Der Projektkoordinator selbst hat meist nur geringe oder gar keine Entscheidungsbefugnisse. Verbindliche Entscheidungen und Anweisungen kann er nur über den nominellen Projektleiter oder die Linienverantwortlichen erreichen. Die dadurch verursachte Zeitverzögerung führt zu einer erheblichen Verringerung der Effektivität in der Projektsteuerung.
Die abschwächende Bezeichnung als "Projektkordinator(in)" kann als zweites auch verwendet werden, wenn die Projektbeteiligten jeweils sehr starke, voneinander unabhängige Positionen haben und keine weisungsberechtigte Organisationseinheit über sich dulden. In diesem Fall sind die Anforderungen an den oder die ProjektkoordinatorIn besonders hoch, da keinerlei disziplinarischen Mittel zur Projektsteuerung zur Verfügung stehen.
