Die Abnahme eines Teils des vereinbarten Werks durch den Auftraggeber ist zu unterscheiden von der oftmals auch mit dem Begriff "Abnahme" bezeichneten Prüfung und Freigabe eines Arbeitsergebnisses im Projektverlauf. Dies ist ein projektinterner Projektmanagementprozess, wie er z.B. im PRINCE2-Prozess "Abgeschlossenes Arbeitspaket entgegennehmen" beschrieben ist. Im Gegensatz dazu ist die Teilabnahme ein rechtsverbindlicher Vorgang, bei dem der Auftraggeber die teilweise Erfüllung des Werkvertrags bestätigt.

Eine Teilabnahme ist dann notwendig, wenn die Abnahmeprüfung der Teilleistung oder Teillieferung technisch nicht mehr möglich ist, sobald sie im Gesamtwerk integriert ist. Beispielsweise kann der Läufer eines Generators nach dem Einbau nicht mehr einer Materialprüfung unterzogen werden.

Sinnvoll ist eine Teilabnahme, wenn es sich um eine in sich abgeschlossene Leistung handelt, die auch bei einer Gesamtabnahme unabhängig von den anderen Teilleistungen überprüft würde. Ein Beispiel hierfür ist die Elektroinstallation eines Gebäudes.

Während die Abnahme in Paragraph 640 BGB geregelt ist, gibt es für die Teilabnahme nur in der VOB/B, d.h. für das Bauwesen, eine rechtliche Regelung. In Paragraph 12 Nr. 2 der VOB/B steht: "Auf Verlangen sind in sich abgeschlossene Teile der Leistung besonders abzunehmen." Die Rechtssprechung interpretiert das Kriterium der Abgeschlossenheit sehr eng. Beispielsweise wird die Fertigstellung eines Stockwerks eines Gebäudes nicht als abgeschlossene Teilleistung angesehen.

Während die DIN 69905:1997 die Teilabnahme noch eigens definierte als: "Abnahme einer Teillieferung oder Teilleistung aus dem Vertrag, die funktions- bzw. objektbezogen oder aufgrund besonderer Umstände abgegrenzt wird." differenziert die neue DIN 69901-5:2007 nicht mehr zwischen Abnahme und Teilabnahme, sondern lässt auch ein Teilergebnis als Gegenstand der Abnahme zu.

Mit der Teilabnahme sind, falls nicht explizit anders vereinbart, die gleichen Konsequenzen wie mit der Abnahme verbunden. Insbesondere ergibt sich aus ihr der Vergütungsanspruch des Auftragnehmers an den Auftraggeber. Weiterhin gehen die Schadensrisiken und die Beweislast bei Mängeln an den Auftraggeber über.

Aus diesen Gründen liegt die Teilabnahme im Interesse des Auftragnehmers, während der Auftraggeber diese zu einem möglichst späten Zeitpunkt vornehmen will, idealerweise erst bei der Gesamtabnahme. Aber auch der Auftraggeber hat ein Eigeninteresse an einer sorgfältigen und vorzeitigen Teilabnahme, da er auf diese Weise aktiv zu einer pünktlichen Fertigstellung des Gesamtwerks beiträgt. Eine zu spät geforderte Mängelbeseitigung kann andernfalls das gesamte Projekt erheblich verzögern. Falls der Auftraggeber das Teilergebnis bereits in Betrieb nimmt, kann der Auftragnehmer sogar die Abnahme durch so genanntes "schlüssiges Verhalten" einfordern - die Möglichkeiten für Nachforderungen durch den Auftraggeber werden dadurch sehr stark begrenzt.

Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer sollten deshalb bereits im Projektauftrag festlegen, welche Teilabnahmen durchgeführt werden und welche Bedeutung diese Teilabnahmen jeweils haben. Beispielsweise sollte der Auftraggeber darauf bestehen, dass die Teilabnahme unter der Einschränkung erfolgt, dass das Zusammenwirken der Teilleistungen im Gesamtwerk einer eigenen Abnahme bedarf und nicht bereits durch die Summe der Teilabnahmen die Gesamtabnahme erfolgt ist. Ebenfalls sollten die Vertragsparteien regeln, wie im Falle eines Konfliktfalles die Abnahme erfolgt, z.B. durch Hinzuziehen eines entsprechenden Gutachters.