Die Erfolgsfaktoren sind "weich"

Thomas Brunschede erläutert in seinem Artikel, wie die menschlichen, "weichen" Faktoren ein Projekt zum Erfolg bzw. zum Misserfolg werden lassen. Erfahrungsgemäß werden diese so genannten Soft Facts im Projektgeschäft weitaus weniger berücksichtigt als Hard Facts. Deshalb nimmt Brunschede in dieser Ausgabe die ErfolgsfaktorenErfolgsfaktorenErfolgsfaktoren im Projektmanagement sind empirisch bestimmte Bedingungen, die dazu beitragen, dass die Stakeholder ein Projekt als erfolgreich bewerten. In der Fachliteratur und in – meist qualitativen – Untersuchungen werden regelmäßig folgende Bedingungen für eine erfolgreiche Projektdurchführung genannt: Top-Management, Projektleiter, TeamTeamEin Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam eine Aufgabe erledigen sollen. Meist besteht innerhalb des Teams keine formelle Hierarchie. Grundidee der Arbeit im Team ist das Zusammenwirken ergänzender Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder, um ein Ergebnis zu erreichen, das für jedes einzelne Teammitglied allein nicht leistbar gewesen wäre., ZieldefinitionZieldefinitionZieldefinition ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung aller Sollwerte eines Projekts der Prozess, die Sollwerte eines Projekts eindeutig, vollständig und überprüfbar zu beschreiben die Entscheidung, eindeutig, vollständig und überprüfbar beschriebene Sollwerte als verbindlich für das Projekt zu erklären, Partizipation, KommunikationKommunikationDer Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten, insbesondere innerhalb des Projektteams, ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Trotz aller technischer Hilfsmittel, die Kommunikation erleichtern, bleibt ausschlaggebend, in wie weit die einzelnen Projektbeteiligten bereit sind, ihre Erfahrungen mitzuteilen und bei Problemen die anderen zu fragen., Planung und SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. genauer unter die Lupe.

Die Erfolgsfaktoren sind "weich"

Thomas Brunschede erläutert in seinem Artikel, wie die menschlichen, "weichen" Faktoren ein Projekt zum Erfolg bzw. zum Misserfolg werden lassen. Erfahrungsgemäß werden diese so genannten Soft Facts im Projektgeschäft weitaus weniger berücksichtigt als Hard Facts. Deshalb nimmt Brunschede in dieser Ausgabe die ErfolgsfaktorenErfolgsfaktorenErfolgsfaktoren im Projektmanagement sind empirisch bestimmte Bedingungen, die dazu beitragen, dass die Stakeholder ein Projekt als erfolgreich bewerten. In der Fachliteratur und in – meist qualitativen – Untersuchungen werden regelmäßig folgende Bedingungen für eine erfolgreiche Projektdurchführung genannt: Top-Management, Projektleiter, TeamTeamEin Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam eine Aufgabe erledigen sollen. Meist besteht innerhalb des Teams keine formelle Hierarchie. Grundidee der Arbeit im Team ist das Zusammenwirken ergänzender Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder, um ein Ergebnis zu erreichen, das für jedes einzelne Teammitglied allein nicht leistbar gewesen wäre., ZieldefinitionZieldefinitionZieldefinition ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung aller Sollwerte eines Projekts der Prozess, die Sollwerte eines Projekts eindeutig, vollständig und überprüfbar zu beschreiben die Entscheidung, eindeutig, vollständig und überprüfbar beschriebene Sollwerte als verbindlich für das Projekt zu erklären, Partizipation, KommunikationKommunikationDer Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten, insbesondere innerhalb des Projektteams, ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Trotz aller technischer Hilfsmittel, die Kommunikation erleichtern, bleibt ausschlaggebend, in wie weit die einzelnen Projektbeteiligten bereit sind, ihre Erfahrungen mitzuteilen und bei Problemen die anderen zu fragen., Planung und SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. genauer unter die Lupe.

Die Begriffe Projekt und Projektmanagement werden zunehmend inflationär verwendet. Weil es der gegenwärtigen Mode entspricht, wird der Projektbegriff vielfach auch dann bemüht, wenn es sich um die herkömmliche Realisierung von Aufgaben handelt. Ungeachtet dieser Begriffsinflation gibt es indes momentan wohl kaum eine andere Arbeitsform, die sich mit vergleichbarer Geschwindigkeit verbreitet. Somit liegt es nahe, sich mit den menschlichen Faktoren zu beschäftigen, die ein Projekt zum Erfolg bzw. zum Misserfolg werden lassen.

Was ist ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab.?

