So schreiben Sie einen Business Case

Teil 3:
Betriebswirtschaftliche Auswirkungen

Ein Business CaseBusiness CaseEin Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument. soll die Frage nach den finanziellen Konsequenzen eines Vorhabens beantworten. Aus diesem Grund müssen die Daten und Analysen, auf die sich der Business Case stützt, objektiv dargestellt werden. Nur so können die Leser die Argumentationen und abschließenden Empfehlungen nachvollziehen. Dr. Marty Schmidt und Johannes Ritter zeigen im dritten Teil dieser Serie, wie Sie mit einer Cashflow-Rechnung die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen eines Projekts präsentieren können und was es bei der Analyse der Ergebnisse zu beachten gilt. Sie berücksichtigen dabei auch die Darstellung nicht monetär erfassbarer Nutzeffekte.

So schreiben Sie einen Business Case

Teil 3:
Betriebswirtschaftliche Auswirkungen

Ein Business CaseBusiness CaseEin Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und weiteren Aspekten. Auch ein Projekt stellt aus Sicht des Auftraggebers eine Investition dar. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den PM-Richtlinien unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK® Guide die Verantwortung für denBusiness Case außerhalb des Projekts sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs (Projektleitdokumentation) und zentrales Steuerungsinstrument. soll die Frage nach den finanziellen Konsequenzen eines Vorhabens beantworten. Aus diesem Grund müssen die Daten und Analysen, auf die sich der Business Case stützt, objektiv dargestellt werden. Nur so können die Leser die Argumentationen und abschließenden Empfehlungen nachvollziehen. Dr. Marty Schmidt und Johannes Ritter zeigen im dritten Teil dieser Serie, wie Sie mit einer Cashflow-Rechnung die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen eines Projekts präsentieren können und was es bei der Analyse der Ergebnisse zu beachten gilt. Sie berücksichtigen dabei auch die Darstellung nicht monetär erfassbarer Nutzeffekte.

Der eigentliche Zweck eines Business Cases besteht darin, die Frage zu beantworten: "Was sind die finanziellen Konsequenzen, wenn wir das beschriebene Vorhaben umsetzen?" Der in diesem Teil beschriebene Abschnitt dient dazu, diese und damit verknüpfte Fragen zu beantworten. Damit der Business Case überzeugt und die Leser die darauf aufbauenden Argumentationen und abschließenden Empfehlungen nachvollziehen können, sollten Sie hier zunächst die Daten und Analysen objektiv darstellen. Raum für Interpretationen und Empfehlungen bietet der abschließende Block D, den der nächste und letzte Teil dieser Serie behandelt.

Finanzmodell

Wir haben in Teil 2 mit dem Kostenmodell und der Nutzenargumentation die wesentlichen Grundlagen für eine betriebswirtschaftliche Bewertung des Vorhabens und für den Vergleich verschiedener Szenarien gelegt. Wenn Kostenmodell und Nutzenargumentation mit allen Posten sowie erwarteten Cashflow-Zahlen fertig gestellt sind, und wenn die Verbindungen zwischen den unterschiedlichen Bestandteilen spezifiziert sind, erhalten wir ein Finanzmodell für den Business Case.

Wie jedes Modell ist auch das Finanzmodell eine vereinfachende Darstellung der Realität. Wir benötigen Modelle, um komplexe Zusammenhänge zu begreifen und verständlich zu machen. Die Aussagekraft eines Modells hängt davon ab, wie gut wir die Modellelemente (z.B. die Kostenpositionen) gewählt haben und wie zutreffend die Annahmen sind, von denen wir ausgehen (z.B. die wirtschaftliche Entwicklung). Die mit Hilfe des Finanzmodells ermittelten betriebswirtschaftlichen Auswirkungen sind deshalb nur so realistisch, wie die in Teil 2 dokumentierten Annahmen, Modelle und Methoden.

Das Finanzmodell des Business Cases kann z.B. lediglich aus einer einzigen Kapitalflussrechnung (Cashflow-Rechnung) bestehen.

