Pomodoro-Technik, SMART-Ziele, Eisenhower Matrix – das sind nur einige von vielen Zeitmanagement- und Selbstmanagement-Tools. Wenn Sie jetzt denken: Kenn ich, funktioniert bei mir aber nicht, dann bietet Ihnen dieser Artikel konkrete Unterstützung. Oft liegt es gar nicht an den Tools, sondern an den Rahmenbedingungen, warum die Tools nicht die erhoffte Wirkung erzielen. In meinem Beitrag stelle ich Ihnen anhand eines Beispiels ein Vorgehen in sechs Schritten vor, mit dem Sie die Zeitmanagement-Tools erfolgreich einsetzen und Ihr Stresslevel senken.

Zur Veranschaulichung begleiten Sie Sven, einen Abteilungsleiter mit mehreren Projektteams. Ich unterstützte ihn im Rahmen eines Coachings bei diesen sechs Schritten.

Beispiel: Sven, ein Projektmanager in Zeitnot

Sven ist ein erfolgreicher Ingenieur für hochspezialisierten Anlagenbau. Er hat eine hohe Fachkompetenz, viel Erfahrung in der Projektgestaltung und der Umsetzung ungewöhnlicher Kundenwünsche. Als er noch Team- und Projektleiter war, konnte er sich intensiv mit den fachlichen Aspekten und der gezielten Umsetzung beschäftigen. Dann übernahm er die Abteilung Anlagenbau mit mehreren Projektteams. Die vielen technischen Rückfragen seiner Projektleiter waren und sind für ihn sehr wichtig.

Mit den Rückfragen beginnt die Steuerung und Korrektur der verschiedenen Projekte, auch wenn er selbst nicht mehr direkt in der fachlichen Umsetzung involviert ist. Durch die ständigen und nicht kalkulierbaren Unterbrechungen verschoben sich seine eigentlichen Aufgaben immer mehr auf den Abend und aufs Wochenende. Langsam verließen Sven seine Kraft und Souveränität. Er war unkonzentriert und vor allem: genervt. Jede Rückfrage empfand er als Störung und seine Reaktionen fielen zunehmend negativ für seine Mitarbeiter aus. Nachdem die ersten Feedbacks seiner Mitarbeiter und Vorgesetzten ihm aufzeigten, dass es so nicht weiterging, begann er, sich intensiver mit Zeitmanagement- und Selbstorganisationstools zu beschäftigen – jedoch ohne den erhofften Erfolg.

Im Coaching erzählte Sven: "Meine Aufgaben sind gut strukturiert, priorisiert und geplant. Doch schon morgens kommt meine Planung durch Unvorhergesehenes, Rückfragen meiner Mitarbeiter, Sonderanfragen von Kunden und Zwischenaufgaben vom Vorgesetzten ins Straucheln. Gegen Mittag wird mir bewusst, dass mir die Zeit davonläuft, meine dringend zu erledigenden Tätigkeiten sich immer mehr nach hinten verschieben und ich immer mehr unter Druck gerate. Jede weitere Unterbrechung erhöht mein Stresslevel. Dabei sind mir die ganzen Zeitmanagement und Selbstorganisationstools bekannt, ich habe viel Übung im effektiven Projektmanagement und kenne die Meilensteine und einzelnen Schritte. Meine Ziele sind SMART formuliert, die To-do-Liste macht meinen Kopf frei und verhindert, dass ich wichtige Details vergesse. Dennoch lässt sich der Zeitdruck aus meinem Alltag nicht verdrängen! Ich schaffe es nicht, die bewährten und effektiven Zeitmanagementsysteme in meinem unplanbaren Arbeitsalltag wirkungsvoll umzusetzen. Was kann ich tun?"

Bild 1: Zeitmanagement-Tools und typische Hürden bei deren Umsetzung
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Im Spannungsfeld zwischen Führungs- und Fachaufgaben

Sobald Führungsaufgaben in den beruflichen Alltag mit eingebunden werden, wird der Spagat zwischen fachlicher Aufgabenbewältigung und nicht mehr kalkulierbaren Führungsaufgaben immer größer. Der Umgang mit Flexibilität und ständigen Unterbrechungen wird immer wichtiger. Es gilt, sich schnell in die Schwierigkeiten der eigenen Mitarbeiter hineinzudenken. So auch bei Sven. Anfangs befriedigte ihn das Erfolgserlebnis, andere anzuleiten, ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, Unterstützung und Motivation zu geben. Doch mit der Zeit wurde die Diskrepanz zwischen diesem Erfolg und dem sichtbaren Erfolg der eigenen, erledigten Aufgaben und erreichten Ziele immer größer.

Viele erfolgreiche Führungskräfte tappen dann unbewusst in diese typische Falle: Ich erledige meine Aufgaben in Ruhe nach der Arbeit, am Feierabend oder Wochenende. Zunächst eine sehr erleichternde Strategie, langfristig kostet diese jedoch mehr Kraft und Energie, als der Einzelne auf Dauer aufbringen kann.

Erfolgreiche Zeitmanagement-Tools lassen sich nicht immer 1 zu 1 in den eigenen beruflichen Alltag einbinden. Sie sind viel mehr als Anhaltspunkte zu betrachten, aus denen man sich persönlich eine ganz individuelle Strategie entwickeln sollte.