Projektportfolio-Entscheidungen werden vom Management bislang überwiegend auf der Basis von Kennzahlen getroffen, so Astrid Kuhlmey. Bei einer solchen Bewertung bleiben jedoch wesentliche Einflussfaktoren unberücksichtigt, wie z.B. unterstützende bzw. behindernde Machtstrukturen oder Informations- und Kommunikationsprozesse. Wie Sie einen Workshop moderieren, um gemeinsam mit allen Stakeholdern mit Hilfe gemalter Bilder und ihrer Interpretation verborgene Einflüsse auf Ihr Portfolio aufzudecken, schildert die Autorin Schritt für Schritt und liefert aus ihrer Workshop-Praxis wertvolle Arbeitshilfen. Durch diese alternative und ergänzende Sicht auf Ihr Portfolio kommen Sie, so ihre Erfahrung, zu einer für das Unternehmen besseren Projektlandschaft.
Projektportfolio-Entscheidungen werden vom Management bislang überwiegend auf der Basis von Kennzahlen getroffen, so Astrid Kuhlmey. Bei einer solchen Bewertung bleiben jedoch wesentliche Einflussfaktoren unberücksichtigt, wie z.B. unterstützende bzw. behindernde Machtstrukturen oder Informations- und Kommunikationsprozesse. Wie Sie einen Workshop moderieren, um gemeinsam mit allen Stakeholdern mit Hilfe gemalter Bilder und ihrer Interpretation verborgene Einflüsse auf Ihr Portfolio aufzudecken, schildert die Autorin Schritt für Schritt und liefert aus ihrer Workshop-Praxis wertvolle Arbeitshilfen. Durch diese alternative und ergänzende Sicht auf Ihr Portfolio kommen Sie, so ihre Erfahrung, zu einer für das Unternehmen besseren Projektlandschaft.
Viele der Portfolio-Entscheidungen des Top-Managements werden heute von PMO-Mitarbeitern vorbereitet. Das Management fällt seine Entscheidungen auf Basis dieser Informationen, in der Annahme, dass es die wesentlichen sind. Um eine gute Entscheidungsgrundlage zu haben, legt es in den meisten Fällen großen Wert auf die Zusammenstellung von Zahlen, Daten und Fakten. So spielen finanzielle Kennzahlen und auf quantitativen Business Cases beruhende Projektbewertungen bei der Portfolio-Zusammenstellung eine tragende Rolle. Unternehmen, die sich als erfolgreich bezeichnen, berücksichtigen darüber hinaus auch strategische Aspekte (siehe TU Berlin (Hrsg.), 2009). Gleichzeitig sind die meisten Unternehmen mit der Zusammensetzung ihres Projektportfolios noch nicht zufrieden.
Bei einer solchen traditionellen Portfoliobewertung und -zusammenstellung werden wesentliche Faktoren für den Projekterfolg kaum berücksichtigt, wie z.B. unterstützende oder behindernde Machtstrukturen im Unternehmen, Informations- und Kommunikationsprozesse oder auch die Unternehmenskultur. Dieses Defizit versuchte man bislang häufig durch ein Mehr an Zahlenmaterial auszugleichen, das dem Management zur Entscheidungsfindung vorgelegt wurde.
Nun wissen wir aus der neurobiologischen Forschung, dass ein mehr an Informationen nicht zwingend zu besseren Entscheidungen führt. Es kann sogar das Gegenteil bewirken, da die Entscheidungen willkürlicher werden. Ausschlaggebend für eine angemessene Bewertung ist vielmehr, dass die wenigen entscheidungsrelevanten Informationen berücksichtigt werden (siehe auch Gigerenzer, 2008).
Zudem ist es inzwischen eine allgemein akzeptierte Erkenntnis, dass verschiedene Menschen dieselbe Wirklichkeit, hier den Zustand des Portfolios im Unternehmen, sehr unterschiedlich wahrnehmen und Subjektivität eine wesentliche Rolle spielt, wenn Entscheidungen getroffen werden.
Diese Zusammenhänge werden umso wichtiger, je komplexer sich die Situation darstellt – und Projekte sind ja dazu da, komplexe Probleme zu lösen. So liegt es nahe, nach ergänzenden Methoden zu suchen, welche die heute überwiegend praktizierte Bewertung mit Hilfe von Zahlen, Daten und Fakten ergänzen und zu einer ganzheitlichen Projekt- und Portfolio-Betrachtung beitragen. Diese umfassende Betrachtungsweise kann zu einer für das Unternehmen besseren Projektlandschaft führen.
Die zusätzlich einsetzbaren Methoden, wie z.B. Rollenspiele, Aufstellungen oder eben die bildhafte Darstellung von Situationen und Konstellationen, die hier für die Portfolio-Betrachtung eingesetzt wird, kommen ursprünglich aus dem therapeutischen Bereich. Sie werden aber heute auch bei der Organisationsberatung eingesetzt. (Zum Thema "Aufstellungen" siehe auch "Projektaufstellung – verborgene Erwartungen und Bedürfnisse offenlegen", Projekt Magazin 19/2010.)
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie als Moderator eines Halbtagsworkshop zum Thema "Wir malen unser Portfolio" das Portfolio einmal in einer Art und Weise beleuchten können, die für Sie und Ihr Unternehmen vermutlich ungewohnt ist. Dieser Ansatz aktiviert die Intuition der Teilnehmer, welche auch für Entscheidungen relevant ist, und deckt verborgene Einflüsse auf das Portfolio auf. Er hilft daher sowohl Unternehmen bei der Bewertung, die bereits eine Portfolio-Evaluation etabliert haben, als auch solchen, die sich erst noch darüber klar werden müssen, welche Entscheidungskriterien für ihr Portfolio wesentlich sind.
Durch die moderierte Zusammenarbeit der relevanten Stakeholder-Gruppen entsteht ein alternativer und ergänzender Blick auf das Portfolio, der Sie und Ihr Top-Management bei der künftigen, für das Unternehmen günstigen Zusammenstellung der Projekte unterstützen kann.
Workshops in dieser oder ähnlicher Form habe ich selbst geleitet. Die Ergebnisse führten für die Teilnehmer in allen Fällen zu neuen, teilweise überraschenden Erkenntnissen, die zumeist die bisherige Einschätzung des Portfolios wesentlich beeinflussten.
Um dieses gewünschte Ziel zu erreichen, ist es von essentieller Bedeutung, dass ein erfahrender Moderator den Workshop leitet. Er sollte dem zu bearbeitenden Thema neutral gegenüber stehen, sicher gegenüber dem Management auftreten und seine Anweisungen sollten von allen Teilnehmern akzeptiert werden. Verfügen Sie noch nicht über die entsprechende Erfahrung, bitten Sie doch einen erfahrenen Kollegen, die Co-Moderation zu übernehmen.
Dipl.-Inf. Martin Schmutz
28.05.2012