Was ist ein Arbeitspaket?

Ein Arbeitspaket beschreibt eine zu erbringende Leistung innerhalb eines Projekts, die von einer einzelnen Person oder organisatorischen Einheit bis zu einem festgelegten Termin mit vereinbartem Aufwand geliefert werden muss. Dies kann eine singuläre Aufgabe sein, wie zum Beispiel eine Wettbewerbsrecherche oder ein Bündel an Aufgaben, wie zum Beispiel bei der Einführung eines neuen Logos. Hier fallen als Einzelaufgaben die Erhebung von Kundenanforderungen, der Entwurf eines Logos, die Markenrecherche und die Präsentation beim Kunden an.

Arbeitspaket Beispiele

Weitere Beispiele für Arbeitspakete:

• Erstellung eines Brandschutzkonzepts für ein neues Betriebsgebäude
• Abnahme einer neuen Fertigungsstraße beim Bau einer neuen Produktionsstätte
• Aufsetzen einer Datenbank bei der Einführung eines ERP-Systems
• Installation einer Solaranlage bei der Renovierung eines Gebäudes
• Catering bei einer Veranstaltung
• Schulung der Belegschaft bei der Einführung eines neuen Geschäftsprozesses

So schreiben Sie ein Arbeitspaket (Arbeitspaketbeschreibung)

Mit den Formalien beginnen

Am Anfang eines jeden Arbeitspakets steht der Projektname, der Titel des Arbeitspakets und der:die Verantwortliche für das Arbeitspaket. Ergänzt werden diese Informationen durch das Datum, um später nachweisen zu können, zu welchem Zeitpunkt welche Ergebnisse gefordert wurden. Ein PSP-Code dient zur eindeutigen Identifikation im Projektstrukturplan. Der Status kann die Ausprägung "offen", "in Bearbeitung" oder "erledigt" annehmen und sollte ebenfalls bei den Formalien aufgeführt werden. 

Zu erbringende Ergebnisse auflisten

Danach beschreiben Sie die Ergebnisse, auch "Deliverables" oder "Liefergegenstände" genannt. Sie müssen exakt benannt sein – es ist eine genaue Spezifikation und Dokumentation des zu erbringenden Ergebnisses notwendig. Wenn zum Beispiel ein Hauptschalter entwickelt werden soll, ist die bloße Bezeichnung "Hauptschalter" unzureichend. Richtig heißt es unter der Ergebnisbeschreibung: "Ein DIN und VDE-gerechter Hauptschalter für 240 V Wechselstrom". In den meisten Fällen verweisen Sie hier auf die Spezifikation des Ergebnisses.

Beziehungen zu anderen Arbeitspaketen deutlich machen

Auch ein Arbeitspaket hat Beziehungen. Um das Beispiel der Logoeinführung wieder aufzugreifen: Dieses Arbeitspaket knüpft an das Arbeitspaket "Inhaltliches Konzept Landingpage" an, in dem der Workshop-Anbieter ein einheitliches, inhaltliches Schema für alle seine Workshop-Landingpages erstellt hat. Dies hilft, den richtigen Slogan zum Logo zu finden. Das abgeschlossene Arbeitspaket "Logoeinführung" ist notwendig für das Arbeitspaket "Werbematerial bedrucken". Führen Sie also im Arbeitspaket auf, von welchen Arbeitspaketen das von Ihnen beschriebene Arbeitspaket abhängig ist und welchen anderen Arbeitspaketen es als Basis dient.

Einzelaufgaben auflisten

In einer Tabelle führen Sie nun detailliert auf, welche einzelnen Aufgaben das Paket umfasst. Diese Tabelle hat sieben Spalten mit folgenden Inhalten:

• Nr.: Nummer, um die Einzelaufgaben z.B. in eine zeitliche Reihenfolge zu bringen

• Aufgabe: Detaillierte Beschreibung der Einzelaufgabe 

• Zuständig: Wer übernimmt die Aufgabe? Hier wird der:die Zuständige eingetragen. 

• Termin: Hier steht, bis wann die Einzel- oder Teilaufgabe fertig sein soll. 

• Arbeitsaufwand: Der Arbeitsaufwand wird in Personenstunden oder Personentagen angegeben.  

• Kosten: Hier wird der Zeitaufwand mit Stundensätzen in Kosten umgewandelt. Auch die Gemeinkosten (etwa das Sekretariat), Abschreibungen, Sachkosten oder Honorare für externe Mitarbeiter zählen dazu.

• Status: Der Status kann die Ausprägung "offen", "in Bearbeitung", "erledigt" annehmen.

Erreichte Ergebnisse auflisten

In einer weiteren siebenspaltigen Tabelle fassen Sie Ihre erbrachten Ergebnisse zusammen:

• Nr.: Hier werden Ergebnisse entsprechend der Fertigstellung eingetragen. 

• Aufgabe: Hier beschreiben Sie die Aufgabe, die erledigt wurde. 

• Ist-Aufwand: In dieser Spalte werden die tatsächlich angefallenen Personenstunden bzw. -tage erfasst. 

• Ist-Kosten: Anhand der vorangegangenen Spalte lassen sich mit den Stundensätzen auch die tatsächlichen Personalkosten berechnen und erfassen. Alle weiteren, tatsächlich angefallenen Kosten können Sie hier ebenfalls dokumentieren. 

• QS: Bei der Spalte QS tragen Sie mit "ja" oder "nein" ein, ob das Ergebnis qualitätsgesichert wurde oder nicht. 

• Doku: Zuletzt geben Sie mit "ja" oder "nein" an, ob das Ergebnis dokumentiert wurde.