich besonders eine Mindmap an (z.B. mit dem MindManager).
Bei Bedarf können Sie Ihre Suche ausweiten, indem Sie sich zu den festgelegten Suchbegriffen passende Synonyme überlegen und ebenfalls nach diesen recherchieren. Denn gelegentlich kommt es vor, dass man die wesentlichen Informationen nicht unter dem Begriff findet, unter dem man sie eigentlich vermutet. Bei der Internetrecherche eignen sich hierfür auch Dienste wie z.B. OpenThesaurus.de (www.openthesaurus.de).
Schritt 3: Im letzten Schritt setzen Sie sich zunächst ein zeitliches Limit für die Informationsrecherche – Sie können entweder für die gesamte Suche einen Grenzwert festlegen oder einzelne Zeitlimits für die verschiedenen Themenbereiche bestimmen. Anschließend überlegen Sie sich, wo Sie suchen wollen und wie tief die Recherche gehen soll; evtl. reichen bereits zwei oder drei Quellen aus.
Unter Umständen kann sich für das "Wo?" auch eine Vorrecherche lohnen: Suchen Sie beispielsweise im Internet für die Auswahl eines PM-Tools nach neutralen Seiten, wie z.B. dem Software-Bereich des Projekt Magazins. Sehen Sie sich zudem die Trefferlisten in allgemeinen bzw. speziellen Suchmaschinen oder Katalogen an. Legen Sie also fest, wo Sie suchen möchten und machen Sie dort erste Stichproben. Wenn Sie bereits nach kurzer Zeit feststellen, dass Sie keine relevanten Treffer finden, lassen Sie es sein; der Zeitaufwand, um vielleicht doch noch eine einzige geeignete Informationen zu finden, ist zu groß.
Mit bekannten Mitteln wie Boolschen Operatoren oder der Suche in einem festgelegten Zeitraum lassen sich bereits viele Treffer von Internet-Suchdiensten eingrenzen. Ein weiterer, kleiner Trick ist, zusätzlich mit einem Minuszeichen zu arbeiten: Dieses filtert beispielsweise bei der Eingabe "aufwandsschätzung projekt -seminar -coaching -training -buch" unter den Treffern zahlreiche Veranstaltungen und Bücher aus. Eine andere Möglichkeiten wäre z.B. bei einer Suchanfrage auch "-shop -preis", um kommerzielle Angebote auszublenden.
Vorsicht: Bei diesem Vorgehen besteht natürlich die Gefahr, dass relevante Seiten nicht angezeigt werden, da sie einen der ausgeschlossenen Begriffe enthalten.
