Es ist dringend zu empfehlen, dass die Vertragspartner zu Beginn des Projekts festlegen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit das Projektergebnis abgenommen werden kann. Die geschieht in der sog. Abnahmevereinbarung.

Mögliche Bedingungen für das Bestehen der Abnahmebereitschaft kann z.B. das Vorliegen einer Dokumentation, die erfolgreiche Durchführung von Probeläufen, oder zuvor erfolgte Teilabnahmen sein.

Da die Abnahme der letzte Schritt im Projekt ist, liegt es in beiderseitigem Interesse, diese Bedingungen genau festzulegen. So kann weder der Auftraggeber (z.B. um weitere Zusatzleistungen zu erreichen) noch der Auftragnehmer (z.B. um Anschlussaufträge zu sichern) die Abnahmebereitschaft künstlich hinauszögern.

Die allgemein anerkannten Handreichungen und Richtlinien im Projektmanagement vernachlässigen den eigentlichen Prozess der Abnahme weitgehend. Sie führen diese lediglich als Bestandteil des Projektabschlusses oder der Vertragsbeendigung auf.

Die alte DIN 69905 aus dem Jahr 1997 definierte noch den Begriff der Abnahmebereitschaft. In die neue deutsche Projektmanagement-Norm wurde der durchaus sinnvolle und gebräuchliche Begriff der Abnahmebereitschaft allerdings nicht mehr aufgenommen.