Bei der Bechtle AG war viele Jahre eine individuell entwickelte Projektvorgehensweise erfolgreich im Einsatz, die im Wesentlichen auf Rollout-Projekte ausgerichtet war. In den letzten Jahren hat sich unser Projektportfolio deutlich verändert, das IT-Systemhaus führt immer mehr Dienstleistungsprojekte im Rahmen von IT-Integrationslösungen und Managed Service-Lösungen durch. Für diese Projekte war das bisherige Vorgehen nicht ausreichend, z.B. fehlte ein einheitliches Qualitätsmanagement mit Quality-Gates (Q-Gates) für den Phasenübergang und Qualitätsregistern zur Leistungsabnahme. Das Vorgehensmodell war zudem wenig flexibel, da keine Anpassung an die unterschiedlichen Projektgrößen möglich war.

Für die Entwicklung und Weiterentwicklung des Projektmanagement-Standards der Bechtle-Gruppe ist das Strategische Projekt Management (SPM) der Bechtle AG verantwortlich. SPM ist eine Stabstelle, die direkt an den Vorstand berichtet und weitere Aufgaben, wie z.B. die Durchführung strategischer Projekte, im Auftrag des Vorstands übernimmt und bei Projekteskalationen unterstützend tätig wird. Die Bechtle-Gruppe ist nach dem Prinzip der "dezentralen unternehmerischen Vernetzung" aufgestellt, d.h. die einzelnen Unternehmen führen Ihre Projekte eigenständig durch.

In diesem Beitrag möchte ich allen Interessierten, die ähnliche Fragestellungen bei der Implementierung einer Standardmethode – wie z.B. PRINCE2 und einem dazu heterogenen Projektportfolio – haben, aufzeigen, wie wir dabei vorgingen. In Teil 1 dieser zweiteiligen Artikelserie stelle ich Ihnen die Überlegungen für das Vorgehensmodell vor und den Projektkonfektionierer – ein Konfigurationstool, das Projekte in fünf verschiedene Größen einteilt.

Anforderungen und Ziele der neuen Projektvorgehensweise

Um eine standardisierte Projektvorgehensweise zu etablieren, legten wir eine Reihe von Zielen für die Auswahl und Implementierung des Vorgehensmodells fest. Das Vorgehensmodell sollte

• sich auf das aktuelle und zukünftige Projektportfolio effizient und einfach anwenden lassen,
• eine generische Projektmanagement-Methode darstellen, die für alle Projektgrößen innerhalb von Bechtle anwendbar ist,
• eine umfassende Projektmanagement-Methode darstellen, die auf den Erfahrungen von professionellen Projektmanagern aufbaut,
• gut zur Integration bei Bechtle geeignet sein, um problemlos

- die bisherige Vorgehensweise zu integrieren und

- auf die Bedürfnisse und Begriffswelt von Bechtle zugeschnitten zu werden und

• zusätzlich zum Prozessmodell hilfreiche unterstützende Komponenten und Techniken mitliefern.

Wir tauften unser Vorgehensmodell "Bechtle fair Project", um zum Ausdruck zu bringen, dass faire Leistung bei fairem Umgang mit Kunden und Lieferanten auch fair honoriert wird. Bechtle fair Project (BfP) basiert auf dem internationalen Projektmanagement-Standard PRINCE2 und wurde um Tools, Templates und Trainings zum praktischen Einsatz in den Bechtle IT-Systemhäusern erweitert. Nach einem Entwicklungszeitraum von ca. 18 Monaten ist das Vorgehensmodell in allen Systemhäusern eingeführt. Eine selbst entwickelte Software-Lösung unterstützt unser Vorgehensmodell und die Bechtle Projektmanagement-Community sorgt für einen Wissenstransfer und Erfahrungsaustausch unter den Projektmanagern der Bechtle Gruppe. Unser auf Microsoft SharePoint basierendes Projektportal stellt allen Mitarbeitern notwendige Prozesse und Templates für ihr jeweiliges Projekt und dessen Größe ohne zusätzlichen Ballast zur Verfügung und unterstützt die Zusammenarbeit der Projektteams (Bild 1).

Die Bechtle Projektmanagement-Community ist ein Zusammenschluss aller am Projektmanagement interessierter Mitarbeiter der Bechtle Gruppe. Sie ist offen für jeden, unabhängig davon, ob er aktiv mitarbeiten oder einfach "an der Leitung horchen" will. Alle Community-Mitglieder werden regelmäßig über Neuigkeiten informiert. Einmal im Jahr werden sie zu einer großen Versammlung eingeladen, um Kollegen zu treffen und im persönlichen Austausch Ihre Beziehungen zu pflegen und mehr über das Thema Projektmanagement zu erfahren.

PRINCE2 als Basis für das neue Vorgehensmodell

Für die über 1.000 Projekte mit unterschiedlichen Anforderungen, Merkmalen und Größen, die wir bei Bechtle innerhalb eines Jahres durchführen, ist es wichtig, dass die verwendete Projektmanagement-Methode flexibel und anpassungsfähig ist. Nach Prüfung der wichtigsten Vorgehensmodelle (V-Modell, PMI, Scrum, Kanban, ...) entschieden wir uns für PRINCE2, da es unsere Anforderungskriterien erfüllte, international etabliert ist und ständig gepflegt und weiterentwickelt wird. Die wesentlichen Gründe, die aus unserer Sicht für PRINCE2 sprechen sind:

• umfassende Projektmanagement-Methode:

- baut auf den Erfahrungen professioneller Projekteiter auf