Das lange Jahre erfolgreiche Projektvorgehen bei der Bechtle AG reichte aufgrund des veränderten Projektportfolios nicht mehr aus, da es wenig flexibel und nicht für alle Projektgrößen anwendbar war. Deshalb stand das Strategische Projekt Management (SPM) bei Bechtle vor der Aufgabe, eine einheitliche Projektmanagement-Vorgehensweise zu entwickeln.

Nachdem Sie im ersten Teil der Artikelserie die Entscheidung für PRINCE2 als Projektvorgehensweise sowie den Projektkonfektionierer kennenlernten, stelle ich Ihnen hier das von uns entwickelte Prozessmodell für Projekte vor. Das Projektportal, das allen Bechtle-Mitarbeitern die intuitive Nutzung unseres Vorgehensmodells ermöglichen soll, wird ebenfalls beschrieben.

Das Prozessmodell

Grundlage der Nutzung unseres Vorgehensmodells ist das Prozessmodell (entspricht dem PRINCE2-Phasenmodell; Nomenklatur angepasst und dokumentiert im Integrationsdokument). Das Prozessmodell beschreibt, wie ein Projekt über seine Laufzeit strukturiert werden soll und welche Phasen zu durchlaufen sind. Dabei wird jede Phase mit einem Quality-Gate abgeschlossen und der Übergang zur nächsten Phase eingeleitet (Bild 1). Das Prozessmodel mit seinen Phasen wird nicht mit dem Konfektionierer angepasst, lediglich der Inhalt (Aufgaben und Vorgehensweise) einer Phasen werden durch die T-Shirt-Größe bestimmt.

Bild 1: Das "Bechtle fair Project"-Prozessmodell.
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Quality-Gates zur Qualitätskontrolle

Mit der Einführung eines standardisierten Qualitätsmanagements bei BfP führten wir auch die Quality-Gates (Q-Gates) für den Phasenübergang neu ein, um die Phasenleistungen transparenter und einheitlich bewerten zu können. Ein Q-Gate dient zur Evaluierung der erreichten Ziele und ihrer Qualität im Rahmen des Phasenübergangs im Projektverlauf. Mit dem neu entwickelten Tool "Quality-Gate" bewertet der Lenkungsausschuss die Ergebnisse einer Projektphase anhand eines vordefinierten Fragenkatalogs. Der Lenkungsausschuss gibt beim positiven Durchlaufen des Q-Gates die darauf folgende Phase frei, beim Projektabschluss wird der Projektmanager im Rahmen des Q-Gates von seinen Pflichten entlastetet.

Der Umfang der gestellten Fragen ist direkt abhängig von der jeweiligen Projektgröße und der jeweiligen Phase. Beispiele für Fragen sind:

• Sind die Projektleistungen ausreichend definiert und beschrieben worden?
• Sind Abnahmekriterien für die Projektleistungen definiert und dokumentiert?
• Ist der Change Control-Prozess definiert und dokumentiert?
• Sind Zeitplan und Budget zusammengefasst?

Ein Q-Gate ist keine Auswertungssoftware mit Empfehlungen, sondern unterstützt den Lenkungsausschuss bei seiner Entscheidungsfindung und dient darüber hinaus zur Dokumentation der getroffenen Entscheidung. Im Rahmen des regelmäßigen Berichtswesens im Projekt wird bei Erreichen eines Phasenabschlusses der Projektstatusbericht um diese Entscheidung erweitert. Der Auftraggeber (i.d.R. der Kunde) und ein Vertreter seitens Bechtle entscheiden als Mitglieder des Lenkungsausschusses gemeinsam auf Basis des jeweiligen Q-Gates, ob eine Phase abgeschlossen werden kann oder ob Nacharbeiten notwendig sind, da die angestrebte Qualität der Phasenergebnisse noch nicht erreicht ist.

Projektphasen im Prozessmodell

Vorbereitungsphase

Jedes Projekt beginnt mit einem internen oder externen Auftrag. Nachdem der designierte Projektleiter mithilfe des Konfektionierers die Projektgröße und zugehörige PM-Praxis bestimmt hat, nutzt er die Vorbereitung, um den erteilten Auftrag aus seiner Sicht zusammenzufassen und das sog. Projektmandat zu formulieren. Der Lenkungsausschuss bestätigt das Projektmandat – und damit die gemeinsame Sicht auf Projektinhalt und Rahmenbedingungen. Das Projektmandat ist die Grundlage der erfolgreichen Durchführung des Q-Gate P01, das die Vorbereitungsphase beendet.

Ergebnis: Das Projektmandat liegt vor und folgende Inhalte sind abgestimmt:

• Beschreibung von Projektumfang, Projektziel und geschäftlichem Nutzen für den Kunden
  (in PRINCE2: Business Case; angepasst und als "geschäftlicher Nutzen" zusammengefasst im Projektmandat, entsprechend dokumentiert im Integrationsdokument)
• grober Kostenrahmen
• zur Verfügung stehende Ressourcen
• erste Meilensteinplanung
• Entwurf für Projektteam, Organe und Gremien
• weitere Rahmenbedingungen, z.B. Erfüllungsort, Nutzung von bestimmten Dokumentationsrichtlinien und Tools
• erste Einschätzung von Umfeld, Chancen und Risiken
• Beschreibung der Kompetenzen der Projektleitung
• Q-Gate P01 wurde durchgeführt und dokumentiert

Startphase

Danach beginnt der Projektmanager mit der Startphase, d.h. er plant die Leistungen in Phasen ein, stellt sein Projektteam zusammen und überlegt sich, wie z.B. Risiken oder Change Requests gesteuert werden sollen. Insbesondere beginnt er schon jetzt, das Vorgehen bei der späteren Abnahme zu planen und dieses mit dem Auftraggeber festzulegen. Dies fasst er im PID (Project Initiation Documention = Projektleitdokumentation) zusammen, der Lenkungsausschuss gibt am Ende der Startphase die Durchführungsphase frei.