Zu den wesentlichen Kernaufgaben des Projektmanagers zählen die Koordination sowie die Information der Projektbeteiligten. In der Praxis erfolgt dies zu einem Großteil immer noch über E-Mails, die neben wertvollen Informationen für andere Projektmitarbeiter häufig auch wichtige Projektdokumente enthalten. Der Überblick über den aktuellen Projektfortschritt sowie den Wissensstand aller Beteiligten geht auf diese Weise schnell verloren.

Aus diesem Grund ist es äußerst sinnvoll, die gesamte Projektkommunikation in einer einzigen Software-Lösung zu zentralisieren. Dann verfügt der Projektmanager zur Projektsteuerung und -überwachung auch stets über wichtige Kennzahlen, mit denen er jederzeit den Status bestimmen und das Management über aktuelle Entwicklungen informieren kann. In umfangreichen Projektmanagement-Tools sind Funktionalitäten für die Projektkommunikation standardmäßig bereits enthalten. Doch für viele Unternehmen sind solche Software-Lösungen nicht rentabel, da vor allem neben den hohen Anschaffungskosten auch die Einarbeitung der Mitarbeiter einen immens hohen Aufwand bedeutet.

In zahlreichen Organisationen steht allerdings über Rahmenverträge mit Microsoft als Teil von Office bzw. Office 365 ein Tool zur Verfügung, das wenig genutzt wird, mit dem sich die oben genannten Vorteile jedoch realisieren lassen: Microsoft SharePoint. Aufgrund des ungewohnten Bedienkonzepts und der Fülle an Features erschließen sich die mit SharePoint vorhandenen Möglichkeiten häufig nicht intuitiv und so bleibt dieses Tool oft unverstanden und daher ungenutzt.

Grundkenntnisse in SharePoint erforderlich

Anhand vier einfacher Lösungen wird in diesem zweiteiligen Beitrag praxisnah aufgezeigt, wie SharePoint schnell und effizient das Projektmanagement unterstützen kann. Mithilfe dieser Lösungen kann der Projektleiter die administrativen Aufwände im Projekt senken. Voraussetzung für alle beschriebenen Lösungen sind elementare Grundkenntnisse in der Bedienung von SharePoint, wie beispielsweise das Hochladen von Dokumenten, das Erstellen einer Liste oder das Anpassen einer Ansicht. Mit diesen Voraussetzungen lassen sich die beschriebenen Lösungen innerhalb eines Tages effizient umsetzen.

Ob die notwendigen Anpassungen vom Projektleiter selbst, oder von einem Mitarbeiter durchgeführt werden, ist in diesem Kontext lediglich von der Projektgröße und -struktur abhängig. Ziel dieses Beitrags ist es, einen Nutzer ohne weitere SharePoint-Kenntnisse in die Lage zu versetzen, eine solide Projektseite zu gestalten. Besonders hilfreich kann es sein, diese Aufgabe einem technisch interessierten Mitarbeiter eines Projektbüros oder einer Stabsstelle zu übertragen und hierbei sowohl Ausbildung als auch die konkrete Anforderungsdefinition zu berücksichtigen. Die im Folgenden beschriebenen Lösungen benötigen SharePoint Server 2010/2013 Standard oder die Cloud-Variante SharePoint Online.

Zentrale Leistungserfassung mit einfacher Auswertung und Rechnungstellung

Die Erfahrung aus zahlreichen Projekten zeigt, dass immer noch einige Unternehmen auf die zwei "Allzweckwaffen" des traditionellen Projektmanagements setzen: Excel und Outlook. Während das für den Sender auch leidlich funktionieren mag, hat der Projektmanager in diesem Szenario die Aufgabe, alle ihm zugesandten bzw. mitgeteilten Werte zu sammeln, nachzufassen, auf Vollständigkeit zu prüfen und in der richtigen Vorlage zu konsolidieren, um schließlich eine Übersicht für die weiteren Schritte zu erhalten. Dafür werden in komplexeren Projektumgebungen in Einzelfällen bis zu 20% der Arbeitszeit des Projektmanagers verbraucht.

Was bringt der SharePoint-Einsatz hier?

Aus diesem Szenario lassen sich mehrere kritische Aufgaben und Anforderungen herausfiltern:

1. Der Projektmitarbeiter muss seine Leistungserfassung fristgerecht befüllen.
2. Die Angaben müssen vollständig sein und in Form und Umfang den Vorgaben entsprechen.
3. Die Leistungserfassung muss dem Projektmanager zur Verfügung gestellt werden.
4. Alle Leistungserfassungen müssen möglichst an einem Platz zur Verfügung stehen.
5. Die Angaben müssen ggf. in eine beliebige Vorlage (bspw. zur Rechnungstellung) exportiert werden.
6. Die Angaben müssen auswertbar sein.

Erfassen die Mitarbeiter ihre Aufwände in Excel-Tabellen und senden diese dann per E-Mail an den Projektleiter, stockt dieser Prozess erfahrungsgemäß an vielen Stellen, sodass unnötige administrative Aufwände entstehen. SharePoint kann dagegen schon mit Standard-Funktionen als effizientes Leistungserfassungs-Tool dienen, das die Anforderungen 2 bis 6 gut erfüllt. Lediglich die ursprüngliche Motivation des Mitarbeiters, sich überhaupt an die Erfassung seiner Nachweise zu setzen, kann auch SharePoint nicht ersetzen.

Bild 1: Beispiel einer mit MS InfoPath angepassten Zeiterfassung.
Bild vergrößern

Eine rudimentäre SharePoint-Lösung für diese Situation sähe beispielsweise so aus: Die Eingabe der benötigten Daten erfolgt über eine vom Projektmanager leicht anzupassende Eingabemaske auf der SharePoint-Projektseite (Bild 1). Hier gibt es Pflicht- und Kann-Felder. Diese Vorgehensweise schafft die Grundlage dafür, dass ein Eintrag alle relevanten Daten enthält. Über spezielle Felder (bspw. Datumskalender) werden die richtige Form und Umfang der einzelnen Angaben sichergestellt. Im Ergebnis legt der Nutzer so immer vollständige und richtig gegliederte Datensätze an. Diese Angaben stehen dem Projektmanager in Echtzeit und dauerhaft zur Verfügung.