Der erste Teil dieses Beitrags widmete sich den Einflussmöglichkeiten des Auftraggebers und Auftragnehmers auf die Terminplanung in der Planungs- und Ausschreibungsphase eines Projekts. In diesem zweiten und letzten Teil werden Ihnen nun Einflussmöglichkeiten gezeigt, die beide Seiten haben, sobald die Zusammenarbeit beschlossen ist.

Terminplan-Lebenszyklus, Stadium 3: Ausplanung, Anpassung und Änderungen im Projektverlauf

"Ein Fürst soll also keinen anderen Gegenstand des Nachsinnens haben und sich mit nichts anderem beschäftigen als mit der Kriegskunst [...]; denn das ist die einzige Kunst, die man von dem, der befiehlt, erwartet."

Niccolo Machiavelli, "Der Fürst", Kapitel XIV

Ist der Vertrag geschlossen, sind der Anbieter und der potentielle Auftraggeber nun Geschäftspartner - was beide jedoch nicht davor bewahren wird, weiter an den Terminen zu schrauben. Der Projektverlauf bzw. die Projektdurchführung ist die Phase, in der die meisten Änderungen am Terminplan vorgenommen werden - und die Phase, in der das nur unter größeren Schmerzen möglich ist. Im Folgenden werden die klassischen Ursachen für Terminverschiebungen näher beleuchtet - jeweils mit Maßnahmen für Auftraggeber und Auftragnehmer.

Ändern sich Randbedingungen des Projekts, z.B durch Scope-Änderungen oder Beistellungen, kann der Auftragnehmer i.d.R. diese Terminverschiebungen gut erklären.

Scope-Änderung

Scope-Änderungen, also eine Änderung des Projektumfangs durch Mehrung oder Minderung von Anforderungen oder Tätigkeiten, ergeben sich meist auf Initiative des Auftraggebers. Gelegentlich schlägt auch der Auftragnehmer Änderungen vor. Entweder stellt sich heraus, dass man neue Anforderungen benötigt und/oder bestehende wegfallen. Oder es werden weitere Aufgaben angefragt, die bisher vergessen wurden (z.B. Aufbau einer Schulungsumgebung).

Maßnahmen Auftragnehmer

• Zeitnah zum Bekanntwerden der Scope-Änderung muss der Auftragnehmer die Auswirkungen auf den Terminplan (und natürlich das Budget) analysieren und bewerten.
• Falls die Scope-Änderung Terminverschiebungen verursacht, ist der Kunde möglichst unmittelbar zu informieren. Meldet sich der Auftragnehmer erst nach zwei Monaten beim Auftraggeber mit der Information, dass Termine verschoben werden müssen, verliert er an Glaubwürdigkeit (da er unprofessionell gearbeitet hat). Vor allem schwindet aber sein Einfluss auf den Auftraggeber, eine Terminverschiebung zu akzeptieren. Stimmt der Auftraggeber einer Terminplanänderung zu, muss der Auftragnehmer darauf achten, dass diese Terminverschiebung schriftlich festgehalten wird, um sich später gegen mögliche Angriffe des Auftraggebers wehren zu können.

Maßnahmen Auftraggeber

Der Auftraggeber kann die Terminverschiebung einfach akzeptieren. Er kann jedoch auch versuchen, den Auftragnehmer dazu zu bringen, die bisherigen Termine einzuhalten. Dazu hat er folgende Mittel:

• Der Auftraggeber kann die geplante Scope-Erweiterung auf einen späteren Termin verschieben und den Scope für den aktuellen Termin unverändert lassen. Das ist vor allem dann eine gute Taktik, wenn er den Eindruck gewonnen hat, dass der Auftragnehmer den aktuellen Termin aus anderen Gründen nicht halten kann und dem Auftragnehmer die Terminverschiebung/Scope-Änderung sehr gelegen käme. Stellt der Auftraggeber dabei fest, dass der Auftragnehmer den ursprünglichen Termin auch ohne Scope-Änderung nicht halten kann und der Auftragnehmer dies bisher verschwiegen hat, so erhält der Auftraggeber nun wenigstens einen weit weniger geschönten Status als bisher.
• Falls der Termin, zu dem die Scope-Erweiterung geliefert werden soll, nicht kurz bevorsteht, kann der Auftraggeber den Auftragnehmer auffordern, zusätzliche Ressourcen aufzubauen, um den Termin zu halten. Dem wird der Auftragnehmer nicht viel entgegensetzen können.
• Ist die Zusammenarbeit im Projekt bereits gestört, kann der Auftraggeber als starkes Druckmittel die Scope-Erweiterung an einen Konkurrenten des Auftragnehmers vergeben - oder zumindest damit drohen.

Beistellungen

Beistellungen sind Leistungen, die der Auftraggeber an den Auftragnehmer liefern muss, damit dieser das Projekt erfolgreich durchführen kann. Im Projektverlauf kann es passieren, dass der Auftraggeber die Beistellungen gar nicht, nicht vollständig, nicht in ausreichender Qualität oder nicht rechtzeitig liefert. Eine mangelnde Beistellung kann z.B. auch die unregelmäßige Teilnahme von Fachabteilungen an Konzeptions-Meetings sein.

Maßnahmen Auftragnehmer

Beistellungen werden meist im Angebot definiert oder im Projektverlauf vereinbart. Um Ärger im Projekt zu vermeiden, sollte sich der Auftragnehmer während der Angebotserstellung überlegen, ob der Auftraggeber realistisch dazu in der Lage ist, die definierten Beistellungen zu erbringen. Verfügt der Auftraggeber über die benötigten Ressourcen, das nötige Knowhow und die nötige Professionalität? Wenn nicht, kann man das dem Auftraggeber natürlich nicht direkt sagen - aber man kann die Beistellungen z.B. optional im Angebot mit anbieten.

Was tun, wenn der Auftraggeber eine Beistellung nicht liefert? Der Auftragnehmer kann nicht erbrachte Beistellungen nur dann wirksam geltend machen, wenn man sich vor dem Liefertermin der Beistellung, eine Bestätigung vom Auftraggeber geben lässt, dass er rechtzeitig und vollständig liefern wird. Durch das Einholen einer neuerlichen Bestätigung lässt sich vermeiden, dass der Auftraggeber z.B. sagen kann, er hätte den entsprechenden Abschnitt im Vertrag nicht gelesen. Außerdem muss man unmittelbar nach dem verstrichenen Beistellungsdatum die terminlichen Konsequenzen aufzeigen.