Die Realisierung einer Aufgabe dem Führungskonzept Projektmanagement zu überantworten, impliziert natürlich nicht zwangsläufig ihren Erfolg. Zudem ist die Wahrnehmung von Erfolg sehr subjektiv. Die Unternehmensberaterin Hedwig Kellner schreibt über den Projekterfolg:

"Ich habe sogar schon erlebt, dass Projekte als Erfolg betrachtet wurden, obwohl kein ProduktProduktAus Projektsicht ist ein Produkt die im Lastenheft beschriebene, zu erbringende Leistung des Projekts. Meistens muss ein Projekt mehrere Produkte erstellen, um den vereinbarten Leistungsumfang zu erbringen. Die Auflistung aller zu erstellenden Produkte eines Projekts ist das sog. Leistungsverzeichnis . Die Menge aller Produkte eines Projekts definieren den sog. Projektumfang (Inhalt und Umfang, Scope). fertiggestellt wurde, obwohl die Kosten astronomisch waren, obwohl das Team ständig im Streit lag, obwohl sich AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. und Projektleiter gegenseitig mit Drohungen und Racheschwüren bedachten. Wo lag der Erfolg? Die Antwort: 'Wir haben viel gelernt'." [5]

Zwischen dem erfolgreichen Abschluss und dem offensichtlichen Scheitern eines Projekts liegt scheinbar eine Flut von Interpretationsmöglichkeiten. Um die Auslegung nicht allein dem Auge des Betrachters zu überlassen, haben sich viele Autoren um eine klare Definition des Projekterfolgs bemüht. Vielen dieser Definitionsversuche haftet jedoch der Makel mangelnder Genauigkeit und Praxisrelevanz an.

Wenn in einer solchen Begriffsbestimmung jegliche Abweichung in Bezug auf Termin, Budget oder QualitätQualitätQualität ist der zentrale Begriff des Qualitätsmanagements und wird dort äußerst differenziert diskutiert. Für die Praxis im Projektmanagement ist es wichtig zu verstehen, dass "Qualität" durch vier Aspekte beschrieben ist: Die Einheit (engl.: entity), d.h. der Gegenstand der Betrachtung Die konkrete Beschaffenheit der Einheit (engl.: totality of characteristics and their values) Die Anspruchsklasse, nach der die Einheit bewertet wird Die Qualitätsforderung, an der die Beschaffenheit gemessen wird als klares Scheitern des Projekts definiert wird, so ist das wenig realitätsnah. Einem Projekt, das innerhalb akzeptabler Grenzwerte Abweichungen vorweist, wird man seinen Erfolg nur schwerlich absprechen können. Die Schwierigkeit liegt offenkundig darin, diese Grenzwerte genau festzulegen. Dr. Thomas Lechler von der Universität Dresden ist in einer Studie, in der Projekte auf generalisierbare Erfolgsfaktoren hin untersucht wurden, genau das gelungen. Seine Definition des Projekterfolgs lautet:

"Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn die maßgeblich am Projekt beteiligten Personen die Qualität, die Akzeptanz und den KundennutzenKundennutzenDer Kundennutzen ist die Gegenleistung für den vom Kunden bezahlten Preis. Jedes Produkt und jede Dienstleistung muss deshalb danach beurteilt werden, welchen Nutzen es bei seinen potentiellen Kunden realisiert. Beispielsweise erbringt ein PKW für sich genommen noch keinen Kundennutzen. Ohne die entsprechende Infrastruktur (Straßen, Tankstellen usw.) ist er wertlos. der Projektergebnisse, die Termin- und Kostenziele und den atmosphärischen Projektverlauf sowie die persönlichen Konsequenzen nach Abschluss des Projekts in ihrer Gesamtheit positiv bewerten." [6]

Die Erfolgsfaktoren

Die Auswahl der hier beschriebenen Erfolgsfaktoren basiert auf den Arbeiten von Dr. Lechler, in denen er Daten aus 44 empirischen Studien verwendet. Von den insgesamt über 5.700 Projekten wurden die meisten in Nordamerika durchgeführt. Zusätzlich hat er mit einer eigenen Datenerhebung knapp 450 deutsche Projekte untersucht. Die Behauptung, bei den hier aufgeführten Faktoren handele es sich um generalisierbare Erfolgsfaktoren, stützt sich also auf umfangreiches Datenmaterial.

Erfolgsfaktor Top-Management

Dem Top-Management kommt eine besondere Bedeutung im Projektmanagement zu. Hier sind die Personen anzutreffen, die Entscheidungskompetenz über das Projekt und seine Rahmenbedingungen haben. Sie können das Projekt sowohl fördern als auch blockieren. Dabei sollte den Beteiligten dieser Managementebene bewusst sein, dass ein von ihnen nicht gefördertes oder nur am Rande beachtetes Projekt gerade durch diese passive Einstellung blockiert werden kann.

Der Erfolg eines Projekts hängt nicht zuletzt auch davon ab, ob das Top-Management Entscheidungen zeitnah trifft. Einem durch Entscheidungsverzug unzureichend unterstützten Projekt droht der Stillstand.

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