Cashflow-Rechnung

Der Kern des Finanzmodells und damit das Herzstück des gesamten Business Cases ist die Cashflow-Rechnung für jedes SzenarioSzenarioEin Szenario beschreibt detailliert einen möglichen, zukünftigen Zustand eines Systems. Dieser wird aus den Folgen möglicher Ereignisse, sich ändernder Rahmenbedingungen und anderer Einflussfaktoren prognostiziert. Szenarien finden in Projekten im Rahmen der Szenariotechnik vielfältige Anwendung, etwa zur Projektplanung, im Risikomanagement, in Schätzverfahren oder bei Entscheidungssituationen. der Analyse. In ihrer einfachsten Form sieht eine Cashflow-Rechnung für ein Szenario etwa wie in Tabelle 1 aus. Darin sind die Daten für eine finanzielle Betrachtung des Vorhabens "Anschaffung eines Computersystems" zusammengefasst. Tabelle 1 würde z.B. besagen, dass das Unternehmen nach drei Jahren einen Nettogewinn von 360 TEuro erwarten kann. Im ersten Jahr fließen Mittel aus dem Unternehmen heraus, in den Jahren 2 und 3 bringt das Projekt jedoch einen Netto-Zufluss. Diese Rechnung ist notwendig, um andere Finanzkennzahlen für die Analyse erstellen zu können, wie z.B. den Kapitalwert, die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of OwnershipTotal Cost of OwnershipTotal Cost of Ownership (TCO) ist die Summe aller Kosten für ein Investitionsgut, die von seiner Beschaffung bis zu seiner Außerbetriebnahme dessen Besitzer entstehen. Der Begriff " Total Cost of Ownership " wird häufig für IT-Systeme verwendet, während bei anderen Investitionsgütern, wie z.B. Immobilien, auch der Begriff "Life Cycle Cost" bzw. "Life Cycle Costing" als die dahinter stehende Methode verwendet wird. = TCO), den internen Zinsfuß, die AmortisationsdauerAmortisationsdauerDie Amortisationsdauer einer Investition bzw. eines Projekts ist der Zeitraum, in dem die Anschaffungsauszahlung durch die Einzahlungsüberschüsse zukünftiger Perioden wieder zurückgewonnen wird. Sie wird entweder statisch anhand der Ein- und Auszahlungen oder dynamisch (unter Abzinsung zukünftiger Geldströme) berechnet. und verschiedene ROI-Größen.

Tabelle 1: Einfache Cashflow-Rechnung für ein Szenario mit prognostizierten Geldzuflüssen und -abflüssen, Angaben in TEuro
Szenario 1 Cashflow
Zusammenfassung
Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Summe
Nutzen (Geldzufluss) 100€ 250€ 400€ 750€
Kosten (Geldabfluss) -160€ -120€ -110€ -390€
Netto Cashflow -60€ 130€ 290€ 360€

Die Cashflow-Rechnung in Tabelle 1 ist für die Anforderungen an einen realen Business Case viel zu einfach. Die meisten Leser werden die Posten im Detail sehen wollen. Hierfür ist eine gute Cashflow-Struktur wie in Bild 1 notwendig. Die einzelnen Nutzen- und Kostenposten werden nach Jahren aufgelistet. Je nach ProjektartProjektartAuch wenn alle Projekte in vielen Punkten gleiche Eigenschaften haben, so gibt es doch unterschiedliche Klassen von Projekten. Die ICB führt als Klassifizierungsmerkmale für Projekte neben der Projektart auch die Auftragsart (intern/extern) und die räumliche Ausdehnung (regional, national, international) an. Häufig ist auch eine Unterscheidung nach Projektbudget anzutreffen: Auftrag, Kleinprojekt, Projekt, Großprojekt. Die Grenzen zwischen diesen Bezeichnungen hängen vom jeweiligen Unternehmen ab. kann eine Unterscheidung der Kostenseite in Ausgaben und abschreibungsrelevante Aufwendungen nötig sein. Wir beschränken uns im Folgenden einer ersten und übersichtlichen Einführung wegen auf die Cashflow-Analyse ohne Berücksichtigung der Abschreibungen.

Bild 1: Struktur einer Cashflow-Rechnung für ein Szenario.

Im Folgenden sind einfache Beispiele der wichtigsten Abschnitte einer Cashflow-Rechnung aufgeführt. Beachten Sie, dass das Beispiel inkrementellen Nutzen und Kosten darstellt, d.h. jeder Wert zeigt die Differenz zwischen dem aktuellen Kurs bei aktueller Geschwindigkeit und dem betrachteten Vorschlagsszenario. Dabei werden die folgenden Konventionen verwendet:

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Formalien und Einstieg

Ein Business Case stellt Nutzen, Kosten und Risiken einer Projektidee so dar, dass der Leser eine qualifizierte Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung des Projektantrags treffen kann.

Teil 2:
Annahmen und Methoden

Ein Business Case muss glaubwürdig sein, damit ihn seine Leser akzeptieren. Dies kann der Autor erreichen, indem er die Annahmen und Methoden beschreibt, die zu den Ergebnissen des vorgelegten Business Cases führen. Dr.

Teil 4:
Sensitivität, Risiko, Empfehlungen

Ein Business Case soll zukünftige finanzielle Ergebnisse prognostizieren. Allerdings beruhen die Einschätzungen und Prognosen auf Annahmen, die sich jederzeit ändern können. Damit die Leser beurteilen können, wie sicher oder unsicher die …

Alle Kommentare (1)

Guest

Bild 2: Grafische Darstellung der Cashflow-Ergebnisse aus Tabelle 5. - Kumulativer Cashflow (und Kapitalwert): Werte 2011-2015, sowie die Jahreszahlen, sind falsch!!!!