Viele Projektverantwortliche steuern ihre Projekte mit reinen Sachaussagen des Soll/Ist-Vergleichs. Um die Stimmung im Projekt kümmern sie sich wenig oder überhaupt nicht - dabei gibt es keine bessere Frühwarnung für Schwierigkeiten. Sinkt die Stimmung der Projektbeteiligten, wirken wahrscheinlich schon unterschwellige Probleme, die noch nicht offen benannt worden sind. Brechen diese Probleme offen aus, muss sehr viel Energie investiert werden, um diese beizulegen. Aber auch die schlechte Stimmung an sich kann bereits die Zusammenarbeit und damit den Projektablauf behindern. Denken Sie nur an Missverständnisse durch schlechte Kommunikation oder durch den Unwillen Einzelner, anderen Teammitgliedern zu helfen.

Als Projektverantwortlicher sind Sie deshalb gut beraten, die Stimmung in Ihrem Projekt zu beobachten. Wenn Sie in einem Mini-Projekt arbeiten und großes Vertrauen herrscht, hilft das regelmäßige persönliche Gespräch. Doch was können Sie tun, wenn Ihr Projekt so groß ist, dass es nicht möglich ist, alle Teilnehmer selbst zu befragen? Wenn Sie offene Antworten wünschen, die aber aufgrund der Projekthierarchie schwer zu erhalten sind, oder wenn Sie die Stimmung über die Zeit vergleichbar machen möchten?

In diesen Fällen haben Sie die Möglichkeit, das Projektstimmungsbarometer einsetzen. Hierzu führen Sie in regelmäßigen Abständen eine Stimmungsumfrage durch, so können Sie Probleme bereits im Vorfeld erkennen. Bei schlechten oder sinkenden Umfragewerten können Sie eingreifen und Missverständnisse, Unzufriedenheit oder unterschwellige Konflikte direkt ansprechen und auf diese Weise größere Probleme verhindern. Der Vorteil dieser Methode: Sie erhalten die wertvollen Ergebnisse durch ein einfaches Vorgehen in fünf Schritten.

Schritt eins: Erstellen Sie einen Fragebogen

Halten Sie den Fragebogen extrem kurz, drei Fragen reichen, z.B.:

• In welcher Beziehung stehen Sie zum Projekt?
  Geben Sie hier Gruppen vor, die von den Befragten nur noch angekreuzt werden müssen, z.B. "Projektkernteam", "Zulieferer", "zukünftiger Nutzer", "Topmanagement" und "Sonstiges".
  
  
• Wie gut geht es Ihnen im Projekt?
  Nutzen Sie eine Skala, die jeder kennt und nachvollziehen kann. Die Schulnoten von "eins" bis "sechs" oder lachende bzw. weinende Smileys haben sich hier bewährt.
  
  
• Wollen Sie dem Projektleiter etwas sagen?
  Hier bieten Sie den Befragten die Möglichkeit, Beschwerden vorzubringen oder Anmerkungen abzugeben, die sie im direkten Gespräch vielleicht nicht äußern würden.

Schritt zwei: Lassen Sie den Fragebogen ausfüllen

Führen Sie die Befragung anonym durch. So erhalten Sie offene Antworten auf Ihre Fragen. Neben der Qualität der Antworten spielt auch die Reichweite der Umfrage eine große Rolle für die Aussagekraft der Ergebnisse. Die Reichweite bestimmt, wie vollständig das Stimmungsbild ist, das die Umfrage Ihnen liefert. Beziehen Sie deshalb möglichst alle am Projekt beteiligten Gruppen ein: Ihr Projektteam, das Topmanagement, die zukünftigen Nutzer, Zulieferfirmen usw.

Schritt drei: Erfassen Sie die Antworten

Bei der Eingabe der Daten in eine Excel-Tabelle sind Geduld und Ausdauer gefragt. Insbesondere wenn Sie viele ausgefüllte Fragebögen zurückerhalten haben, ist das Erfassen der Antworten eine undankbare Aufgabe. Aber die Arbeit lohnt sich. (Außerdem sind Sie als Projektleiter wahrscheinlich in der glücklichen Lage, die Erfassung an die Assistenz delegieren zu können.)

Schritt vier: Finden Sie Auffälligkeiten

Hier beginnt für Sie als Projektleiter der spannende Teil. Zum einen liefern Ihnen die einzelnen Freikommentare wichtige Hinweise auf unterschwellig brodelnde Probleme, die sich negativ auf die Stimmung auswirken und über kurz oder lang den Projektablauf gefährden können. Zum anderen können Sie für jede Gruppe eine "Durchschnittsstimmung" errechnen und mit den Daten aus den letzten Befragungen in einem Diagramm vergleichen. In welcher Gruppe hebt sich die Stimmung, wo zeichnen sich Probleme ab?

Schritt fünf: Ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen

Werden durch die Umfrage Probleme, Unstimmigkeiten oder unterschwellige Konflikte aufgedeckt, müssen Sie eingreifen. Sprechen Sie die Probleme offen an und suchen Sie gemeinsam mit den betroffenen Parteien eine Lösung. Das Projektgeschäft verzeiht keine ignorierten Probleme. Außerdem unterliegt das Projektstimmungsbarometer dem gleichen Gesetz wie andere Methoden auch: Es wird seinen festen Platz im Projekt nur dann finden, wenn die Mitarbeiter wissen, dass ihre Beschwerden, Kommentare und Anregungen nicht in der Schublade verschwinden, sondern das Management ihre Hinweise ernst nimmt und darauf reagiert.

Ein Projektstimmungsbarometer ist ein Instrument, dass Projektleitern wertvolle Dienste leisten kann. Es kann nicht nur zu einem besseren Projektergebnis beitragen, sondern ist auch Ausdruck einer inneren Einstellung gegenüber allen Beteiligten: Die Arbeit im Projekt soll Freude machen.

Literatur

• Heimbold, Roman: Endlich im grünen Bereich! Projektmanagement für jedermann, mitp 2005