Wenn man über Jahre mit teils erfahrenen, teils unerfahrenen, aber immer neugierigen und motivierten Mitmenschen die Kunst des Projektmanagements diskutiert, dann werden immer wieder dieselben Fragen aufgeworfen. Viele davon beziehen sich nicht direkt auf Prozesse, Methoden und Tools, sind aber von grundsätzlicher Bedeutung. Oft wird die Sinnfrage gestellt ("Warum …?"). Und hier findet die Evolution vom Amateur zum Profi statt.

Denn ein begabter Amateur im Projektmanagement tut oft (nicht immer) intuitiv das richtige, kann es aber nicht begründen. Ein guter Profi tut (hoffentlich fast immer) das richtige; er tut es aber wohlüberlegt und kann sein Handeln begründen. Und wenn er sehr gut ist, dann achtet er auch noch auf die Effizienz seines Handelns, denn wenn man zu viel des Guten tut, dann ist es auch nicht mehr gut.

Hier ist die nächste Frage, die mir immer wieder gestellt wird, und meine Antwort darauf. Haben Sie Anmerkungen, Ergänzungen oder Kritik, freue ich mich auf eine Diskussion. Und wenn Sie selber eine Frage einbringen möchten, dann greife ich sie gern auf, selbstverständlich mit Nennung der Quelle, falls gewünscht oder erlaubt.

Q: Bei uns in der Firma gibt es keine Projektaufträge. Wozu sind die gut?

A: Sie machen Projekte für Kunden? Dann gibt es in der Regel einen Vertrag. Da steht drin, was der Kunde bekommt, und was er im Gegenzug dafür zahlt. Manchmal, aber nicht immer, steht auch etwas drin über den Ablauf und die Hintergründe des Projekts. Das kann aber auch in anderen Dokumenten enthalten sein, z.B. im Projektauftrag, einer Projektdefinition oder ähnliches. Der wesentliche Inhalt des Auftrags ist aber ein anderer.

Bild: Mit dem Projektauftrag überträgt der Sponsor dem Projektmanager die Verantwortung für das Vorhaben; dazu muss er ihm auch die nötigen Befugnisse einräumen.

Der Projektauftrag klärt Verantwortung, Aufgaben und Befugnisse

Mit dem Projektauftrag autorisiert der Sponsor den Projektmanager intern, sich um das fragliche Vorhaben zu kümmern. Dazu werden, wie in einer Stellenbeschreibung, die Verantwortung, Aufgaben und Befugnisse des Projektmanagers dargelegt.

Die Aufgaben sind die Tätigkeiten, die im Rahmen eines Projekts anfallen. Darüber gibt es in der Regel keinen Dissens. Die Verantwortung ist ebenfalls klar: Definition und Einhaltung des magischen Dreiecks. Aber die Befugnisse müssen geklärt werden, und die sind der Knackpunkt: Befugnisse, die eine Person erhält, werden einer anderen Person genommen.

So kann es z.B. sinnvoll sein, dass in einem zeitkritischen Projekt in einem dynamischen Umfeld der Projektmanager ein persönliches Budget bekommt, über das er schnell und flexibel verfügen kann, ohne die sonst in der Firma üblichen Unterschriftenwege einzuhalten.

Selbstverständlich muss er im Nachhinein eine auf diesem Wege getätigte Ausgabe rechtfertigen, wie jede andere auch. Die Besonderheit besteht aber darin, dass in diesem Fall die von der Bürokratie vorgegebenen Richtlinien und Prozesse, die für das Liniengeschäft aufgestellt wurden, für das Projektgeschäft abgeändert wurden.

Knackpunkt Befugnisse

Nun versteht es sich von selbst, dass die Vergabe von Befugnissen von den Randbedingungen und der Art des Projekts sowie von den beteiligten Personen abhängen muss. Nicht jedes Projekt ist so geartet, dass der Projektleiter Befugnisse benötigt, die den sonst üblichen Dienstweg umgehen.

Und dass ein frisch ernannter, "dienstjunger" Projektmanager nicht ohne weiteres dieselben Befugnisse erhält wie ein altgedienter Kollege, der schon erfolgreich viele Projekte mit großer Bedeutung für das Unternehmen geleitet hat, ist ebenfalls klar. Daraus resultiert, dass ein Projektauftrag erst dann wirklich sinnvoll ist, wenn er individualisiert, also an Projekt und Personen angepasst ist.

Der größte Nutznießer eines guten Projektauftrags ist der Projektmanager, denn es geht um seine Befugnisse. Der Adressat des Auftrags ist das Linienmanagement, denn Befugnisse, die der Projektmanager bekommt, werden dem Linienmanagement genommen. Und wie immer gilt der Leitsatz: Wenn Du selbst an etwas das größte Interesse hast, dann kümmere Dich selber darum.

Kämpfen lohnt sich!

Also sollte sich der Projektmanager vor Beginn des Projekts die Frage stellen: "Welche Schwierigkeiten sind mir früher bei Projekten dieses Typs widerfahren, die auf mangelhafte organisatorische Regelungen zurückzuführen sind?" Dann findet er dafür eine neue Regelung, die diese Probleme zu vermeiden hilft, und kämpft dafür bei seinem Sponsor, dass sie Aufnahme in einem Projektauftrag findet.

So etwas sieht keine Bürokratie gern, denn sie ist ihrem Wesen entsprechend "gleichmacherisch" veranlagt und liebt keine Ausnahmen. Nun ist zwar Projektmanagement als Disziplin in einem bürokratischen Umfeld entstanden, aber bereits in der Definition des Begriffs "Projekt" steht drin, dass es sich dabei um ein Vorhaben handelt, das in irgendeiner Beziehung einmalig ist. Und eigentlich versteht es sich von selbst, dass Unikate auch als solche behandelt werden.

Deshalb sollte ein Projektmanager dafür kämpfen, dass er sein Projekt unter den Bedingungen abwickeln kann, die er nach gewissenhafter überlegung für optimal hält, also mit einem passenden, individualisierten Projektauftrag. Und leider bekommt man im Leben nicht immer, was man sich erhofft; der Kampf mit der Bürokratie lohnt sich aber auch, wenn er vergeblich ist, denn zumindest erfährt man auf diese Weise, welche Schwierigkeiten im jeweiligen Projekt auf einen zukommen könnten.