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In jedem Projekt gibt es Verzögerungen. Sei es durch Scope-Änderungen, Krankheitsfälle, Kündigungen oder andere Probleme; Terminverschiebungen lassen sich in der Regel kaum vermeiden. Bei der Terminkorrektur stehen die Interessen von Auftraggeber und Auftraggeber einander meist entgegen. Im zweiten Teil seines Artikels zeigt Martin Okršlar, welche Möglichkeiten sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer haben, um ihre Interessen durchzusetzen. Wie im ersten Teil, in dem Taktiken für die Ausschreibungsphase vorgestellt wurden, geht es auch hier um politisches Kalkül.
In jedem Projekt gibt es Verzögerungen. Sei es durch Scope-Änderungen, Krankheitsfälle, Kündigungen oder andere Probleme; Terminverschiebungen lassen sich in der Regel kaum vermeiden. Bei der Terminkorrektur stehen die Interessen von Auftraggeber und Auftraggeber einander meist entgegen. Im zweiten Teil seines Artikels zeigt Martin Okršlar, welche Möglichkeiten sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer haben, um ihre Interessen durchzusetzen. Wie im ersten Teil, in dem Taktiken für die Ausschreibungsphase vorgestellt wurden, geht es auch hier um politisches Kalkül.
Der erste Teil dieses Beitrags widmete sich den Einflussmöglichkeiten des Auftraggebers und Auftragnehmers auf die Terminplanung in der Planungs- und Ausschreibungsphase eines Projekts. In diesem zweiten und letzten Teil werden Ihnen nun Einflussmöglichkeiten gezeigt, die beide Seiten haben, sobald die Zusammenarbeit beschlossen ist.
"Ein Fürst soll also keinen anderen Gegenstand des Nachsinnens haben und sich mit nichts anderem beschäftigen als mit der Kriegskunst [...]; denn das ist die einzige Kunst, die man von dem, der befiehlt, erwartet."
Niccolo Machiavelli, "Der Fürst", Kapitel XIV
Ist der Vertrag geschlossen, sind der Anbieter und der potentielle Auftraggeber nun Geschäftspartner - was beide jedoch nicht davor bewahren wird, weiter an den Terminen zu schrauben. Der Projektverlauf bzw. die Projektdurchführung ist die Phase, in der die meisten Änderungen am Terminplan vorgenommen werden - und die Phase, in der das nur unter größeren Schmerzen möglich ist. Im Folgenden werden die klassischen Ursachen für Terminverschiebungen näher beleuchtet - jeweils mit Maßnahmen für Auftraggeber und Auftragnehmer.
Ändern sich Randbedingungen des Projekts, z.B durch Scope-Änderungen oder Beistellungen, kann der Auftragnehmer i.d.R. diese Terminverschiebungen gut erklären.
Scope-Änderungen, also eine Änderung des Projektumfangs durch Mehrung oder Minderung von Anforderungen oder Tätigkeiten, ergeben sich meist auf Initiative des Auftraggebers. Gelegentlich schlägt auch der Auftragnehmer Änderungen vor. Entweder stellt sich heraus, dass man neue Anforderungen benötigt und/oder bestehende wegfallen. Oder es werden weitere Aufgaben angefragt, die bisher vergessen wurden (z.B. Aufbau einer Schulungsumgebung).
Der Auftraggeber kann die Terminverschiebung einfach akzeptieren. Er kann jedoch auch versuchen, den Auftragnehmer dazu zu bringen, die bisherigen Termine einzuhalten. Dazu hat er folgende Mittel:
Beistellungen sind Leistungen, die der Auftraggeber an den Auftragnehmer liefern muss, damit dieser das Projekt erfolgreich durchführen kann. Im Projektverlauf kann es passieren, dass der Auftraggeber die Beistellungen gar nicht, nicht vollständig, nicht in ausreichender Qualität oder nicht rechtzeitig liefert. Eine mangelnde Beistellung kann z.B. auch die unregelmäßige Teilnahme von Fachabteilungen an Konzeptions-Meetings sein.
Beistellungen werden meist im Angebot definiert oder im Projektverlauf vereinbart. Um Ärger im Projekt zu vermeiden, sollte sich der Auftragnehmer während der Angebotserstellung überlegen, ob der Auftraggeber realistisch dazu in der Lage ist, die definierten Beistellungen zu erbringen. Verfügt der Auftraggeber über die benötigten Ressourcen, das nötige Knowhow und die nötige Professionalität? Wenn nicht, kann man das dem Auftraggeber natürlich nicht direkt sagen - aber man kann die Beistellungen z.B. optional im Angebot mit anbieten.
Was tun, wenn der Auftraggeber eine Beistellung nicht liefert? Der Auftragnehmer kann nicht erbrachte Beistellungen nur dann wirksam geltend machen, wenn man sich vor dem Liefertermin der Beistellung, eine Bestätigung vom Auftraggeber geben lässt, dass er rechtzeitig und vollständig liefern wird. Durch das Einholen einer neuerlichen Bestätigung lässt sich vermeiden, dass der Auftraggeber z.B. sagen kann, er hätte den entsprechenden Abschnitt im Vertrag nicht gelesen. Außerdem muss man unmittelbar nach dem verstrichenen Beistellungsdatum die terminlichen Konsequenzen aufzeigen.
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